Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

 

 

3. Работа с документами,  содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям  и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное  лицо (лица), ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая  тайна» или «Конфиденциально» проставляется  в обязательном порядке.

В случае отсутствия грифа  «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие  или утвердившие документ, предусмотрели  все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «Коммерческая тайна» указывается  количество экземпляров документа  и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется  на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа  документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных  лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с  грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным  лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной  документации в «Журнале регистрации  документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая  тайна» принимаются и вскрываются  специально назначенным должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая  тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче документа  секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая  тайна», должен сверить номер полученного  документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные документы  с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту  в тот же день. С разрешения руководства  предприятия отдельные документы  с грифом «Коммерческая тайна» могут  находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа  с грифом «Коммерческая тайна», секретарь  – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

При работе с конфиденциальными  документами необходимо ввести ряд  следующих ограничений для работников предприятия:

- запрещается делать  выписки из документов, имеющих  гриф ограничения доступа, без  письменного разрешения руководителя;

- запрещается знакомиться  с документами, делами, информацией,  содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;

- запрещается использовать  информацию из документов, имеющих  гриф ограниченного доступа, в  открытых докладах, сообщениях, переписке,  рекламных изданиях;

- запрещается предоставлять  свой компьютер для работы  другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК;

- запрещается бесконтрольно  оставлять конфиденциальные документы  на рабочем столе и работающий  компьютер с конфиденциальной  информацией.

Все дела с грифом «Коммерческая  тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные (кодовые) заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела.

По окончании года специально созданная комиссия  предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие  всех документов с грифом «Коммерческая  тайна»;

- отбирает документы  с грифом «Коммерческая тайна»  для архивного хранения;

- отбирает документы  с грифом «Коммерческая тайна»  для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия.

В случае установления факта  утраты документов с грифом «Коммерческая  тайна» немедленно ставится в известность  руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные документы  после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором  сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в  архив на документы с грифом «Коммерческая  тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для  уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель предприятия  по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.

 

4. Уничтожение  документов

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб предприятию. Определённые виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности её восстановления.

Для этой цели используют специальные устройства – уничтожители или шредеры (от англ. яз. – резать, рвать, уничтожать).

Основными характеристиками шредеров являются:

- способ резки;

- степень секретности;

- производительность;

- ширина приёмной части;

- уровень шума.

По способам резки  уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой – резка на полосы различной ширины; с перекрёстной (продольно – поперечной) резкой на более мелкие фрагменты. Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов. Чем выше степень измельчения уничтоженного документа, тем сложнее его восстановить.

Уничтожители подразделяются на следующие группы:

- персональные (для небольших  офисов, для отдельных рабочих мест);

- офисные (для отделов,  малых и больших офисов);

- архивные (для уничтожения  больших объёмов документов).