Работа с документами

      План-оглавление

          

      Введение                                                                             

      Глава 1. Документационное обеспечение организации  

      1.1 Основные нормативно-методические  документы по делопроизводству       

      1.2. Требование к бланкам документов                        

      Глава 2. Организация работы с документами  в организации   

2.1  Типы  документов, классификация и их  взаимосвязи 

      2.2. Организация документооборота                             

      2.3. Порядок работы с внутренними документами        

      2.4. Утверждение документов                                  

      2.5. Регистрация и учет документов                             

      2.6. Сдача дел в ведомственный архив                         

      2.7. Порядок пользования документами из архива        

 Глава 3 Унифицированные системы документации 

      Глава 4. Современное деловое письмо                                  

      4.1. Деловое письмо в условиях унификации            

      4.2. Реквизиты делового письма                                   

      Глава 5. Обработка отправляемых документов                  

      Заключение                                                                          

      Библиография                                                                       

      Приложение                                                                           
 
 
 

Введение

 

      Тема  организации работы с документами  в современных условиях имеет  сейчас большую актуальность, так  как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами.

      В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

      Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

      К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

      Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

      Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

      В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

      Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1 Документационное обеспечение организации

 

      Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

      Документом  может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

      Документы организаций являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

      Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается  специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

      Инструкция  по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

      В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще звучит, как «документационное  обеспечение». Такое определение  наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации, их фиксацию, оформление, организацию работ с документами, использование и хранение.

        При работе с документами необходимо  руководствоваться нормативными  актами РФ, которые предусматривают  составление, оформление и работу  с управленческими документами  по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

      За  нарушение этих правил, должностные  лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность  в соответствии с действующим  законодательством.

      Управленческие  документы по наименованию, форме  и содержанию реквизитов должны соответствовать  ГСДОУ (государственной системе  документационного управления), унифицированной  системе документации, государственным  стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. 

1.1 Основные нормативно-методические документы по делопроизводству 

      Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

      Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии.
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления.
• Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации) федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

      Документационное  обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. 

2.   Требование к бланкам документов

 

      Каждый  документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т. д.) - Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.

      Формуляр-образец  разрабатывается при создании системы  документирования и представляет собой  графическую модель или схему  построения документа. Он устанавливает  форматы, размеры полей расположение постоянных и переменных реквизитов.

      Государственный стандарт Российской Федерации Р6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации». Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

      Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для  данной разновидности документа.

      Формуляр  имеет обязательный набор составных  частей документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

      Как правило, документы оформляют на бланках. Установлены три вида бланков  документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

      Общий бланк можно использовать при  оформлении различных видов документов, кроме письма.

      Бланки  изготавливают на белой бумаге или  на бумаге светлых тонов формата  А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается  использование бланков формата  А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

      Размер  полей бланка не менее, мм:

• 20 – левое;
• 10 – правое;
• 20 – верхнее;
• 10 – нижнее.

      Общий бланк включает в себя следующие  реквизиты:

• государственный герб РФ;
• герб субъекта РФ;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации.