Работа с конфиденциальными документами

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных  журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или  с помощью бумагорезательной  машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и  учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, производившего отметки.

Составление акта о выделении  к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства или другого подразделения предприятия, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.

Четкая регламентация  технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности  утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Я считаю, что обеспечение  информационной безопасности требует решения многочисленных проблем, и их, безусловно, не под силу в одиночку решить ни службе ИТ, ни службе ДОУ, ни какой-либо другой. Только координированная работа всех служб, при понимании и поддержке, как со стороны высшего руководства, так и персонала организации может привести к успеху. Особенно, важна интеграция ИТ и ДОУ в единую службу управления документами и информацией, при этом сотрудники ДОУ должны понимать и активно использовать современные технологии в своей работе, а сотрудники ИТ – лучше относиться к потребностям деловых подразделений организации и к вопросам, связанным с соблюдением законодательных и нормативных требований к документообороту.

Гарантированное уничтожение  электронных документов требует  не только физического уничтожения  бумажного документа, а также физического уничтожения носителей этих документов, для чего требуются специальные технические средства.

По результатам отбора дел на уничтожение составляется акт на уничтожение. По сути своей – это список разновидностей документов (далее – позиция), предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества (по каждой позиции – отдельно). 

 В акте на уничтожение  обязательно указываются номера  статей и нормативный документ/документы, чаще всего это один из «Перечней документов…» (далее – Перечень), к которому относятся эти статьи. На их основании определялся срок хранения документов. Указываются и годы, за которые отобраны документы (по каждой позиции отдельно).    

 К акту на уничтожение  требуется приложить акт об  уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без него акт на уничтожение не действителен.

В заключение следует  сказать, что для обеспечения  сохранности и неразглашения  конфиденциальных сведений предприятия  необходимо выполнение самых простых требований безопасности. Профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Банасюкевич В.Д.  Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

2. Бойко Л.П. Порядок уничтожения документов и последствия их утраты. Журнал «В курсе дела». 13 июля 2006 года.

3. Быкова Т.А. Правовые  требования к внутренним документам  фирмы: составление и оформление  положений // Секретарское дело 2004. №2

4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

5. Кошелева Е.А. Научно-техническая  обработка документов. Кадровое  делопроизводство. 13 октября 2006 года.

6. Кошелева. Е.А. Порядок  уничтожения дел с истекшими сроками хранения. "Секретарь-референт" № 9 2003

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: 2003

8. Основные правила  работы архивов организаций, одобр.  Решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002

9. Павлов Г.П. Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации. Кадровое делопроизводство. 19 ноября 2004 года.

10. Храмцовская Н.А.  Методы уничтожения и восстановления бумажных документов. – М.: «Источник-книга», 2003