Распорядительные документы

Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

 

3.Распоряжение и указание

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.

распорядительный документ оформление приказ

 

4. Приказ: виды и правила оформления

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности .

 

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по «вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу») .

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе...» .

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О наложении административного взыскания» и т. п. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие:

НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ, УТВЕРДИТЬ и т. п.

Эти глаголы печатают прописными буквами. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указываются должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимают сотрудника. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска .

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируют. Все дела, которые хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок, в соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Приказы оформляются на бланке приказа.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, организационно-распорядительные документы - это документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц. В их составе различаются: организационные, распорядительные и справочно-информационные

К ним относятся: уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, приказ, распоряжение, указание, решение, постановление, а также докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения и т.д.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие -- несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

В конкретной организации порядок составления организационно-распорядительных документов устанавливается инструкций по делопроизводству или инструкцией, излагающей порядок работы с документами.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Постановление Госкомстата  России «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты»  от 05.01.04. - №1.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

4. Делопроизводство: Образцы, документы. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев  и др. - М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.

5. Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

6. Краткий словарь видов  и разновидностей документов / М.: ВНИИДАД,

7. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т.В. Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.

8. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение. Учебник / Н.Н. Кушнаренко. - М.: Знание, 2004. - 460 с.

9. Организационно-распорядительная  документация. Требования к оформлению  документов: Методические рекомендации  по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Общ. ред. М.В. Ларин. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 90 с.

10. Организация работы  с документами: Учебник. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Риор, 2004. - 592 с.

11. Охотников, А. Документоведение  и делопроизводство: Учебное пособие / А. Охотников, Е. Булавина. - М.: МарТ, 2005. - 304 с.

12. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. - М.: МЦФЭР, 2004. - 416 с.