Развитие понятия документ

Содержание:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Информация  в современном обществе – это  ресурс производства, важный элемент  политической и социальной жизни. Все управление основывается на производстве и потреблении информации, потому качество информации определяет качество управления. Информация – связующая субстанция всех органов управления и субъектов делопроизводства.

В настоящее время  объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информационных технологиях  и  защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной  основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

 Мы каждый день сталкиваемся со множеством различных документов, даже зачастую не задумываясь об этом. Мы даже не подозреваем о том, что многие из наших привычных вещей являются документами. Поэтому меня заинтересовал вопрос определения понятия самого документа как такового, что именно (предмет, явление или что-то еще) можно считать документом, а что нет. Поэтому объектом изучения в моей работе является сам документ.

Предмет - Цель работы –  рассмотреть развитие понятия «документ». Для выполнения данной цели необходимо решить следующие вопросы:

- определить предпосылки появления документов;

- рассмотреть трансформации понятия документа и различия в их понимании;

- определить понятие документа  на современном этапе.

I. Происхождение документа и развитие его понятия

Слово «документ» (лат. «Documentum» - образец, доказательство свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать.

Корни этого слова уходят в индоевропейский  праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего - либо.

По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев.

Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученый, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовался Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книги, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово  «документ» пришло во времена Петра I, как заимствовано из немецкого и польского языков, - в значении посменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

1.  Любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательствам прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

2. Вообще любое письмо свидетельство.

1.1. Развитие понятия «документ»

Рост числа юридических  документов привел к возникновению  во второй половине XVII в. во Франции особой науки под названием «дипломатика». Название науки произошло от греческого слова «diploma» - лист, документ (сложение вдвое). Дипломатика стала изучать все публичные (общественные) документы, в отличие от документов личностного происхождения. Её основоположником считается Жан Мабильон, издавший в 1681 г. в Париже «Книгу об искусстве дипломатики».

Базовое понятие «документ» толковалось в дипломатике как любое письменное свидельство, служащее «возникновению, доказательству выполнению прав или владению определёнными правами». Документ выполнял одну из трех функций:

- утверждение нового правового положения (акт дарения, продажи и т.д.)

- средство доказательства перед судом (письменные показания сторон)

- перенос полномочий с одного лица на другое (вексель, купон акций и т.д.).

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу. В «Толковом словаре» В.И. Даля дано толкование документа как любой важной бумаги, а также диплома, свидетельства. Производный термин «документный» составитель толковал как «к документному относящийся».¹

Таким образом, в конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, осноположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле.

Поль Отле (1868-1944) и  его сподвижник, и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разрабатывали  теорию документации в стенах Международного библиографического института, созданного в Брюсселе в 1895 г. и в 1931 г. переименованного в Международный институт документации. По решению Международного конгресса по документации (Париж, 1937) на базе института в 1938 г. была создана Международная федерация по документации (МФД). В настоящее время МФД является международной неправительственной организацией, объединяющей ведущие информационные центры и библиотеки, работающие в области теории и практики документоведения и научно-технической информации. Организация издает с 1975 г. журнал «Международный форум по информации и документации».

П. Отле впервые ввел в  научный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значению понятия «книга». Его основной труд - изданный в 1934 г. фундаментальный «Трактат о документации».

Объясняя понятия «книга», «документ» П.Отле подчеркивал, что книга (biblion, document, или gramme) - это термин, употребляемый условно для обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну только книгу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы, газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы, диаграммы, фотографии и т.д.  Ученый рассматривал понятия «книга» и «документ» как синонимичные.

П. Отле впервые использовал  комплексный подход к типологической классификации документов, учитывающий  содержание и форму документа, в  «Трактате о документации».

Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:

1. Документы библиографические, т.е. тексты, которые традиционно считают произведениями письменности и печати. Среди них - брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии, словари, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники и т.п.). Кроме перечисленных, к библиографическим документам относились и тексты личного происхождения (письма), официальные сообщения и учетные (регистрационные) книги (или журналы), а также знаки - вывески, лозунги, билеты и другие проездные документы.
2. Другие графические документы, т.е. нетекстовые документы: картографические, изобразительные, нотные. Среди изобразительных названы: иконографические, содержащие печатное изображение (эстампы, гравюры, почтовые открытки и др.); фотографии; документы, воспринимаемые через проекционные устройства (в т.ч. микрокопии). Как особая разновидность выделены «памятники изобразительные»: надписи, монеты, медали, печати (штемпели). К графическим документам П.Отле относил: «манускрипты» - рукописные книги и инкунабулы, а также «архивные документы» (управленческие), древние и современные.
3. Документы-заменители книги: диски, фонограммы, кинофильмы, и наряду с этим - радио вещание (запись передача звука), телевидение, в т.ч. телефотография, радиотелефотография. Особенно место в этом классификационном ряду заняли «документы трех измерений»: природные (минералы, растения, животные) и искусственные, созданные человеком (материалы, продукты, технические объекты, а также медали, макеты, рельефы). К ним отнесены также научные инструменты, дидактические материалы, наглядные пособия. Особо выделены среди них трехмерные произведения искусства: произведения архитектуры и скульптуры.

Именно в таком широком  значении понятие «документ» использовалось в последствии, когда речь шла не только о фондах библиотек, архивов, музеев, информационных служб, но и о социальных, в частности, массовых коммуникациях в целом.

Концепция П.Отле рассматривает  документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое  значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой либо эпохе, лице т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий – приема и выдача ценностей).

Таким образом, если до XIX в. документ имел преимущественно правовой оттенок, то в конце XIX в. он стал пониматься как носитель социальной информации, а не только правовой или юридической. На протяжении XX в. происходит много споров по вопросу этого термина, в частности предлагалось поставить знак равенство между терминами документ и информация. Однако, в 70-е г. начинают появляться государственные стандарты, которые закрепили официальную позицию в этом вопросе, добавив к информации еще и реквизиты.

1.3. Понятие «документ» в государственных стандартах

Первый Государственный  стандарт на термины и определения  у нас в стране был утверждён  ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70; Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83; Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения), в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В 1998 г. появился новый ГОСТ.

В 2001 году был опубликован  первый международный стандарт по делопроизводству и документообороту ИСО 15489. В 2007 г. появляется национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Настоящий стандарт идентичен международному стандарту.

II. Современные официальные трактовки термина «документ»

 

Создание законодательной  основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.