Реформа делопроизводства в период правления Петра I

Реформа делопроизводства в период правления  Петра I (коллежское делопроизводство).

 

Коллежское делопроизводство значительно  отличается от приказного. Изменения  связаны прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием. В 1699г. он вводит в обращение гербовую бумагу, а в 1700г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме.

 

 

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в  новых условиях правительство не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных  порядков в новые учреждения, и  стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки  при Сенате учреждается особая должность  экзекутора - для записи всех исходящих  указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного  рапорта об исполнении указа. При  малейшей задержке исполнения указа  экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении — рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления — 100 руб., за два — вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

 

В результате петровских реформ в  области управления сложилась следующая  система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет  и коллегии — в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы -на местах. Всего за 1718—1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

 

 

Первоначально каждая коллегия руководствовалась  своим регламентом, затем законодательной  основой реформы стал «Генеральный регламент» («Генеральный регламент  или устав, по которому государственные  коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют»), утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа — коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает» (глава 2 Генерального регламента «О преимуществе коллегий»).

 

Генеральный регламент

28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» — присутственных мест. Организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения.

 

В соответствии с его требованиями аппарат коллегии включал присутствие, канцелярию, контору (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Структура и штатный  состав коллегий

Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Президент  мог иметь личного секретаря. Канцелярия коллегии состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков, толмачей и вахмистра. Конторы создавались для ведения «счетных дел». Возглавлял контору камерир, в его подчинении находились камор-шрейберы. В коллегиях также предусматривались должности вахмистра, фискала.

 

Рабочий день начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже он был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением  трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу вычиталось месячное жалование, за неотработанный час – недельное жалованье.

 

Порядок рассмотрения дел в коллегиях  и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту представлены на рис. 1.2.

Генеральный регламент узаконил необходимость  регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Была введена обязательная регистрация документов, которые  регистрировались в журналах, названных: «повседневная записка», «росписи», «регистратура» — книги А.В.С.Д.К ниги А и В – для регистрации исходящих документов, C и D – входящих. Книга А использовалась для записи краткого содержания документов, отправляемых на имя царя или в Сенат; книга В – краткого содержания документов, направляемых другим учреждениям и лицам; С – содержала в хронологической последовательности краткие выписки документов от царя или Сената; книга D – содержала краткие выписки документов от коллегий, губерний и других учреждений и лиц.

 

Генеральный регламент ввел понятие  об архивах. В 44-й главе установлено, что архивы делятся на три категории:

• текущие, создаваемые при канцеляриях;
• ведомственные (архивы коллегий);
• государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы, нужны для справок.

Документы хранились в текущем  архиве три года и помещались в  обложку, на которой указывалось  краткое содержание дела, даты его  начала и окончания. На все документы  дела составлялась внутренняя опись.

 

Рис. 1.2. Порядок рассмотрения дел  в коллегиях и должностные  обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.

Виды документов

Реформаторская деятельность в  административной сфере оказала  большое влияние на состав официальных  документов и их формуляр.

Возникло много новых видов  документов, некоторые получили новые  наименования. Их определения даны в Генеральном регламенте.

Виды документов, служившие для  обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

От царя и Сената в коллегии и  из коллегий в местные учреждения направлялись распорядительные документы  в форме указов. Подчиненные учреждения и должностные лица посылали в вышестоящие учреждения (например, коллегии в Сенат, местные учреждения в коллегии) рапорты и доношения.

В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в  форме челобитных, затем их стали называть «прошения челобитчиковы». В последней четверти XVTII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование «прошение».

 

 

Продолжают развиваться другие системы документации.

Для переписки между военными в XVIII в. характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания. Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах. Для переписки с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

 

Для бухгалтерского учета вели баланс — особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату, главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер».

Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.

 

 

 

В XVIII в. складывается система документации по личному составу. Введены формулярные (послужные) списки — документ, дающий полное представление о находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

Коренным образом изменился  формуляр документа в связи с переходом на листовую форму ведения делопроизводства.

Из текста выделяются реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), дата получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий). Легко определить вид документа в XVIII в., так как наименование вида почти всегда указано в документе.

Документ начинали с обозначения  адресата, который писали вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Юстиц-коллегию». Автор указывался под адресатом: «Из Тульского уездного суда».

 

 

Введение в 1722 г. в действие «Табели о рангах» повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы : высокопревосходительство, превосходительство, высокородие, высокоблагородие, благородие. Писали также частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т. д.). Третий вид титулов был связан с происхождением. Такими титулами были: «светлость» (для князей), «сиятельство» (для князя и графа), «благородие» (для дворян, включая баронов).

 

 

 

В XVIII в. на документе перед текстом стали указывать наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами.

В левом нижнем углу документа  проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

Исходящий регистрационный  номер писали вдоль поля документа.

При получении документа  в левом верхнем углу проставляли  входящий регистрационный номер  и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

Документы в ряде случаев  скреплялись печатью. В Генеральном регламенте в 13-й главе определен порядок пользования печатями.

 

 

 

 

Завершила реформы Петра I Екатерина II. В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате которой был издан закон, названный «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи».

Губернская реформа 1775 г. в корне изменила систему центрального управления в Российской империи. В ее основу было положено разделение функций управления: административных, финансовых, судебных. Были созданы: губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды.

В результате реформы в 1775 г. были ликвидированы все коллегии (за исключением Военной, Морской  и Иностранных дел), а их функции  переданы местным учреждениям. В  созданных учреждениях сохранилась  структура коллегий, состав чиновников, организация работы с документами. Все решения принимались в  общем присутствии, а технологический  процесс обработки документов осуществлялся  в канцелярии. Сохранился коллегиальный  принцип принятия управленческих решений.

Закон 1775 г. особенно четко  установил определенный порядок  «для сообщения властей и мест», т.е. порядок переписки между государственными учреждениями различных уровней. От вышестоящих подчиненным направлялись указы; подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

Главная особенность коллежского  делопроизводства заключается в  том, что в этот период начинается последовательное регулирование делопроизводства законодательством.