Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Сентября 2012 в 20:42, курсовая работа
Задачи, поставленные в данной курсовой работе:
1. Раскрыть понятие регистрации документов, ее назначение и принцип;
2. Изучить индексирование документов;
3. Изучить формы регистрации документов;
4. Изучить организацию информационно-справочной системы;
5. Проанализировать контроль за исполнением документов.
Введение
1 Регистрация документов
1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов
1.2 Индексирование документов
1.3 Формы регистрации документов
1.3.1 Журнальная форма регистрации
1.3.2 Карточная форма регистрации
1.3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов
1.4 Организация информационно-справочной системы
2 Регистрация документов в ООО «Ижэлектроснаб»
Заключение
Список использованных источников и литературы
Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.
Что касается регистрации документов в бухгалтерии, я бы посоветовала не экономить на бумаге и регистрировать внутренние и исходящие документы в той форме, которая была бы предпочтительнее для такого объема документов, присущих бухгалтерии. А так же передать функции по регистрации документов секретарю.
Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т.д.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М. 1998.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-
3. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.
4. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. – М. 2003
6. Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004.
7. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М. 2004.
8. Журнал «Делопроизводство»: № 1 2008.
9. Журнал «Делопроизводство»: № 3 2008.
10. Журнал «Секретарь-референт» № 11 2007.
11. Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/
Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
организации
______ И.О.Фамилия
Дата
ПЕРЕЧЕНЬ
Нерегистрируемых документов
1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты;
3. Копии счетов на оплату;
4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
6. Пригласительные билеты.
Приложение 2
Приложение 6 к ГСДОУ
утв. Приказом Главархива СССР
От 23.05.1985 № 33
ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
Реквизиты | Пояснения по заполнению |
Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
Автор (корреспондент) | При регистрации поступившего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится на РКФ: число, месяц, год. |
Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится на РКФ с поступившего или отправляемого документа. |
Дата поступления | Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа. |
Индекс поступления | Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел и другими индексами по соответствующим классификаторам. |
Заголовок документа или краткое содержание | Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется исходя из основного содержания документа. |
Резолюция | Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКФ. |
Срок исполнения | Проставляется число, месяц, год, арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа. |
Отметка об исполнении | Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения. |
Дело номер | Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя. |
Приложение 3
Форма журнала регистрации входящих документов
Дата получения | Входящий регистрационный номер | Корреспондент | Номер и дата документа | Краткое содержание | Резолюция | Исполнитель |
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
Дата | Регистрационный номер | Корреспондент | Краткое содержание | Исполнитель | Количество листов | Номер дела |
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала регистрации принятых факсограмм
Регистрационный номер | Корреспондент (автор), Ф.И.О., номер телефона | Краткое содержание | Принято | Направлено | |||
Дата и время | Количество листов | Ф.И.О. | Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя | Дата и время направления | |||
|
|
|
|
|
|
|
|
Информация о работе Регистрация документов в ООО «Ижэлектроснаб»