Регистрация документов

Департамент образования города Москвы

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Среднего  профессионального образования

Колледж малого бизнеса №48

 

 

 

Контрольная работа

 

По: «Документационное обеспечение управления»

На тему: «Регистрация документов»

Вариант: «Вариант №1»

 

 

Выполнила: Грушина Алёна Игоревна

Группа: К1-12з

Форма обучения: заочная

 

 

Проверил(а)   

 

Оценка   

 

План.

1. Введение

 

2. Анализ  изучаемой темы

• Регистрация документов.

3. Заключение

 

4. Список  литературы

 

 

Введение.

Деятельность  любой организации невозможно представить  без 

сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения 

информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.

Документированная информация составляют основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы .  Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения.

 

Роль функций документа  может изменяться во времени, когда  содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и  превращается в ретроспективную, а  действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как  бы вытеснение одних функций другими.

 

Функции, носящие оперативный  характер, время действия которых  ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются  функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

 

 

 

Анализ изучаемой  темы.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Задание 1.

Регистрация документов – это важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются  только учетом документов. Так как  в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается  база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации  создается информационно-поисковая  система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно  использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Для обеспечения эффективного пользования  информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая  система.  Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:

• Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;
• Обеспечение оперативного доступа к информации и документам;
• Максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;
• Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются  ИПС ручного, механизированного, автоматизированного  типа. Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие. Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования  в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские  и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  сторонних организаций или частных  лиц.

Не подлежат регистрации  документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную  помощь в определении такой категории  документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который  должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением  к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным  документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия (Приложение 1).

Не регистрируемые документы сразу же передаются в  соответствующие службы, структурные  подразделения или конкретным лицам.

При любой  форме организации регистрации  должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию  или отправляемые из нее по любым  каналам связи: по почте, электронной  почте, факсу. Место регистрации  документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие  документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. При передаче зарегистрированного документа  из одного структурного подразделения  в другой он повторно не регистрируется.

Задание 2.

Охарактеризуйте предложенный реквизит(назовите его, укажите его расположение и функцию): Отзыв на проект инструкции на 2л. в 3 экз.

Оформление реквизита  «Отметка о наличии приложений».

К письму могут прилагаться  документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.

Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии  приложения оформляется обобщенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в  тексте, то в отметке о наличии  приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в  приложение:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству            

                На 40 л. в 1 экз.                       

2. Отзыв на проект инструкции  на 2 л. в 2 экз.

Если к  документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о  наличии приложений оформляется  следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.20000 № 7 и приложение к нему, всего  на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в  отметке о приложении не указывается. При направлении документа в  несколько адресов об этом делается отметка следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На приложениях  к распорядительным документам отметка  о приложении проставляется в  правом верхнем углу приложения:                        Приложение № 2

к приказу ректора университета

От 18.03.2000 № 35

Задание 3.

Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

1. 1.11.05 года;

 Верное оформление: 01.11.2005. или 01 ноября 2005 г.

 

Реквизит  «дата».

Дата  один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.09.2000. Допускается оформление даты словесно- цифровым способом : 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

 

2. гор. С-Петербург, Россия, улица С.- Щедрина, д. 35-2, офис 7.

Верное оформление:

Россия, Санкт-Петербург, ул. Салтыкова-Щедрина, 35/2, офис 7;

Реквизит «адресат».

Этот  реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита  состоит из следующих частей:

1. наименование фирмы в именительном падеже;
2. структурное подразделение в именительном падеже;
3. должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
4. почтовый адрес.

Если  документ направляется в правительственное  учреждение, а также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

При адресовании  частному лицу сначала указывается  почтовый адрес, затем фамилия и  инициалы получателя. Реквизит “адресат” печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

3. Запстроймонтаж. Верное оформление: ООО «Запстроймонтаж»

 

Реквизит «наименование  организации»

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование  организации пишется в строгом  соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:

• уставе предприятия или учредительном договоре;
• свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа 000 (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п.

Реквизит  «наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».

Задание 4.

Определите  вид документа, опираясь на следующие  фрагменты текста.

1. Резюме
2. Протокол
3. Инструкция

Задание 5.

Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

б)  Наименование организации, номенклатура дел, адресат, подпись, дата.

• Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.(вид документа). Все остальное реквизиты.

Задание 6.

 Исходя из предложенных ситуаций, определите вид документов:

1. устройство на работу в коммерческую фирму;

• резюме, анкета

2. предоставление информации;

• справка

3. предоставление права другому человеку выполнять определенные действия; 

• доверенность.

 

 

 

 

 

 

 

Задание 7.

Определите  вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Генеральному 

Директору ГУП а/п

                                                                   Нерюнгри Симонову Р.Л.

                                                  от инструктора

                                                                                 по контролю Зайцева В.И.

Заявление

27.08.05. при посадке рейса 134 из Волгограда ко мне подошла двоюродная сестра с мужем, попросила встретить детей, которые летели из Волгограда одни и были легко одеты. К самолету я их не пропустил, они стояли в районе КПП под моим контролем. Учитывая сложившуюся обстановку, с катастрофой самолетов, впредь ошибок таких допускать не буду.

31.08.05.

                    Подпись      /Зайцев/

Верное  оформление:

Отдел контроля ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА № 06

Генеральному директору ГУП а/п «Нерюнгри» Р. Л. Симонову

О нарушении должностных обязанностей. 

27.08.2005 при посадке самолета, рейс № 134 Волгоград-Москва, ко мне подошла двоюродная сестра с мужем и попросила встретить детей, которые летели из Волгограда одни и были легко одеты. К самолету я их не пропустил, они стояли в районе КПП под моим контролем. Учитывая сложившуюся обстановку, с катастрофой самолетов, впредь таких ошибок допускать не буду.

 

Инструктор по контролю                      подпись                          /В.И.Зайцев/