Регистрация документов

Содержание

1. Общее понятие: входящие, исходящие и внутренние документы
2. Регистрация документов
3. Регистрационный индекс и его структура
4. Формы регистрации документов

литература

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общее понятие: входящие, исходящие и внутренние документы

Входящий документ- это  документ, поступивший в учреждение.

К входящим документам относятся  те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

     Исходящий документ-  официальный документ, отправляемый из учреждения.

Это документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

     Внутренний  документ- документ, не выходящий  за пределы подготовившей его  организации.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

2. Регистрация документов

     Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

     Входящие, исходящие  и внутренние документы регистрируются  отдельно с самостоятельными  регистрационными номерами. В документационной  системе, осуществляющей процессы  регистрации:

а) документ регистрируется при включении его в документную  систему

б)до завершения регистрации не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на документ.

     Регистрация включает краткое описание документа или запись метаданных о документе, а так же присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы. Регистрация формализует включение документа в документную систему.

      Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

3. Регистрационный индекс и его структура

     Регистрационный  индекс документа – цифровое  или буквенно-цифровое обозначение,  присваиваемое документу при  его регистрации. Как правило,  индекс исходящих, большинства  внутренних и в некоторых случаях  входящих документов сложный  и состоит из ряда элементов:  индекса структурного подразделения,  номера дела по номенклатуре  и порядкового номера документа.  Индекс структурного подразделения  указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения.

      Регистрационный  индекс входящего документа состоит  из его порядкового  номера, который можно дополнять по  усмотрению организации индексом  дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях  и др.

     Регистрационный  номер документа, составленного  совместно двумя организациями,  состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций,  поставляемых через косую черту  в порядке указания авторов  в документе.

    Регистрационный  индекс проставляется в регистрационном  штампе ( или от руки) на нижнем поле справа при поступлении документа в организацию.

4. Формы регистрации документов

Существует 3 формы регистрации  документов:

• Журнальная
• Карточная
• Автоматизированная

      Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

       Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

        Регистрационно-контрольная карточная форма делится на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

      Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

• составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

      Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

      Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Преимущество карточной  системы регистрации заключается  в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

• Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.
• Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. М. ЗАо Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004г.
• Интернет ресурсы: www.grandars.ru – Энциклопедия экономиста, www.edou.ru – Энциклопедия делопроизводства.