Реквизиты документов. Формуляр образец

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Справочные данные об организации  включают в себя: почтовый адрес; номер  телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной  почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, должно быть определено уставом (положением об организации).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами двумя способами: цифровой и словесно-цифровой.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в  последовательности, установленной  правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в  организацию указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресован физическому лицу, то указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении  документа должностным лицом  гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без  кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с  наименованием вида документа.

Отметку о контроле за исполнением  документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации.

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может  содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Заключение

При написании курсовой работы мною была использована следующая литература:

1. Варадинов, Н. В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. / Н. В. Варадинов. - 2-е изд. - СПб, 1873. - Ч. 1-4.

2. Додонова, М. И. Исторический опыт организации секретарской службы в России. / М. И. Додонова // Секретарское дело. - 1997.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000

4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2

5. Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: МГИАИ, 1959.

6. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

 

Моя курсовая работа состоит  из трех глав:

В первой главе рассказывается об истории возникновения документоведения и возникновения реквизитов разделенной на несколько этапов, это: эволюция российской системы организационно-распорядительных документов и система коллежского делопроизводства. В этой главе описывается: на чем издавались документы, первые указы по правилам оформления документов, возникновения обязательных элементов (реквизитов), введение регистрации документов и т. д.

Во второй главе подробно говорится о периоде министерского  делопроизводства, и рассматриваются особенности оформления реквизитов документов в XIX веке. В этой главе идет небольшой сравнительный анализ оформления документов в XIX веке с современными требованиями оформления реквизитов документов.

В третьей главе перечисляется состав современных реквизитов и описывается  требования к оформлению основных реквизитов документов.

Все правила и особенности оформления формировались в течение долгого времени и в заключении я могу сказать, что в настоящее время, так же, немаловажную роль играет правильное оформление документов. При этом особое внимание уделяется составу документа, а именно, находящихся в нём реквизитов.

В сравнительном анализе  реквизитов документов в рассматриваемых периодах я выяснила, что наблюдается устойчивость состава реквизитов, который в дальнейшем незначительно пополняется. А применение бланков в документировании деятельности губернских учреждений начала XIX в. определило складывание единого формуляра документа и до сегодняшнего дня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. Варадинов, Н. В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. / Н. В. Варадинов. - 2-е изд. - СПб, 1873. - Ч. 1-4.
2. Додонова, М. И. Исторический опыт организации секретарской службы в России. / М. И. Додонова // Секретарское дело. - 1997.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000
4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2
5. Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: МГИАИ, 1959.
6. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

1. \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\

¹   ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

² ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. – С. 3.