Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Содержание

Введение 

 Реквизиты управленческих  документов и правила их оформления 

Правила оформления реквизитов заголовочной части 

Правила оформления реквизитов основной части 

   Правила оформления  реквизитов оформляющей части 

Заключение 

Список используемой литературы 

 

 

(14 TumesNR.

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ (16)

С внедрением компьютерных систем в управлении, их организационным, программным и информационным обеспечением в последние десятилетие появилось документационное обеспечение управления.

Делопроизводство  – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Значение  документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе, которой принимается решение.

В документах отражается и учитывается деятельность любой  организации, фирмы, предприятия. Ведение  многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько  грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации своевременность принятия решения.

Все работающие в сфере управления имеют  дела с документами. Одни их составляют, другие – оформляют, обрабатывают, третьи – визируют, подписывают и так далее. Документ, таким образом, является, главным объектом труда управленца.

Оформление  документов и организации работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами.

Одним из наиболее эффективных направлений  совершенствования документов являются классификация, стандартизация и унификация. 

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Выход стандарта имеет  большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;
• требования к оформлению реквизитов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного  документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

 

1(6)Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта  Российской Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/код причина  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к  тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении  копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа. 

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки  и др.), но обычно служебные документы  изготавливают с помощью различных  печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

– левое  и – 30 мм;

– верхнее и нижнее – 20 мм.

Правое 10

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0   1        2      3     4     5      6     7

...................................................

    5уд             16уд     24уд     32уд    40 уд    48уд    56уд

0-е положение табулятора (граница левого поля)

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– место составления  или издания документа;

     – дата  документа;

– ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме начала абзацев);

– отметка о наличии  приложения;

– наименование должности  в реквизите «подпись»;

– гриф согласования (кроме  расшифровки подписи);

– отметка о заверении  копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе;

– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

1-е положение  табулятора (5 ударов от границы  левого поля)

– начало абзацев в  тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение  табулятора (16 ударов от границы  левого поля)

– регистрационный номер документа;

– расшифровка подписи  во втором грифе согласования.

3-е положение  табулятора (24 удара от границы  левого поля)

– используют при составлении  таблиц.

4-е положение  табулятора (32 удара от границы  левого поля)

– адресат (каждый элемент  реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение  табулятора (40 ударов от границы  левого поля)

– гриф утверждения (кроме  расшифровки подписи);

– гриф ограничения доступа  к документу;

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка подписи  в реквизите «подпись»;

– расшифровка подписи  в грифе утверждения;

– расшифровка подписи  во втором грифе согласования.

7-е положение  табулятора (56 ударов от границы  левого поля)

– нумерационные заголовки в таблице;

– слово «копия» при  снятии копий с документов;

– код организаций;

– код формы документа.

 

2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые  стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение  Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать  изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти. 

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций  только в случаях, предусмотренных  законодательством. Государственный  герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при  продольном расположении реквизитов будет  находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен  Государственный герб Российской Федерации  или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск  документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это  постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У  нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.  

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по  ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).