Рестоврация и консервация архивных документов

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..2

1. Хранение документальных материалов, их реставрация и консервация…………………………………………………………………....5            1.1 Хранение документов……………………………………………………..5
2. Реставрация документов в архиве…………………………..…………...9
3. Консервация документов……………………………………………………………………..14
4. Приложение…………………………………………………………...…27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                      Введение

Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время  – первый, кто имеет дело с  информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное  учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества. Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности  деятельности тех или иных организаций  и предприятий. Такими особенностями  могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных  и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Обеспечение сохранности  документов - основная задача государственных  архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда  не создавал документы для «вечного»  хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные  возможности остаются скромными. В  основе современного подхода к решению  данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности  архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так  называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных  документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий  по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией  и ремонтом зданий архивов;

- созданием оптимальных  (нормативных) противопожарного, охранного,  температурно-влажностного, светового  и санитарно-гигиенического режимов  в здании и помещениях архива;

- применением специальных  средств хранения и перемещения архивных документов. 

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных  направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана  стратегия хранения документов, зависят  их физическое состояние и возможности  использования в самых разнообразных  целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит  надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан  и организаций, культура оформления документов.К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов нотариальной практики.

Однако до настоящего времени  правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, формально не отмененным, хотя и  существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РК. Вместе с тем единый порядок ведения делопроизводства необходим. Особенно важное значение это имеет при передаче дел от одного нотариуса к другому в связи со сложением полномочий. Рядом региональных нотариальных палат разработаны собственные инструкции (положения, правила и т.п.) по делопроизводству, применяемые нотариусами в пределах области, причем некоторые из них подготовлены на высоком профессиональном уровне, однако юридическая сила таких местных правил весьма условна.

В целях единства практики ведения делопроизводства всеми  нотариусами и за неимением иного  нормативного материала целесообразно, очевидно, придерживаться хотя бы основных правил, установленных вышеназванной Инструкцией и приложением к ней, естественно, с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства.

При оформлении нотариальных действий нотариусам надлежит руководствоваться  Приказом Министерства юстиции РК «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах»,  приложение к которому содержит формы нотариальных актов.

 

Хранение документальных материалов, их реставрация и консервация.

1. Хранение документов

Архивное хранение документов вне офиса имеет ряд преимуществ, среди которых особенно стоит  отметить следующие:

Экономия дорогостоящего офисного пространства

Удобный и быстрый доступ (особенно важно при частых проверках  с необходимостью выемки документов)

Обеспечение конфиденциальности хранения

Доставка документов

Служба доставки компании Архив-Профи в максимально сжатые сроки обеспечит доставку необходимых  документов в офис вашей компании. Кроме оригиналов документов по желанию  заказчика могут быть доставлены копии или электронные версии документов на любом удобном носителе.

Конфиденциальность хранения

Доступ к хранящимся документам имеют только уполномоченные представители  вашей Компании и компании Архив-Профи. Отсутствие информации о вашей компании на коробах и опломбирование всех коробов значительно затрудняет несанкционированный доступ к документам. В хранилище отсутствует какая-либо электронная информация о хранящихся документах. Хранение документов конфидинциально.

 

 

 

Подготовка документов

Наши специалисты помогут  вам провести все необходимые  операции для подготовки документов к хранению, составят описи, систематизируют  и упакуют документы, обеспечат  конфиденциальный вывоз до места  хранения.

Сроки хранения документов?

Первое, что необходимо сделать  для сдачи документов в архив, это определить сроки хранения этих документов. Сроки хранения документов определяются в результате экспертизы ценности документов как научной так и практической. В ходе экспертизы проводится отбор документов на хранение и устанавливаются сроки их хранения.

Какие могут быть назначены  сроки хранения документов?

Комиссия вправе назначить  следующие сроки хранения документов:

кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет);

долговременные сроки  хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);

ряд документов не хранят - они  подлежат уничтожению.

Какие преимущества в использовании  услуг организаций, которые предлагают внеофисное хранение документов? Таких преимуществ множество. Во-первых, самая важная информация вашего предприятия будет защищена. Подобные компании осуществляют правовую, экономическую и техническую защиту документов. Ваши документы надежно защищены от атаки конкурентов, рейдеров или внезапного визита контролирующих органов. Очень часто правоохранительные органы при обыске или проверке не имеют возможности проверить все документы, поэтому пакуют их в коробки и увозят на проверку. Получить обратно их бывает очень сложно, а порой пропадают документы, без которых предприятие просто не может работать. При внеофисном хранении документов компания предоставляет вам юридическую поддержку и в случае визита правоохранительных или контролирующих органов может применить мотивированный отказ от выдачи документов. Во-вторых, внеофисное хранение документов очень выгодно, потому что вы экономите на аренде площади под архив и на зарплате работникам архива.

Есть еще один важный момент хранения документов за пределами офисов. Зачастую большинство документов вам  второй так и не понадобится, а  именно те, которые нужны, найти невероятно сложно. Очень часто в организации  не существует структуры хранения документов, их группировки и поиска. Устаревшие документы не удаляются, а классификация  документов становится все сложнее. Никто не имеет представления  о том, что уже есть в архиве, а поэтому постоянно создаются  новые папки, которые дублируют  информацию, которая уже есть. На поиск в результате тратиться  огромное количество времени и сил. Поэтому самым правильным решением в данном случае является обращение  к услугам внеофисного хранения документов. При этом вы можете быть уверены в том, что вся информация о вашей фирме конфиденциальна, а несанкционированный доступ к вашим документам исключен.

Специалисты компании помогут  подготовить документы для хранения, займутся составлением описей, систематизацией  и упаковкой документов, после  чего они будут вывезены в место  хранения. Также они проведут экспертизу ценности документов, в результате которой будет произведен отбор  документов, в зависимости от сроков хранения - временного и постоянного, после чего определяется период, на протяжении которого они будут храниться в архиве данной компании. Это может быть как небольшой срок (до 5 лет), так и более длительный (10, 30, 75 лет и более).

Конфиденциальность хранения

    Подчеркнём, что  хранения Ваших бумаг строго  конфиденциально. Доступ к хранящимся  документам могут иметь только  назначенные Клиентом представители  его организации, а так же  уполномоченные сотрудники хранилища.  При этом коробки с документами  в обязательном порядке подвергаются  пломбированию, к тому же, в  целях безопасности, информация  о компании-заказчике

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               2. Реставрация документов в архиве

Восполнение недостающих  частей бумаги бумажной массой уже  давно привлекало внимание реставраторов. Еще в 1858 году Боннардо в своей статье «Опыт реставрации эстампов» писал, что отверстия в бумаге, проделанные насекомыми, заклеиваются бумагой, но более совершенным способом их можно заделывать бумажной массой.(1)

С тех  пор этот метод совершенствовался  и стал широко применяться в практике реставрации первоначально в  ручном варианте, а в последствии и в машинном оформлении. Механизированная реставрация этим методом уже существует четыре десятка лет. Идея этого метода родилась в отделе консервации Российской национальной Библиотеки в 1956 году, когда Ю.П. Нюкша предложила использовать для этой цели реставрационно-отливной аппарат.(2,3) В 1987 году была создана реставрационно-отливная машина РОМ-3, а в настоящее время работают ее модификации. Это механизированный метод нашел распространение и за рубежом. В 2002 году Российская государственная библиотека в рамках программы по сохранности библиотечных фондов приобрела листодоливочную машину датского производства LCM-1 (рис.1) по проекту М. Ларсена, которая обладает достаточно большой производительностью, компактностью и простотой обслуживания. Так плановое годовое задание научно-исследовательского центра консервации документов (НИЦКД) РГБ составляет 13000 листов формата А4.

Основные стадии процесса.

Машина представляет собой две  прямоугольные емкости из высокопрочного пластика, в одну из которых вмонтирована, так называемая, отливочная рама с подложкой в виде сетки. На подложку помещается тонкий сетчатый полимер, а сверху – листы документа. Перед восполнением документа, также как и при ручной реставрации, он разделяется на листы, очищается механически, а если это необходимо, то осуществляется и химическая очистка.

Процесс механизированной реставрации начинается с приготовления бумажной массы. Для этой цели используется обычная  реставрационная бумага необходимого оттенка. Можно использовать целлюлозные  полуфабрикаты: сульфатную беленую  целлюлозу либо хлопковую целлюлозу. Однако, поскольку целлюлоза белая, для достижения нужного оттенка  бумажной массы приходится в этом случае использовать красящие вещества: природные или синтетические  пигменты. В быстроходный миксер загружают  измельченную бумагу или целлюлозу  и воду в соотношении 1:1 и перемешивают до образования однородной суспензии. При этом предварительно должен производится расчет количества бумажной массы необходимой для долива по известным формулам, которые учитывают толщину и массу листа, площадь долива, площадь формующей сетки. Измельченную бумажную массу выливают в большую емкость, где соотношение воды и суспензии становится 1:10.