Роль электронных документов в делопроизводстве

PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения  веб-страниц используется HTML. Стоит  отметить, что новые открытые  форматы ODF и OOXML для длительного  и постоянного хранения документов  пока не используются.

Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии. 
Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей.

Операционные системы и прикладное ПО неизбежно будут вытесняться более новыми и производительными, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что для сохранения документов придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую.

Существует несколько основных стратегий обеспечения долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях.

Копирование. Для кратко- и среднесрочного хранения самым простым и надежным решением является копирование электронных документов на новые носители. Таким образом решается проблема замены поврежденных и устаревших носителей.

Миграция. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы. Однако при миграции часто не удается

избежать определенных искажений и изменений в документах. 
Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку и т.д., - в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным.

Следует отметить, что если в целях "просто" сохранения информации допустима "ручная" миграция, то для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически – только тогда можно будет более менее уверенно защититься от обвинений в том, что операторы исказили или могли исказить документы.

Эмуляция – пока что популярна в основном у теоретиков. Привлекательна она тем, что если написать для нового компьютера программу, точно эмулирующего работу старого, то для доступа к информации можно использовать оригинальные электронные объекты и ПО. В то же время эмуляция является практически единственным решением, если нужно сохранить, например, исполняемую программу, исходных кодов к которой нет.

Таким образом, технические меры позволяют сохранить информацию и, в некоторых случаях, доказать ее целостность, однако их, как правило, недостаточно для того, чтобы убедить суд или государственные органы, что она сохранила аутентичность и не была искажена.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

В ходе исследования курсовой работы были выявлены следующие требования предъявляемые к электронному документу:

- создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

- иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

- иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Были выявлены причины проблем долговременного хранения электронных документов:

1. Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности;

2. Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

3. Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

          4. Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии. 
Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Существует несколько основных стратегий обеспечения долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях.

Копирование. Для кратко- и среднесрочного хранения самым простым и надежным решением является копирование электронных документов на новые носители. Таким образом решается проблема замены поврежденных и устаревших носителей.

Миграция. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы. Однако при миграции часто не удается избежать определенных искажений и изменений в документах. 
Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку и т.д., - в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным.

Следует отметить, что если в целях "просто" сохранения информации допустима "ручная" миграция, то для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически – только тогда можно будет более менее уверенно защититься от обвинений в том, что операторы исказили или могли исказить документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М., 2003

2) ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». – М., Госстандарт, 1992

4) Басаков, М. И. Делопроизводство: учеб. пособие для студентов учреждений среднего проф. образования / М. И. Басаков. – Москва, 2006. – 344 с.

5) Городин, В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.

6) Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36.

7) Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML

8) Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=3631

9) Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html

 

1 URL: http://www.bestreferat.ru/referat-142906.html

2 Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36.

3 Залаев Г.З. «Современные принципы хранения и распространения архивной информации», М.2009, с.125

4 Басаков, М. И. Делопроизводство: учеб. пособие для студентов учреждений среднего проф. образования //М. И. Басаков. – Москва, 2006. – 344 с.