Роль распорядительных документов в управлении

Подготовив текст распорядительного  Документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются  на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов являются их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями  или должностными лицами, которых  он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми  указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового  обеспечения, обязательно согласовываются  с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам, а также  о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное  подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как  правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед  подписанием проект еще раз тщательно  выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются  и снимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить  поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты  документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются  руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр  документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в  силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Характеристика, особенности оформления и подготовки распорядительных документов

2.1 Приказ

Приказ - это правовой акт, который издается руководителем  организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в  случаях, когда необходимо довести  до сведения подчиненных лиц и  подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших  из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки  выполнения этих мероприятий. Приказы  издаются и в случаях, когда требуется  реализовать решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекции при руководителе организации).

Некоторые приказы, издаваемые министерствами и государственными комитетами, имеют статус нормативных  правовых актов. Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» приказ - это нормативный правовой акт  функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.

Требования к подготовке и оформлению приказов, являющихся нормативными правовыми актами Республики Беларусь, сформулированы в специальных  документах.

Все приказы, издаваемые в  организациях, делятся на две группы: приказы по основной деятельности и  по личному составу. В некоторых  организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным  вопросам. К приказам по основной деятельности относятся, например, приказы о распределении  обязанностей между руководством, о  внесении изменений в структуру  и штатную численность, об утверждении  организационных документов (положений  о структурных подразделениях, должностных  инструкций, штатных расписаний и  др.) и внесении изменений в них, создании комиссий и др.

Приказ является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации, и при  его составлении следует соблюдать  требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, правильное и всестороннее решение обозначенных в нем вопросов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата  А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Рассмотрим каждый из реквизитов приказа.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Пример:

«О проведении аттестации руководителей и специалистов»;

«О внедрении стандартных  форм документов»;

«О создании экспертной комиссии»;

«О проведении инвентаризации основных фондов»;

«Об утверждении должностных  инструкций работникам отдела кадров».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания  приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии»  и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа  излагаются в форме предложений  с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим  словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Пример:

«В связи с переходом  на новую систему оплаты труда…»;

«В целях улучшения  подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи  материальных и моральных стимулов с результатами труда…».

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного  документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его  названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных  случаях и краткого содержания документа.

Пример:

«В соответствии со статьей 25 Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в  Республике Беларусь»…»;

«Во исполнение постановления  Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения  о порядке изготовления и использования  бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в  постановление Кабинета Министров  Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»…».

Нормативный правовой акт  или распорядительный документ вышестоящего органа может быть отражен в констатирующей части приказа.

Пример:

«Основание:   постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424».(Без абзацного отступа).

Если распорядительная часть  приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть  приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения  табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в  конце констатирующей части) знаки  препинания ставятся в зависимости  от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа  строится по схеме:

- исполнитель (конкретное  должностное лицо или структурное  подразделение указывается в  дательном падеже);

- предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной  форме;

- срок исполнения (рекомендуется  указывать на отдельной строке).

Пример:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику отдела кадров Н.И.Веренич, начальнику отдела организационно-правовой работы П.А.Линцевичу разработать положение об аттестации руководителей и специалистов предприятия и представить его на утверждение директору до 25.11.2007».

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить  ряд действий с разными сроками  исполнения, то в пункте (пунктах) указывается  исполнитель (исполнители), а в подпунктах - предписываемые действия и сроки  исполнения.

Пример:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

1. …

2. Начальнику отдела кадров  Н.П.Журкевичу:

2.1. Разработать типовое  положение об аттестации руководителей  и специалистов учреждений Государственной  архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения - 01.03.2008.

2.2. Разработать инструкцию  о порядке исчисления стажа  работы по специальности (в  отрасли) работников учреждений  Государственной архивной службы  Республики Беларусь.

Срок исполнения - 30.04.2008».

Для приказов с большим  количеством пунктов текст распорядительной части допустимо оформлять в  виде таблицы.

Пример:

1. Начальник отдела делопроизводства  и формирования Национального  архивного фонда Э.Н.Давыдова  Разработать инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел  10.10.2006

2. Начальник отдела обеспечения  сохранности, государственного учета  документов и автоматизированных  технологий О.А.Ледовская  Разработать инструкции о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение 20.10.2006

3. …  …  …

В тексте приказа следует  избегать неконкретных выражений, таких, как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.п.

Распорядительная часть  приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, которому поручается контроль за исполнением документа или его пунктов.

Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением  приказа возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.

В случае издания приказа, отменяющего положения ранее  изданного распорядительного документа  или некоторых его пунктов, в  последнем пункте такого приказа  дается ссылка на соответствующий отменяемый документ или его пункты: указывается  дата этого документа, его индекс и заголовок. При оформлении таких  пунктов применяется устойчивый речевой оборот: «Считать утратившим силу приказ…».

Пример:

«5. Считать утратившим силу приказ директора предприятия от 21.10.2001 № 155 «О создании тендерной комиссии».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть автоматически  ознакомлены с его содержанием (так называемая «виза ознакомления»). При этом необходимо помнить, что  работник не имеет права отказаться от визирования документа. Однако если с содержанием документа нужно  ознакомить всех работников организации, то пункт «Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников)» обязателен.