Российские технологии делопроизводства в ХХ веке

С одной стороны, корпоративное регулирование ДОУ в качестве основы и одного из условий своего успеха должно опираться на продуманную систему государственного регулирования. С другой стороны, корпоративное регулирование ДОУ дополняет формы и методы государственного регулирования с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности и возможностей организации, доводя реализацию установленных норм до уровня конкретных процедур работы.

Практически в каждой организации проявляются различные тенденции, связанные как с необходимостью закрепления существующих общегосударственных правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил.

Под влиянием многих одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (квалификация работников, проявление корпоративной культуры, индивидуальная управленческая культура работников) существует постоянная необходимость оптимизировать состав применяемых методов и приемов работы, устранять устаревшие и неэффективные методы. Корпоративное регулирование призвано создать систему работы с документами, учитывающую особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

Уже с середины 90-х годов ХХ началось бурное внедрение корпоративных систем автоматизации делопроизводства (автоматизированной системы управления (АСУ), общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС)) (приложение 2). Особенностью корпоративных информационных систем является то, что они функционируют на основе компьютерной сети (приложение 3) и объединяют информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений ( в том числе и территориально обособленных), а возможно и нескольких организации, объединенных корпоративным соглашением.

Анализ практики корпоративного регулирования ДОУ последних лет позволяет выделить ряд новых черт и моментов методологического характера:

1. Корпоративное регулирование ДОУ отличается возросшим уровнем системности в решении вопросов управления, включающим:

• документированную информацию;
• персонал;
• технические и программные средства обеспечения информационных процессов;
• нормативно установленные процедуры форматирования и использования информационных ресурсов.

2. В условиях корпоративной системы появляется возможность, неосуществимая при традиционной технологии – вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе территориально удаленных.

3. Возрастает оптимизация работы с документацией в учреждении в целом, то есть на корпоративном уровне. Современный подход к управлению документацией не ограничивается только организационно-распорядительными документами, а предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организации в целом.

4. Внедрение корпоративных систем автоматизации (система «Дело-96», система «Золушка-WIN. Служебная корреспонденция», система «БОСС- Референт».)  документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ. На первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

5. Возникает потребность в издании специальных документов по регламентации документационных процессов в условиях применения корпоративных технологий документооборота. Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном едином для организации документе, либо в отдельных документах, регламентирующих работу службы ДОУ и структурных подразделений.

6. Корпоративное регулирование ДОУ связано не только с использованием методов организационного нормирования и регламентации, но и компонентов корпоративной культуры.

Все большее число организаций уделяет внимание своему фирменному стилю и даже  заказывает его профессиональную разработку. В частности, элементы фирменного стиля могут присутствовать в оформлении документации, использоваться в фирменных бланках, конвертах. 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение работы можно сделать следующие выводы: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

• распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов;
• планирование – посредством подготовки различных планов;
• учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
• контроль -  путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты и др.);
• распорядительной деятельности (приказы, указания, решения и др.);
• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные способы письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражаются в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и другие, т.е. присущи всем органам управления. Можно выделить различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.

С развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.   

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. (Серия «Высшие образование»).

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004.

3. Кузнецова  Т.В., Санкина Л.В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004.

4. Лившиц Я.З., Цикулин В.А. История делопроизводства в СССР: Учебник – М: МГИАИ, 1974.

5. Ватолина М.В. Организация работы с документами: Учебник – Ростов н/Д: Феникс, 2004. (Серия «Высшее образование»).

6. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учебник – М: 1959.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебник – М: Издательский центр «Академия», 2003.

8. Научно-практический журнал «Отечественные архивы».

9. Специальный выпуск журнала «Секретарское дело» М.,1996.

10. Сайт  www.termika.ru.

11. Сайт www.document.ru. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Форма номенклатуры дел 

структурного подразделения организации

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_____________ № ___________

___________________________ 

              (место составления)

На _____________________ год 

 

 

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во  ед.хр.

Срок хранения и № статей  по перечню

Примечание

 

1

2

3

4

5

 

Название раздела

 

 

 

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                                      Подпись                    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от ______________ № _________________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)                                 Подпись                    Расшифровка подписи

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Продолжение приложения 2

 

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________ году в структурном подразделении

 

По сроках хранения

Всего

В том числе:

 

переходящих

с отметкой «ЭПК»

 

1

2

3

4

 

Постоянного

 

Временного (свыше 10 лет)

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы ДОУ                                                                Подпись                    Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности, передавшего

сведения                                                                      Подпись                    Расшифровка подписи

Дата