Секретарь в системе управления

♦          фамилию, имя, отчество;

♦          организацию, которую он представляет, и его должность;

♦          по какому вопросу;

♦          было ли назначено время приема.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.

Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нем  докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нем. Иногда секретарь подбирает и  передает руководителю необходимые  для разговора документы.

В случае задержки приема посетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы, проспекты. В том случае, когда время приема было назначено, а руководитель занят, секретарь должен в вежливой форме извиниться, объяснить причину задержки, указать, на какое время прием переносится или договориться о другом дне посещения.  

По своему усмотрению секретарь может предложить ожидающему посетителю чай или кофе.

Если о переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое прием перенесен.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках  организации, пришедших на прием, можно  доложить по телефону. Пришедших на прием из других организаций представляют руководителю, четко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нем.

Некоторую особенность  имеет прием командированных  работников. В этом случае секретарь может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости  от решаемого вопроса, может направить  посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря - направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами и избавить руководителя от лишних приемов.

Несколько иной порядок имеет прием граждан  по личным вопросам.

Личный прием  в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники,

Прием граждан  должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место  и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется  в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены  стулья, стол, за которыми обращение  может быть оформлено в письменном виде. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широко использовать "немую справку" с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.

При личном приеме руководителю помогает секретарь, встречающий  посетителей и ведущий их регистрацию.

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность  секретаря во многом определяют атмосферу  приемной.

Во время  личного приема граждан ведется  журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение  вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождения, телефонах и т.д.

4. ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК

На секретаря  фирмы часто ложится обязанность  подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Командировочные удостоверения имеют типовую  форму и поэтому секретарь  их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.

Для секретаря  руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (суказанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может подготовить документы  или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые  справки и т.д.

Кроме того, секретарь  должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель  должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя.

После возвращения  руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в приемной" руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь-это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря. Рабочее место  секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками  и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

 ОРГАНИЗАЦИЯ И ОБОРУДОВАНИЕ  РАБОЧЕГО МЕСТА

 

Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно  в состав рабочего места секретаря  входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.

В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2-3) стульев или кресел и небольшой  столик.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) какдля хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

Особое значение придается оборудованию рабочего места  оргтехникой, сокращающей время  и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации.

При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером. На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

 

Оглавление

Введение

1.Секретарь  в структуре управления

1.1. Требования, предъявляемые к  секретарю

1.3. Должностная инструкция секретаря

2.   Планирование рабочего дня

3. Деятельность секретаря при проведении совещаний

4. Организация приема посетителей и работа с письменными обращениями граждан

5. Подготовка командировок

6.  Организация и оборудование рабочего места

 

Список использованной литературы

1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы.

2. Джон Харрисон.  Организация работы секретаря учреждения.

3. Бондарева Т. Н. Секретарское  дело. М., Высшая школа