Шпаргалка по «Архивоведение»

Архивная  коллекция - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

У каждого фонда есть фондообразователь, т. е учреждение или частное лицо, в деятельности которого возник документ.  Архивная коллекция составляется сотрудником  архива, который на том или ином основании объединяет документы  различных фондообразователей. Он является фондосоставителем.

Фонд - сложившийся исторический источник, который содержит не только сами документы, но и отражает характерные  связи фондообразователя с другими  учреждениями и структурных частей между собой. Запрещается разделять  фонды на части, чтобы не нарушить эти связи. Для полного отражения  фондом деятельности фондообразователя  проводится поиск недостающих документов. Если обнаруживаются чужеродные включения, т. е. документы других фондообразователей, то они изымаются с целью предотвращения дезинформации. Любой архивный документ ценен сам по себе, но, тем не менее, значительная часть его теряется, если он хранится отдельно от всего  комплекса документов фондообразователя. Документ является частью системы "запрос-ответ-запрос". Изучая одни документы у исследователя  возникают вопросы, ответы на которые  находятся в других документах, где  также содержатся вопросы, ответы на которые можно найти в третьих  и т. д.

Деятельность фондообразователя  имеет определенный видовой состав документов и структуру фонда. Понятие  информационного потенциала фонда  включает не только сами фонды, но и  средства архивного поиска - описи, путеводители. Разнообразие документов фонда определяется местом фондообразователя  в системе государственных учреждений. Любой документ органа государственной  власти обладает большей информативностью, чем целый комплекс документов любого мелкого учреждения (средние школы  и т. д.). Органы федеральной власти определяют развитие отрасли. Их документы  являются более ценными.

Категории документов

I - документы федеральной  власти;

II - документы региональной  власти;

III - документы всех остальных  фондообразователей.

 

Понятие "фонд" возникло в XIX в. - "простое отношение". Оно  заключалось в требовании сохранения в архиве сложившихся документов в том порядке, в котором они  возникли в делопроизводстве. До 20-х  гг. XX в. в архивных отраслях всех стран  господствовали формально-логические схемы, т. е. в архиве документы хранились по архивным коллекциям. "Простое отношение" названо немецкими архивистами провениенц-принципом (принципом происхождения), который лежит в основе фондовой организации и хранения в архивах. Он подразумевает сохранение в архиве генетических общностей документов в том виде, в каком они сложились в деятельности соответствующих учреждений, запрет на разделение сложившихся архивных коллекций. Этот запрет также подразумевает запрет на их создание.   

Принцип происхождения у  немецких архивистов получил название "бештанд" (сущность, устойчивость), у русских же прижилось французское "фонд" (сущность, основа), который  появился на рубеже XIX-XX вв.  До XVIII века не существовало какого-либо определения  фонда, на практике он не имел никакого значения, т. к. продолжали существовать архивные коллекции. После Октябрьской  революции перемены затронули и  архивную отрасль. 22 апреля 1918 г. был издан декрет "О реорганизации архивного дела в РСФСР" (так называемый "Ленинский декрет"), который вводил фонд как основную структуру организации и хранения архивных материалов. Но ни в этом, ни в следующих декретах определения фонда не было дано. Впервые вопрос об определении термина "фонд" был поднят на I Съезде архивных деятелей РСФСР в 1925 г., где обсуждалось два доклада по архивной терминологии - московской и ленинградской терминологической комиссий.

• Московская комиссия (Анфилов Б. И., Голубцов И. А., Сергеев А. А.) сформировала определение фонда следующим образом: "Архивным фондом учреждения или лица называется совокупность архивных материалов, органически сложившихся в процессе деятельности этого учреждения или лица". Анфилов говорил, что материалы фонда органически связанны с процессом деятельности.
• Ленинградская комиссия (Андреев А. И., Князев Г. А.) признавала архивным фондом "совокупность единиц хранения архивных материалов, объединенных в архиве в одно обособленное целое, под общим наименованием и обычно имеющих самостоятельную для данного собрания нумерацию".

Во втором определении  фактически описано то, что существовало на самом деле, на практике. Но оно  не давало возможности провести четкое разграничение между фондом и  архивной коллекцией. Съезд утвердил формулировку московской комиссии, которая  существует до наших дней и составляет основу всей теории архивоведения.

В понятии фонд - два признака:

- "совокупность документов"

- "единство их происхождения".

У каждого фонда есть фондообразователь, т. е учреждение или частное лицо, в деятельности которого возник документ.  Архивная коллекция составляется сотрудником  архива, который на том или ином основании объединяет документы  различных фондообразователей. Он является фондосоставителем.

Фонд - сложившийся исторический источник, который содержит не только сами документы, но и отражает характерные  связи фондообразователя с другими  учреждениями и структурных частей между собой. Запрещается разделять  фонды на части, чтобы не нарушить эти связи. Для полного отражения  фондом деятельности фондообразователя  проводится поиск недостающих документов. Если обнаруживаются чужеродные включения, т. е. документы других фондообразователей, то они изымаются с целью предотвращения дезинформации. Любой архивный документ ценен сам по себе, но, тем не менее, значительная часть его теряется, если он хранится отдельно от всего  комплекса документов фондообразователя. Документ является частью системы "запрос-ответ-запрос". Изучая одни документы у исследователя  возникают вопросы, ответы на которые  находятся в других документах, где  также содержатся вопросы, ответы на которые можно найти в третьих  и т. д.

Деятельность фондообразователя  имеет определенный видовой состав документов и структуру фонда. Понятие  информационного потенциала фонда  включает не только сами фонды, но и  средства архивного поиска - описи, путеводители. Разнообразие документов фонда определяется местом фондообразователя  в системе государственных учреждений. Любой документ органа государственной  власти обладает большей информативностью, чем целый комплекс документов любого мелкого учреждения (средние школы  и т. д.). Органы федеральной власти определяют развитие отрасли. Их документы  являются более ценными.

Категории документов

I - документы федеральной  власти;

II - документы региональной  власти;

III - документы всех остальных  фондообразователей.

Литература

• Лекции
• Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия,  2007.- 270 с.

5. Классификация документов Архивного Фонда Российской Федерации. Состав АФ РФ и три ступени  его классификации.

Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Классификация документов АФ РФ включает три ступени:

• классификация  в пределах АФ РФ в целом
• классификация документов в пределах архива
• классификация в пределах архивного фонда

I. классификация  в пределах АФ РФ в целом – распределение документов между государственными архивами.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:

1. принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
2. принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;
3. принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);
4. принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
5. принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);
6. способу и технике закрепления информации.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР,  организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации стала осуществляться по следующим признакам:

1)по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы  государственной части АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы  негосударственной части Архивного  фонда РФ;

 

2)по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические  документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы  негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Для документов государственной и  негосударственной частей АФ РФ могут  применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

Хранение в собственности государства - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

Депозитарное хранение документов - временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

II. классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - архивным фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

• принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);
• логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) - фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Из  документального фонда фондообразователя  выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

Разновидностями архивного фонда  являются:  

• архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации);
• архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
• объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения).

Архивная  коллекция - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

III. Классификация в пределах архивного фонда – определяется структура фонда.

 В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов.

Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Классификация дел в  пределах архивного фонда состоит из двух этапов:

• разработки схемы классификации дел фонда;
• распределения дел в соответствии со схемой классификации.