Шпаргалка по "Документационному обеспечению управления"

В условиях малого предприятия (с численностью работников до 100 чел.) задачи по документационному обеспечению  управления целесообразно возложить  на специально уполномоченное должностное лицо (делопроизводителя, секретаря, секретаря-референта и т.п.) или другого специалиста организации на условиях внутреннего совместительства или совмещения профессий (бухгалтеру, экономисту, менеджеру и т.д.). При этом необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к его трудовому договору. Затем руководитель организации должен издать приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства (или о назначении ответственного за ведение делопроизводства) с установлением работнику соответствующей надбавки к окладу.

 

«Тема 2. История становления и развития документационного обеспечения управления»

 

18. Где зародилась профессия писца?

В Древнем Египте.

 

19. В каких документах в древнерусском государстве впервые упоминается о практике составления документов?

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском  государстве была культура написания  документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих  договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае – письменных завещаний, во втором – подорожных грамот для  купеческих кораблей.

 

20. Где хранились и создавались документы в городах?

В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные  святым, выбранным в покровители  конкретного города. В крупных  городах существовали хранилища  документов. Поскольку правом выдачи документов, закрепляющих за горожанами земли и другое имущество, пользовались и «концы» (районы) Новгорода, то хранилищами  и местом создания документов стали  храмы, посвященные покровителям цеховых  ремесел – рыбаков, торговцев  различным товаром, шорников, оружейников  и т.д.

 

21. Как именовались в XIV-XV вв. специалисты в области создания и обработки документов?

Дъяк, церковный псаломщик

 

22. Как назывались пособия, содержащие образцы обращений и завершений в документах и типовые формы наиболее распространенных документов?

Стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания – чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).

 

23. Что служило основным материалом для письма на Руси до конца XIV в.?

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и «хартией»  и просто «телятиной».

 

24. Как назывались первые государственные учреждения, появившиеся в XV в.?

Часть приказов являлась органами территориального управления, а часть  ведала отдельными отраслями. Их деятельность объединялась высшим правительственным  учреждением – Боярской Думой. Этот период становления и развития государственного делопроизводства с XV по XVII вв. принято  называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов.

 

25. Какова структура приказа?

Приказы

(разрядный, поместный, посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский, холопий, казанский, большой казны,  сибирский и др.)

 

Царь

Боярская Дума

 

 

 

 

 

 

26. Где размещались документы в приказах?

Документы обычно размещались  на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех  же помещениях, где велась текущая  работа и прием посетителей.

 

27. Что служило основным материалом для письма с начала XV в.?

В XV в. дорогостоящий пергамент  вытеснила бумага, которую первоначально  также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. –  своя, отечественная.

 

 

 

28. Когда на Руси появилась отечественная бумага?

В XV в. дорогостоящий пергамент  вытеснила бумага, которую первоначально  также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. –  своя, отечественная.

 

29. Какая форма документов использовалась в делопроизводстве приказов?

В делопроизводстве приказов использовалась весьма специфическая  форма документа – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги.

 

30. Перечислите основные виды документов приказного делопроизводства.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в  этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные  грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

 

31. Перечислите основные этапы подготовки документов в приказном делопроизводстве.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

• поступление документа на рассмотрение;

• подготовка дела к «докладу»;

• рассмотрение и решение дела;

• оформление документа, содержащего решение.

 

32. В каком году Петр I издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме?

В 1700 г. Петр I издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).

 

33. В чем заключалась реформа государственного аппарата Петра I?

Созданием Сената в 1711 г. как высшего органа управления (первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями).

 

34. Дайте характеристику устройству сенатской канцелярии.

Появились новые кадры; была учреждена особая должность экзекутора – для записи всех исходящих указов в особые книги, контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа; появились новые функции у обер-секретаря; появились штрафы за непресылку в Сенат- рапорта.

 

35. Какой документ с 1720 г. стал уставом работы Коллегий?

(«Генеральный регламент  или устав, по которому государственные  коллегии, также и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют»), утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. 

 

 

 

36. Какой  порядок работы коллегий устанавливал «Генеральный регламент»?

Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь  ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях  начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был  продлен до 8 часов. Работа велась круглый  год, за исключением трех летних месяцев  и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего  вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

 

37. Опишите должностной состав канцелярии коллегии и функции каждого должностного лица.

Нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию, и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус также вел реестр нерешенных дел.

Секретарь - Все делопроизводство коллегии велось под его наблюдением. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. 

Регистратор - В ведении регистратора находились регистрационные книги. Для регистратора указано не только, что он регистрирует документы в журнале, но и в каких журналах какие документы и что о каждом записывает.

К книгам регистратора относились: Журнал и Четыре регистрационные книги («регистратуры») – А, В, С и D.

Канцелярист: «Канцеляристам надлежит все то, что по реестру из отправляемых дел от Секретаря поведено будет изготовлять... також и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секретарю для поправления подавать...

Копиист: Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии на бело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы».

Прокурор: При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой – что по указу исполнено и когда.

 

38. Какие этапы включала процедура рассмотрения и решения вопроса в коллегии?

Вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

 

 

39. Что такое «генеральный формуляр»?

Генеральный формуляр – образцы, по которым следовало составлять документы.

 

40. Перечислите основные элементы формуляра документа, возникшие в коллежском делопроизводстве.

Дата  документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

Наименование  документа: в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

 

41. Какие изменения в устройство губерний и центрального аппарата внесла губернская реформа Екатерины II

Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула  и центральные учреждения, уничтожив  большинство коллегий и оставив  всего лишь три из них – Иностранных  дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.

 

42. Дайте характеристику реформе государственного управления и делопроизводства Александра I.

 

 

43. Какова структура  министерства?

 

Император

на правах департамента Канцелярия министра

(директор канцелярии)

Министр

Столы

(столоначальники)

Отделение

(начальник отделения)

Столы

(столоначальники)

Отделение

(начальник отделения)

Столы

(столоначальники)

Совет министра