Система документационного обеспечения управления персоналом

 

 

 

Содержание

Введение ………………………………………………………………………………..…3

Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом…………………………………………………………………..5

1.1 Законодательное регулирование  кадрового делопроизводства…………………....5

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом…………………...6

1.3 Роль системы кадрового  делопроизводства в системе управления  персоналом..11

1.4 Общие нормы организации  документационного обеспечения  системы управления персоналом…………………………………………………………………13

Глава II.  Анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС Урала……………………………………………………………………………..19

2.1.Характеристика управления персоналом в МЭС Урала………………………….19

2.2 Оценка состояния системы  документационного обеспечения  управления персоналом в МЭС Урала……………………………………………………………….24

Заключение…………………………………………………………………………….…32

Список используемой литературы……………………………………………………...34

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность исследования. В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим необходимость  исследования совершенствования системы  документационного обеспечения  управления персоналом актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования курсовой работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Целью курсовой работы - анализ и исследование системы документационного обеспечения управления персоналом.

Для достижения цели работы были обозначены следующие задачи:

1. Исследовать теоретические  основы системы документационного  обеспечения управления персоналом.

2. Ознакомиться с основными понятиями системы документационного обеспечения, рассмотреть структуру и место в системе управления персоналом

3. Определить роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом.

4. Ознакомиться с  нормами  организации документационного  обеспечения системы управления  персоналом.

5. Провести анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС Урала.

6. Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом.

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

Современное законодательство требует  от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные  аспекты трудовых отношений с  работниками. Разрабатывают и оформляют  такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с  юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому  кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового  права.

За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической  ответственности.

Методические документы по управленческому  труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие  документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации  работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные  стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и  введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает  состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам  документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной  архивной службой, дает исчерпывающий  список внутренних документов, а также  регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической  значимости.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена  типовая форма первичных учетных  документов, то предприятие вправе разработать форму документа  самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Предприятие имеет право при  необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные  формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.).

При заполнении унифицированных или  самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно  заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных  документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом

 

Документационное обеспечение  управления является важной составной  частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно  влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого  решения состоит из: получения  информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение  управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел  в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию  благодаря активному внедрению  в сферу работы с документами  средств вычислительной техники  и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее  удобен в употреблении, так как  он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности  его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня  как синонимы.

Тем не менее, между данными  терминами все-таки существуют некоторые  различия.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда  речь идет о компьютерных технологиях  работы с документами.

Термин "делопроизводство" преимущественно используется при  описании организационной стороны  и традиционных приемов работы с  документами.

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) - вид обеспечения  управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и  управляющих воздействий по изменению  ее состояния.

Основой документационного  обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение документационного  обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой  отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных  и взаимодополняющих направления:

• документирование
• организация работы с документами (управление документацией предприятия)

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб  всеми документами, составленными  в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным  подразделениям компаний и прочим субъектам  за пределами организации .

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода  организация - это социально-экономическая  целостная система, и как всякая целостная система обладает известным  количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой  организацией включает в себя как  обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Однако, по мнению А. Петрова  и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение  как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом.

Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам системы документационного  обеспечения управления персонала  относятся:

• наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;
• наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;
• расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;
• наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

При этом основными задачами документационного обеспечения  управления являются:

1) Сокращение информационных  потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения  и удешевления процессов сбора,  обработки и передачи информации  с помощью новейших технологий  автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия  и численности его сотрудников  вопрос об эффективности документационного  обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

• руководство теряет целостную картину происходящего;
• структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
• это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
• приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
• для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
• оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.