Системы электронного документооборота

Возможности ECM-систем можно разделить  на несколько основных категорий:

Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность  управлять множеством электронных  объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной  почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий  для всех этих типов электронных  объектов с различными библиотечными  сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность  управлять данными объектами  в течение всего их жизненного цикла.

Функции управления процессами, под  которыми понимается способность автоматизации  и управления бизнес-процессами и  потоками работ.

Интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных  подходов, включая использование  объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных  приложений EAI (Enterprise Application Integration) и  др.

Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД. Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

Классификация СЭД 

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия  возможности управления объектами  разного содержимого, которые могут  быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия  возможности создания презентационных  шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого  и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке  известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень  управления Web-содержимым предлагают также  компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent.

Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы  обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью  реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования  бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с  бумажных носителей информации в  электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму  информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число  базовых функций стандартной  системы обработки изображений  входят: сканирование, хранение, ряд  возможностей по поиску изображений  и др.

Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения  маршрутизации потоков работ  любого типа (определения путей маршрутизации  файлов) в рамках корпоративных структурированных  и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения  эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД  можно дополнить также системами  управления корпоративными электронными записями. Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы  во времени и неизменяемы. Они  являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc.

Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы  также и методы физического удаления записей и индексов в конце  их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям  необходимо дополнить свои Web-сайты  функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями. Работы в данном направлении стали  особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев). После такой интеграции стало возможно делать "снимки" Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).

Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и  генерировать отчеты в электронном  виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).

Именно поэтому на мировом рынке  СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems — OMS), основным предназначением  которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также  возможности архивации и долговременного  хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные  системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша — генерация документов и  отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных  с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на "второстепенных" вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.

Можно также отметить специальные  модули управления электронными документами, встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и  др.). Однако возможности этих модулей  достаточно ограничены, так как практически  невозможно создать универсальную  и полнофункциональную ERP-систему.

Преимущества от использования  СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения  их бизнеса. В соответствии с мнением  отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных  пользователей при внедрении  СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании  СЭД:

Производительность труда персонала  увеличивается на 20-25%;

Стоимость архивного хранения электронных  документов на 80% ниже в сравнении  со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при  внедрении СЭД приобретаются  тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением  расходов при внедрении СЭД, связанным  с: освобождением физического места  для хранения документов; уменьшением  затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным  атрибутам);

Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с  незарегистрированной рабочей станции  невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как  они хранятся в электронном виде на сервере;

Улучшение контроля за исполнением документов.

Выводы

Будущее — за СЭД, в которых наиболее полно реализована концепция ЕСМ. При этом, по мнению аналитиков, решения, наиболее близкие к концепции ЕСМ, предлагают сейчас компании Documentum и FileNet.

В ближайшие несколько лет сохранятся благоприятные перспективы для  дальнейшего развития рынка систем управления содержимым. В соответствии с данными исследования "1999 Forrester Research", 38% компаний из списка Fortune 500 заявили, что приобретение системы управления содержимым является крайне необходимым  для их бизнеса. В то же время, технологии управления бумажными документами  еще долгие годы будут востребованы рынком.

Будут и в дальнейшем развиваться  приложения, в которых интегрированы  возможности генерации отчетов  и поиска информации в корпоративных  базах данных с публикацией в Интернет документов и графических изображений.

Возможности для поступательного  развития сохранят только наиболее крупные  и по-рыночному дальновидные разработчики СЭД. Компании, которые не смогут адаптироваться к новым рыночным условиям, ожидает  стагнация или же они вообще будут  вытеснены с рынка.