Служба ДОУ в организации: структура, состав и анализ деятельности

2. Экспедиционная обработка  и доставка документов исполнителям.

3. Регистрация документов  и учётно - справочная работа.

4. Контроль за исполнением документов.

5. Оформление и выпуск  распорядительной документации  учреждений.

6. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных  документов.

Организация труда работников СДОУ:

1) Чёткое организационное  построение СДОУ, выбор наиболее  рациональной формы работы с  документами – все учреждения  делятся на 4 категории в зависимости  от объёма документооборота (количество  документов обрабатываемых учреждением  за год) в учреждении 1, 2, 3 категории  работу с документами осуществляет  канцелярия, а в учреждениях 4 категории  – секретариатом. Это централизует  работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить  оперативное выполнение документационных  работ, создаёт чёткие взаимодействия  между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество  обработки документов.

2) Правильное разделение  функции между отдельными исполнителями  и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется  путём разработки и внедрения  нормативных документов, инструкций  по документированию управленческой  деятельности; должностных инструкции, государственных стандартов.

3) Нормирование труда работников  СДОУ. Разработаны методические  рекомендации по нормированию  труда инженерно-технических работников  и служащих, типовые нормы времени  на работы с документами, в  том числе и выполнение машинописных  работ.

Нормированием труда призвано обеспечить  нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация должностного  и количественного состава, состава  персонала СДОУ, повышение его  квалификационного и культуры  в работе. Численность работников  ДОУ рассчитывается по службе  в целом и по её структурным  подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота, на основе типовых норм времени на документационные  работы.

5) Рациональная организация  рабочих мест и обеспечение  благоприятных условий труда. 

 Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно-технических работников и служащих.

 От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье. 

          Рациональное разделение труда  работников служб документирования  на предприятиях, в организациях  и учреждениях определяется должностными  инструкциями.

          Должностная инструкция – нормативный  документ, утверждаемый руководителем  учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения  со смежными работниками.

Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.

Формы работы с документами.

 Документооборот включает  в себя работу с готовыми  документами, созданными данным  учреждением, получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль  исполнения, справочные работы, формирование  дел, хранение и использование  документов) ; движение документационной информации по инстанциям.

Существует  3 формы организации работы с документами:

1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с небольшим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одной структуре подразделения  (канцелярия, общий отдел).

2) Децентрализованная форма: все операции по работе с документами выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.

3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота

б) характер работы учреждения, его территориального размещения

в) структуру учреждения и его подразделений

г) техническую  оснащённость

д) квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителе.

В каждой организации свой документооборот, под которым понимают количество зафиксированных в месте учета документов за определенный временной период.

Подсчет объема документооборота как правило проводят 1 раз в год. Осуществляют подсчет сотрудники СДОУ.

Знание объема документооборота необходимо для определения реальных потребностей во множительной, вычислительной и машинописной технике, для выбора оптимальной системы регистрации, построения справочного аппарат.

Объемы выполненных машинописных работ позволят определить необходимое количество технического персонала. Показатели количества различных сроков хранения  позволят прогнозировать работу ведомственного архива.

По результатам подсчета документооборота можно сделать выводы как о количественном, так и качественном составе документов отделов и структурных подразделений, о загруженности сотрудников.

Подсчет объемов документооборота поможет найти пути его сокращения.       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

· организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

· контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

· сокращение документооборота, количества форм документов;

 

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

· совершенствование форм и методов работы с документами;

 обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 
1.Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с. 
2. Т.В Кузнецова. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с. 
http://revolution.allbest.ru/audit/d00203596.html 
3. Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19 
4. Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. - №11 – 24-36 с. 
5.Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие. – М.: РГГУ, 2006.  
http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php