Служебное письмо

Автономная некоммерческая организация высшего профессионального  образования «ПЕРМСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ»

 

 

Факультет: Экономический

Кафедра: Рекламы, связей с общественностью и  гуманитарных, дисциплин

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: «ДОУ»

Вариант №6

Выполнил:	Огайтите Ольга  Хорстовна
Группа:	Э1-11-ВС (И)
Контактная  информация:	ogaite@yandex.ru, 8-909-107-78-49
Отметка о регистрации:
Проверил:	Зыкова Н.А.
Дата:		Оценка:
Примечания:

 

Пермь 2013

Служебное письмо. Назначение, виды, требования к составлению  и оформлению

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и предприятиями, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Виды служебных писем

Служебные письма в современном делопроизводстве, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»).

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: гарантийное письмо, информационное письмо, сопроводительное письмо, письмо-извещение, письмо – напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение и другие виды писем.

Требования к оформлению служебных писем

Анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти. Ещё в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения чётких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях – разъясняющие и дополняющие материалы.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

ООО «Запуск»

 

ПРИКАЗ        

№ 5                                                                                                  17.11.2013

 

О реализации отходов частным лицам

 

По результатам  проверки работы склада пиломатериалов выявлены недостатки:

1.Отпуск со склада в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см.

 

В связи с этим приказываю:

1. Заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

2. Контроль за исполнением приказа  возложить на заведующего складом  Львова Л.П.

 

Генеральный директор                                                                        Т.А. Власова

 

С приказом ознакомлен:                                                            /Львов Л.П./                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

Фамилия изменена на Иванова  на основании свидетельства о заключении брака АБ № 895431 от 20.03.2013г. отделом ЗАГС администрации Дзержинского района г. Перми. Менеджер по персоналу  ЗАО «ЭТК» Смирнова В.С.                  05.04.2013г.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА                           Иванова Фамилия  _____Карелова______   Имя ____Инна______________   Отчество ___ Германовна______ Дата рождения ____31 марта 1975 г.                  (число, месяц, год) Образование высшее профессиональное   Профессия, специальность __документовед . Дата заполнения __01 ноября 2007 г__                                 (число, месяц, год)   Подпись владельца книжки __Карелова__   М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек ______Сидорова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исх. №12/05 от 12.12.2013г.

 

Уважаемый, Петр Ильич!

Прошу возместить убытки в размере 1 млн. рублей связи с тем, что Вы поставляли с «02» марта 2013г. по «12» декабря 2013г. для производства мебели материалы из которых 10-15% от каждой партии сырья составлял брак. 

 

С уважением,

генеральный директор                                                                        Марков И.С.

ООО ««Мебель»