Социальные функции и сущность документа

Документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Многие виды управленческих документов предприятие обязано предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще. Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без конфликтов с государством и подчиненными. Руководители предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Однако в век компьютеров изменилось само понятие "документ", причем эти изменения не всегда в полной мере осмысливаются. Пользуясь общим понятием, специалисты в области юриспруденции, делопроизводства, архивного дела, истории и информационных технологий порой вкладывают в него разный смысл, что чревато недоразумениями, а то и более серьезными последствиями.

Мир с надеждой и тревогой вступает в эру информатизации. Будучи творением  человека, компьютерные технологии открывают  путь к освобождению его от отупляющей монотонной канцелярщины. Понимание  этих процессов необходимо парламентариям и законодателям всех уровней, руководителям предприятий, учреждений, организаций, партий, фондов, холдингов, министерств и ведомств.

Ныне компьютерные технологии грозят погубить каллиграфическое искусство  и сократить обращение рукописных текстов, включая документальные. Но станет ли от электронизации документа хуже людям? Слово "документ" обычно вызывает безрадостную ассоциацию с анкетными : "не служил", "не состоял", "не привлекался", с неприятными воспоминаниями о хождении по учреждениям. С изнурительными очередями, недоброжелательностью измотанных множеством посетителей служащих, с тоской по бездарно потерянному времени, с чиновничьим высокомерием и произволом, поиском бумаг, виз, распоряжений, добыванием дубликатов и иными превратностями канцелярского "футбола'' и бюрократического столоверчения. Кому не приходят на память нравственные муки оттого, что секретарша засунула куда-то долгожданный бланк или обращение о его выдаче и с трудом собранные для этой цели справки, что пропущена чья-то виза, а тот, чья подпись так необходима, в отпуске, заболел, отбыл в командировку или просто сегодня не в духе, и иные бюрократические хитрости, способные сломить волю самых настойчивых просителей и сделать из них профессиональных зануд. С позиций новой науки биополитики отношения "клиент - чиновник" вскрыли на подкорковом уровне попранное чувство равенства эпохи первобытного строя и подточенное конституционной демократией "право произвола" - хоть самую крохотную власть имущего над массой простых (и вместе с тем таких сложных и разных) людей. Для простого человека документ - нечто обезличенное, пришедшее "свыше", от него независящее, но, тем не менее, молча предъявляющее ему свои жесткие императивы поведения и конкретные требования. Этот случай отразился в народной поговорке "Без бумажки ты - букашка, а с бумажкой - человек''.

Закон "Об электроном документе", принятый в январе 2000 г., отражает прежде всего юридическую точку зрения, поскольку нацелен на "правовые основы применения электронных документов". Определение электронного документа в нем звучит так: "электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом" Цит.по:[2,с.1]. Что касается самих этих требований, то ключевым является требование к структуре документа, изложенное в статье 7: «помимо общей части, информация которой составляет содержание документа, он должен иметь особенную часть, которая "состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей"» Цит.по:[2,с.1]. Другими словами, информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью.

Следуя из всего выше сказанного можно сделать вывод, что документ занимает большое значение в жизни человека. Человек буквально зависит от документов, образование, здравоохранение, трудоустройство все требует определенных документов. Так же и для организаций в каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени. задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия не возможно решить без документа. И именно из-за такого большого количества нужных документов, человек ищет выход в электронном документе. Ведь это значительно облегчает хранение и создание документа для человека.

Заключение

Документ – это  информация, зафиксированная на материальном носителе для передачи во времени  и пространстве и имеющая юридическую силу. Однако как было показано выше в разделе, расшифровка термина «документ» разных разрезах исторического периода постоянно менялось. Почти в каждой отрасли знания человек придает одну или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей человек его использует. И даже на сегодняшний день нельзя выявить одну расшифровку этого понятия.

Так как документ создается людьми и естественно, как и все, человек создает для своих целей и потребностей, он изначально предопределяет его предназначение и из этого вытекают начальные функции. Одними из важнейших функций являются закрепление, сохранения и передачи (трансляции) информации, которые присущи всем документам. Однако документ может, сочетает в себе несколько функций, которые тесно переплетаются между собой. Хотя и должна отметить полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции. Так как со временем изменяется роль документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре или в процессе управления и т.д., изменяется значение той или иной функции. Так же человек наделил документ функциями, время которых ограничено и постоянно действующих.

Каждый день мы сталкиваемся с кучей различных видов документов чеки, договора, страховки и даже наш паспорт, который каждый день при нас является документом. Эти документы дают нам право пользоваться услугами, дают право выбора, оберегают нас и даже обязывают. Так же несут информацию о нас и дают возможность делиться ею с окружающими нас людьми. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия.

В век компьютерных технологий документ попал под влияние машин, и это поменяло его внешний вид, а точнее его носитель. Новые технологии освободили человека от монотонной работы канцелярии. Так как человек погряз в бесчисленном числе документов, он нашел выход для себя. Создав электронный документ человек, упростил себе способ создания, передачи, хранения документа.

Во время исследования данной темы возникли такие проблемы как нехватка литературы, малая численность научных работ на данную тему. И хоть документ вступил в новую эру своего существования, старый этап его развития еще не полностью изучен и довольно много вопросов осталось не вынесенными. Поэтому можно считать эту тему актуальной не только на данный момент, но и в будущем.

В дальнейшем путем развития, возможно, станет то, что документы перестанут составляться на бумаге воизбежании завала документов. Ведь человек не остановиться на достигнутом и попытается еще больше оберечь и защитить себя, создавая новые документы. И вся документация будет в электронном виде, ведь это намного проще и удобнее для человека. Возможно, появятся еще дополнительные технологии, которые создадут дополнительные носители. Так же автор предполагает, что в будущем станут такие вопросы как:

• переизбыток лишней документации
• исчезновение бумажного носителя для документа
• нужен ли человек для создания документа?

Поставленные задачи в данной курсовой работе автор считает решенными и цель выполненной.

Список использованной литературы

1. Об информатизации: Закон Республики Беларусь от 6 сентября 1995 г. № 3850- 22//Национальный реестр правовых актов.-1995.-№1, 2/506.

2.  Об электронном документе: Закон Республики Беларусь от 10 января 2000  г. № 230–55 // Национальный реестр правовых актов. – 2000. – №1,7, 2/132.

3. Басаков М.И. Делопроизводство- Москва: Издательский дом Дашков и К ,2009-345с.

4. Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство-Минск: Амалфея, 2008-455с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления- Москва: Журнал «Управление персоналом»,2007-520с.

6. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение-Москва: Кино-Рус,2007-248с.

 7. Гавриленко С.Д. Документирование в организации- Минск, Амалфея,2005-176с.  

8. Паневчик В.В. Делопроизводство-Минск: Вышэйшая школа,2004-348с.

9. Кузнецов И.Н. Офисная документация, подготовка и оформление- Минск: Книжный дом,2004- 832с.

10. Давыдова Э.Н, Рыбаков А.Е. Делопроизводство- Минск: ТетраСистемс, 2004-288с.

11. Отле П. Библиотека, библиография, документация- Москва: Гранд-Фаир,2005- 350с.

12. Гавриленко В.Г., Ядевич Н.И. Делопроизводство- приложение к журналу «Право и экономика»-Минск,1999- 144с.

13. Кузнецова Т.В., Степанов  Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство  и техническая документация- Москва: Высшая школа,1994-159с.

14. Вячеслав Носович. Электронные документы и информационные ресурсы. [Электронный ресурс]// Персональный сайт-Режим доступа:

http://vn.belinter.net/digit/5.html

15. Википедия. Служебная  страница. [Электронный ресурс]//Свободная энциклопедия- Режим доступа:

http://ru.wikipedia.org/w/index.php?title=%D0%A1%D0%BB%D1%83%D0%B6%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B0%D1%8F%3ASearch&redirs=1&search=%D0%B2%D0%BE%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B9+%D0%B1%D0%B8%D0%BB%D0%B5%D1%82&fulltext=%D0%9D%D0%B0%D0%B9%D1%82%D0%B8&ns0=1