Состав реквизитов и порядок их оформления

Содержание 

 

1.Состав реквизитов и порядок их оформления………………………………………3 
2.Определение, задачи и цели регистрации документов………………………7

3. Практические задания………………………………………….………………9

Список использованной литературы…………………………………………...15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Состав реквизитов и порядок их оформления

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки  документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника  информации.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает  следующий состав реквизитов документов:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и  верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница  левого поля)

- наименование организации;

- справочные данные об  организации;

- наименование вида документа;

- место составления или  издания документа;

- дата документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- заголовок к тексту;

- текст (кроме начала  абзацев);

- отметка о наличии  приложения;

- наименование должности  в реквизите «подпись»;

- гриф согласования (кроме  расшифровки подписи);

- отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

- отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов  от границы левого поля)

- начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов  от границы левого поля)

- регистрационный номер  документа;

- расшифровка подписи  во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара  от границы левого поля)

- используют при составлении  таблиц.

4-е положение (32 удара  от границы левого поля)

- адресат (каждый элемент  реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение (40 ударов  от границы левого поля)

- гриф утверждения (кроме  расшифровки подписи);

- гриф ограничения доступа  к документу;

- второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов  от границы левого поля)

- расшифровка подписи  в реквизите «подпись»;

- расшифровка подписи  в грифе утверждения;

- расшифровка, подписи  во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов  от границы левого поля)

- нумерационный заголовок  в таблице;

- слово «копия» при снятии копий с документов;

- код организации;

- код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Многие документы имеет  строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном  документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и  нормативных актах. Например, для  паспорта, трудовой книжки, диплома  и т.п.

Так как документы складываются из одних и тех же составных  частей (реквизитов), изучив порядок  составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Определение, задачи и цели регистрации документов

 

В организации работы с  документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно сглаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов —  это ключевой момент в организации  делопроизводства. Одна из важнейших  задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. 

Регистрация — один из начальных  этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три  цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам  документов, по документопотокам, по структурным  подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации  — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2009.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Унификация текстов управленческих документов: Методические рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 2008. - 243с.

4. Андреева В. И. Делопроизводство. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2009. - 187 с.

5. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - 2-е изд. испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2008. - 328 с.