Состав управленческих документов

0306004 3  Акт  о списании автотранспортных 

средств

ОС-4 а 

0306005 5  Инвентарная  карточка учета объекта 

основных средств

ОС-6

0306006 6  Акт  о приеме (поступлении) 

оборудования 

ОС-14

0306007 2  Акт  о приеме-передаче оборудования  в 

монтаж 

ОС-15

0306008 9  Акт  о выявленных дефектах 

оборудования 

ОС-16

0306009 5  Карточка  учета нематериальных активов   НМА-1

0306030 4  Акт  о приеме-передаче здания 

(сооружения)

ОС-1 а 
 
 
 

1.2 Бланки коммерческих  писем. Реквизиты  формуляра коммерческих  писем.

Коммерческая  переписка  является   одним   из   основных   средств   обмена

информацией между  учреждениями, организациями,  предприятиями  и  различными

фирмами. Поэтому  очень  важным  является  умение  правильно  писать  деловые

письма  в  нужном  стиле  и  тоне.  В  связи  с  этим  целью  данной  работы

принимается научиться  правильному ведению коммерческой переписки в  целом  и

написанию отдельных  деловых писем в частности.

     Для  достижения поставленной цели  необходимо решить следующие  задачи:

      n изучения особенностей стиля  написания коммерческих писем;

      n изучения определения и области  применения каждого письма;

      n описания хозяйственной ситуации;

      n составления  схемы  коммерческой  переписки  связанной  с   описанной

        хозяйственной ситуацией;

      n написания коммерческой переписки,  содержащей следующие виды писем:

Письмо-просьба,

Сопроводительное  письмо,

Письмо-подтверждение,

Письмо-напоминание,

Письмо-извещение,

Гарантийное письмо,

Письмо-запрос и  ответ на него,

Заказ и ответ  на него,

Оферта и ответ  на нее.

     В  данной работе  все  поставленные  задачи  будут  надлежащим  образом

выполнены. Далее  приведены описания и  результаты  практических  действий  и

теоретический изысканий произведенных в процессе работы. 

                            Особенности написания  деловых  писем 

                      Язык и стиль делового письма. 

     Одной  из главных особенностей делового  письма являются стиль и язык  их

написания,  которые  должны  подчиняться  определенным  ограничениям.  Общие

требования к  стилю написания, языку и общему настрою письма состоят  в  том,

что все письмо в идеале должно  выражать  с  одной  стороны  радушие,  но  с

другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле  вызывают  у  читающего

чувство искренности  и дружеского расположения написавшего  письмо.  Однако  в

случае злоупотребления  радушием  письмо  может  вызвать  обратный  эффект  и

читающий потеряет интерес к письму.

     Тон   письма  должен  характеризоваться   вежливостью  и   точностью   -

качествами неотъемлемыми  в деловой  корреспонденции.  Однако  общий  настрой

может  меняться  в  зависимости  от  его  содержания.  Письма,  направляемые

государственным деятелям и официальным лицам, прошения о  приеме  на  работу

должны отличаться  более  официальным  и  уважительным  тоном,  чем  обычные

деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на  конверте,  приветствии  и

заключительной  фразе(согласующейся с приветствием), должны быть  употреблены

определенные  общепринятые  официальные  обращения,  специфичные  для  каждой

страны и каждого  класса официальных лиц.

     Каждое  письмо преследует  определенные  цели  и поэтому должно  быть

написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению  ее.

Переписка между  людьми, общающимися в течение  определенного  времени  может

иметь менее  официальный тон в отличие  от переписки  между  корреспондентами,

впервые вступающими  в контакт.  Сообщение  в  письме  должно  быть  изложено

простым и естественным языком, полностью исключающим двойное  толкование.

                 

  Основные  части делового письма. 

     Основными  частями международного делового  письма являются:

Шапка на фирменном  бланке учреждения или частного лица

Ссылки и дата

Внутренний адрес

Приветствие

Основная часть  письма

Заключительные  фразы

Подпись

     Шапка  на фирменном бланке отпечатана  вверху листа письма.  Она   обычно

содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение  может указываться

номер телефона факс, телекс и  телеграфный  адрес(они  могут  быть  и  внизу

листа). По законодательству некоторых стран на бланке  требуется  указать  и

определенную   дополнительную   информацию    (имена    директоров,    адрес

зарегистрированного офиса,  место  регистрации,  ...).  Многие  шапки  имеют

специальное место  оставленное  для  ссылок.  Также  некоторые  шапки  могут

содержать эмблему  фирмы или зарегистрированный фирменный  знак.

    Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми  следуют инициалы

машинистки. Для  ссылок  можно  использовать  буквы  и  цифры,  обозначающие

сектор, отдел  или иное структурное  подразделение  пишущего,  номер  дела  и

т.п. Дата может  писаться разными способами. Обычно применяется  тот  способ,

который принят  в  той  стране,  куда  направляется  письмо.  Различают  три

основных формата:

День, месяц, год - британский стандарт;

Месяц, день, год - американский стандарт;

Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)

     Внутренний  адрес состоит из имен адресата  и почтового адреса

     Каждая  фирма имеет свое определенное  название.  Частные  фирмы   могут

быть зарегистрированы под именем собственника или под  нарицательным  именем.

Товарищества  с  ограниченной  ответственностью  обычно  содержат  в   своем

названии имена  владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют  в

своем названии  сокращение  Corp,  Inc  или  Co.   Pte.  Ltd  -  сокращение,

используемое  в  частными  компаниями  с  ограниченной  ответственностью  во

Франции.

     Почтовый  адрес обычно состоит  из  номера  улицы  и  дома;  местности;

названия  округа,  провинции;  почтового  кода.   В   зарубежной   переписке

необходимо прибавлять и название страны  в  которую  адресовано  письмо  (на

языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его  номер

проставляется вместо номера дома  и  улицы.  Когда  письмо  отправляется  на

временный адрес, используют маркер до востребования.  Почтовый  адрес  также

может содержать  инструкции почте и/или адресату.

     Основная  часть письма содержит сообщение.  Обычно оно не превышает одну

страницу. Если размер сообщения больше, то оно  продолжается на новом листе.

      Приветствие в каждой стране  имеет определенную  форму  и  как  правило

специфично для  каждой страны. Во Франции как правило  используется  обращение

Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться  с приветствием.

      Подпись  может  ставиться   только  теми  лицами,  которые   это  делать

уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные  лица

компании  и  служащие,  которым  это  полномочие  было  передано.  Поскольку

подписи очень  трудно прочитать, то имя лица печатается под  самой  подписью.

Название фирмы  ставится под подписью. 
 

Дополнительные  части делового письма. 

     Кроме  основных частей письмо может  содержать и дополнительные:

Вниманию конкретного  лица;

Краткое содержание письма;

Приложение и  копии;

Постскриптум;

Заглавие листа  продолжения;

      Маркер  вниманию  конкретного  лица   применяется   когда   необходимо

доставить письмо, адресованное организации,  конкретному  лицу  или  отделу;

печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

      Суть письма для удобства  читающего   может  излагаться  перед   началом

текста. Обычно помещается  ниже  приветствия,  но  может  ставиться  и  выше

приветствия.  Краткое  содержание  письма  печатается  заглавными   буквами,

подчеркивается  или берется в квадратные скобки.

     Когда  письмо отсылается с приложениями  или  копиями  это  должно  быть

отражено  в  нижнем  левом  углу  листа.  Как  правило  используется   слово

“копия(и)”   за   которым   следует   перечисление   лиц,   которым   она(и)

предназначена(ы). Ссылка  на  приложения  может  указываться  в  левом  поле

напротив  той строки,  где  упоминается  приложение,  В  нижнем  левом  углу

бланка   письма   ставится   слово   “приложение(я)”   с   последующим    их

перечислением.

     Постскриптум, напечатанный  в  нижней  части   письма  добавляется  для

сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для  того

чтобы подчеркнуть  какой-нибудь важный аспект.

     Заглавие  листа  продолжения  содержит  имя  адресата,  дату  и   номер

страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

     Например:

           ООО “Арт Компакт”

           1996-06-01

           Страница 2

     Или:

        ООО      “Арт      Компакт”                                       

1996-06-01

                                   Конверт

     На  конверте  пишутся  два  адреса  -  адресата  и  отправителя.  Адрес

получателя - это  подробный внутренний  адрес.  Когда  используют  конверт  с