Составление договоров. Документирование предварительной стадии заключения договора. Ведение претензионной работы

Составление договоров. Документирование предварительной стадии заключения договора. Ведение претензионной  работы.

• Составление договоров.

Согласно Гражданскому кодексу  Российской Федерации граждане и  юридические лица свободны в заключении договора. Стороны вправе заключить любой договор, не противоречащий действующему законодательству.

Договор, как правило, заключается  в письменной форме путем составления  одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами  посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной  или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит  от стороны по договору.

Структурно любой  договор можно условно разделить  на следующие части (разделы, статьи):

1. Преамбула (вводная часть)  договора.

2. Предмет договора.

3. Дополнительные условия  договора.

4. Прочие условия договора.

5. Реквизиты, адреса и  подписи сторон договора.

6. Приложения к договору.

7. Дополнения к договору.

 

Остановимся более  подробно на каждой из перечисленных  частей.

1. Преамбула или вводная часть договора.

1.1. Наименование договора (договор купли - продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.).

Точное название договора дает понять, какие он определяет правоотношения. Однако необходимо помнить, что сущность договора вытекает не из названия, а  из его содержания. Но, если название отсутствует, договор сначала следует  прочитать, чтобы понять, о чем  он, а уж затем разбираться с  ним по существу.

1.2. Дата подписания договора. Она включает число, месяц и  год подписания. Со всеми этими  реквизитами связано правильное  установление момента заключения  договора и окончания срока  его действия, а значит, и определенные  юридические последствия. 

1.3. Место подписания договора (город или населенный пункт). Указание на место совершения  сделки - не простая формальность, оно имеет иногда большое юридическое  значение. По законодательству того  места, где совершается сделка, определяются: а) правоспособность  и дееспособность лиц, заключивших  сделку, б) форма сделки, в) обязательства,  возникшие из сделки (правда, в  последнем случае стороны в  договоре могут предусмотреть  иное положение - ст. 432 ГК РФ).

1.4. Полное фирменное наименование  контрагента, под которым последний  зарегистрирован в реестре государственной  регистрации, а также сокращенное  название сторон по договору («Заказчик», «Покупатель», «Арендатор» и пр.).

1.5. Должности, фамилии,  имена и отчества лиц, подписывающих  договор, указания на их полномочия  на подписание договора.

 

2. Предмет договора.

Под данной частью договора мы будем подразумевать непосредственно  его предмет, а также другие существенные условия договора.

2.1. Предмет договора, т.е.  о чем конкретно договариваются  стороны.

2.2. Обязанности и права  стороны по договору.

2.3. Обязанности и права  второй стороны по договору.

2.4. Цена договора и  порядок расчетов и др.

2.5. Срок выполнения сторонами  своих обязательств.

Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора, требований закона или иных правовых актов и от конкретной ситуации его  заключения.

 

3. Дополнительные условия договора.

Настоящий раздел включает в себя условия, которые не обязательно  предусматривать в каждом договоре, но которые, тем не менее, существенно  влияют на реализацию прав и обязанностей сторон.

3.1. Срок действия договора.

Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами  обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор  прекращает свое действие и когда  можно будет предъявить соответствующие  требования к контрагенту.

3.2. Ответственность сторон.

Она обеспечивает исполнение обязанностей сторонами в случае нарушения условий договора одной  из них. Обычно здесь определены различного рода санкции в виде пени, неустойки, штрафа, уплачиваемых контрагентом, не выполнившим своих обязательств в отношении одного из согласованных  условий.

При составлении договора можно предложить следующую методику определения ответственности: против каждой обязанности стороны должна быть предусмотрена соответствующая  ответственность, в основном в виде штрафной неустойки. Это означает, что  убытки при ненадлежащем исполнении обязательств контрагента могут  быть взысканы с него сверх неустойки. Помните, что если такой вид ответственности  отсутствует, неустойка является зачетной и убытки с контрагента можно  будет взыскать в части, не покрытой неустойкой (ст. 394 ГК РФ).

3.3. Основания изменения  или расторжения договора в  одностороннем порядке (гл. 29 ГК  РФ).

3.4. Условия о конфиденциальности  информации по договору.

3.5. Порядок разрешения  споров между сторонами по  договору.

 

4. Прочие условия договора.

Эти условия могут включать следующие вопросы:

4.1. Законодательство, регулирующее  отношения сторон (особенно это  важно для внешнеторговых контрактов).

4.2. Особенности согласований  связи между сторонами.

Здесь для каждой стороны  указываются:

а) лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся  к исполнению договора. Это может  формулироваться двумя способами: с персональным указанием полномочного лица (лиц) или с указанием должностей;

б) сроки связи между  сторонами. Например: "... каждый вторник  с ______ ч.";

в) способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, телетайп с указанием  их номеров и иных данных.

4.3. Судьба преддоговорной  работы и ее результатов после  подписания договора.

Данный пункт содержит положение, в соответствии с которым  стороны устанавливают, что после  подписания настоящего договора все  предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.

4.4. Количество экземпляров  договора.

 

5. Реквизиты, адреса и подписи сторон договора.

5.1. Почтовые реквизиты.

5.2. Местонахождение (адрес)  предприятия.

5.3. Банковские реквизиты  сторон (номер расчетного счета,  учреждение банка, код банка,  МФО или данные РКЦ).

5.4. Отгрузочные реквизиты  (для железнодорожных отправок, для  контейнеров, для мелких отправок).

Особое внимание уделите  наличию и правильности сведений, касающихся банковских реквизитов вашего контрагента, так как без них  вам очень трудно будет взыскать убытки.

5.5. Подписи руководителей  или полномочных представителей  сторон договора.

 

6. Приложениями к договору являются, как правило, документы, содержание которых невозможно или нецелесообразно включать в сам договор (сметы, расчеты, прейскуранты, всевозможные графики и акты и т.д.). Ссылки на наличие приложений обязательно должны быть отражены в тексте договора. Приложения становятся необходимыми частями, например, для большинства договоров поставки, строительного подряда, аренды, договоров агентирования, комиссии и др.

 

7. Дополнения обычно в том или ином отношении меняют содержание отдельных условий договора и в основном оформляются в дополнительными соглашениями к договору.

• Документирование предварительной стадии заключения договора.

Заключение договора, кроме  мелких бытовых сделок, проходит обычно несколько стадий, каждая из которых  влечет для будущих контрагентов определенные правовые последствия. Различен и порядок заключения договоров: наряду с общими правилами действуют  специальные правила о заключении договоров на торгах и обязательном заключении договора, когда могут  возникать преддоговорные споры, разрешаемые  судом. Наконец, особенности заключения договора могут вытекать из соглашения, достигнутого будущими его участниками  в рамках состоявшегося ранее  предварительного договора. 
1. Преддоговорные контакты сторон. Заключению договора, особенно при значительности его суммы, обычно предшествуют предварительные контакты между предполагаемыми его участниками с целью выяснения условий будущего договора, их приемлемости для партнеров, а также согласования текста самого договора. В ходе таких контактов стороны могут направлять друг другу письменные материалы (запросы, информацию, проекты отдельных договорных условий и т.д.) и даже совместно их подписывать. 
На стадии предварительных переговоров стороны нередко составляют документы, которые практически удобны и получили наименование писем или соглашений о намерениях; они содержат различную информацию в отношении условий намечаемого договора. Законодательство РФ не определяет правовое значение таких документов и содержащихся в них сведений. По общему правилу письма и соглашения о намерениях следует считать стадией переговоров о заключении будущего договора, которые правовых последствий для сторон не влекут. Однако с учетом содержания названных документов и статуса подписавших их лиц возможна и иная оценка их правового значения. 
Содержащиеся в документах о намерениях заявления сторон по поводу отдельных условий будущего договора, обычно льготного характера (аванс, задаток, рассрочка платежа), должны трактоваться как их обязательство принять такие условия, если намечаемый договор будет подписываться, и контрагент вправе требовать их включения в договор и последующего исполнения. 
Документы о намерениях должны рассматриваться в качестве предварительного договора, если они отвечают требованиям, предусмотренным ГК для таких договоров (см. § 2 настоящей главы), и были подписаны лицами, уполномоченными на совершение договора. Наконец, письмо о намерениях должно признаваться предложением заключить договор - офертой, если оно соответствует установленным для нее требованиям, и в случае ее надлежащего акцепта вести к признанию договора состоявшимся (о понятиях оферты и акцепта см. ниже). 
Договорная практика выработала процедуру предварительного согласования условий договора, которая получила наименование парафирования. Оно совершается посредством нанесения на согласованный текст договора инициалов лиц, участвовавших в подготовке договора. Нередко такие лица имеют полномочия и на последующее подписание договора. Парафирование договора, как правило, ведет к его последующему подписанию и вступлению в силу, однако юридически не обязывает сторону подписать ранее парафированный ею договорный текст. 
В ходе переговоров о заключении договора стороны обычно несут определенные затраты, и его незаключение ввиду отказа предполагаемого контрагента может влечь имущественные потери. Законодательство и судебная практика ряда стран допускают возложение на недобросовестную сторону потерь, понесенных другой стороной вследствие необоснованного отказа от заключения договора. Этот институт получил наименование вины при заключении договора (culpa in contrahendo), или ведения недобросовестных переговоров. 
Российским законодательством этот институт не предусмотрен, однако норма п. 1 ст. 10 ГК о запрете злоупотребления правом во всех его проявлениях позволяет суду возложить на сторону, недобросовестно действовавшую в ходе переговоров, возмещение имущественных потерь, вызванных отказом заключить договор. Разумеется, такие потери (убытки) должны быть надлежаще доказаны. 
2. Общий порядок заключения договоров. Договор может быть заключен по местонахождению одной из его сторон или в ином месте (на выставке, ярмарке) путем одновременного подписания сторонами заранее подготовленного договорного текста. Такова же обычная процедура заключения мелких бытовых договоров, многие из которых могут совершаться также в устной форме. Однако нередко договор заключается посредством обмена между сторонами предложением его заключить (офертой) и согласием на такое предложение (акцептом). Такой обмен возможен как в устной, так и в письменной форме. 
Оферта. Предложение заключить договор именуется офертой и должно удовлетворять определенным требованиям, названным в ст. 435 ГК. Оферта должна быть адресована одному или нескольким конкретным лицам, содержать существенные условия договора и выражать намерение заключить договор с адресатом, если им будет принято предложение. Оферта связывает направившее ее лицо с момента ее получения адресатом. 
Важное практическое значение имеет срок действия оферты. Он может быть назван в самой оферте или определен законом, что бывает редко. В ином случае оферта действительна в течение срока, нормально необходимого для получения ответа (п. 1 ст. 441 ГК). Такой срок должен определяться с учетом всех обстоятельств, прежде всего, предмета оферты и срока прохождения почты между контрагентами. Когда оферта сделана устно, для заключения договора должно последовать немедленное ее принятие, если делающее оферту лицо не назвало срок для ее принятия. 
По общему правилу оферта является безотзывной (т.е. не может быть отозвана в течение срока, установленного для ее акцепта), однако иное может быть оговорено в самой оферте или вытекать из существа предложения либо обстановки, в которой оно было сделано. Первая ситуация будет иметь место в случае предложения купить скоропортящиеся товары, вторая - при резком колебании экономической конъюнктуры, что делает отзыв оферты объяснимым и справедливым. 
Гражданскому праву известно понятие публичной оферты. Реклама и иные предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, оферту не создают, а считаются приглашением делать оферты. Однако содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля его автора заключить договор на указанных условиях с любым, кто отзовется, признается публичной офертой. Публичной офертой надо считать опубликованное в печати приглашение на распродажу товаров с указанием их наименований и цен. Публичная оферта именуется в законодательстве о приватизации публичным предложением (ст.  23 Закона о приватизации государственного и муниципального имущества). 
Акцепт. Ответ лица, которому адресована оферта, о согласии на ее принятие именуется акцептом. Однако для этого он, во-первых, должен быть полным и безоговорочным согласием и, во-вторых, получен в срок, установленный для акцепта (ст. 438 ГК). Молчание акцептом не признается. 
Акцепт с согласием заключить договор на иных условиях таковым не является и считается новой офертой. Акцепт может быть отозван при условии, что его отзыв получен ранее или одновременно с первоначально направленным акцептом. Если акцепт поступил после установленного для него срока, необходимо различать две ситуации с разными правовыми последствиями (ст. 442 ГК). 
Когда своевременно отправленный ответ получен с опозданием (например, по вине почты или оферента, неправильно указавшего свой адрес), акцепт не считается опоздавшим, если оферент немедленно не уведомит другую сторону о получении акцепта с опозданием. 
В случаях, когда акцепт по вине его отправителя был сделан с опозданием, он считается состоявшимся, если оферент немедленно сообщит о принятии им опоздавшего акцепта. Эти два правила практически оправданны и создают условия для заключения договора при несвоевременном получении акцепта. 
Момент заключения договора. Он важен для определения применимого к договору законодательства, ибо согласно п. 1 ст. 422 ГК договор должен соответствовать императивным нормам законодательства, действующим в момент его заключения. В таком же порядке применяются к договору и диспозитивные нормы, если стороны не согласовали в договоре иные условия. 
По общему правилу договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта или в момент подписания единого согласованного между сторонами текста договора. Однако реальные договоры, напомним, считаются заключенными с момента передачи соответствующего имущества. К ней приравнивается передача коносамента или иного товарораспорядительного документа на это имущество, например товарного складского свидетельства. 
При нотариальной форме договора он считается заключенным в момент составления нотариально заверенного текста договора. Если договор подлежит государственной регистрации, он вступает в силу с момента такой регистрации*(283). 
Местом заключения договора, если оно в договоре не указано, считается место жительства гражданина или место нахождения юридического лица, направившего оферту, - гласит ст. 444 ГК. Эта норма должна быть дополнена двумя случаями: договор совершается в виде единого документа, и направления оферты нет; договор заключается на ярмарке или торговой выставке. В таких ситуациях местом заключения договора должно признаваться место его подписания. 
Место заключения договора необходимо учитывать при определении применимого к нему права, обычаев делового оборота, а также при толковании его условий. Это особенно важно при заключении договора на ярмарках, имеющих свои правила проведения. 
Форма договора. Изложенные выше правила о заключении договора порождают договор только при условии, что были соблюдены требования в отношении его формы. Договор является видом сделки, и к нему применимы правила о форме сделки, рассмотренные в § 3 гл. 11 Учебника. При допустимости устной формы договора стороны могут избрать письменную и даже нотариальную форму для оформления своих отношений, например при займе на большую сумму. Для некоторых крупных сделок (продажи недвижимости, предприятия, аренды зданий и предприятий, доверительного управления недвижимостью) ГК предписывает заключение договора путем составления одного письменного документа, подписанного сторонами. 
3. Заключение договора на торгах*(284). Такой порядок заключения договора в условиях перехода к рынку получил широкое распространение и подробно регламентирован в ГК (ст. 447-449) и дополняющих его законодательных актах, которые учитывают особенности проведения торгов в отношении различных видов имущества. Посредством торгов возможно заключение большинства гражданско-правовых договоров*(285). 
Торги проводятся в форме аукциона или конкурса. Различие состоит в том, что выигравшим аукцион признается лицо, предложившее наиболее высокую цену, а конкурс - лицо, которое по заключению конкурсной комиссии предложило лучшие условия. Смысл торгов состоит в привлечении к ним заинтересованных и конкурирующих участников для получения лучших результатов, и поэтому аукцион и конкурс, в которых только один участник, признаются несостоявшимися. 
ГК устанавливает для проведения аукционов и конкурсов ряд общих правил. Они могут быть открытыми и закрытыми: в открытом - вправе участвовать любое лицо, в закрытом - только специально приглашенные. Закрытые конкурсы проводятся обычно в тех случаях, когда конкурсанты должны обладать специальными знаниями и авторитетом (художественные конкурсы, осуществление сложных технических и строительных проектов). 
Организаторами торгов могут выступать собственник имущества либо специализированные организации всех форм собственности, которые разрабатывают условия торгов, проводят их и заключают договор с победителем. 
По общему правилу извещение о торгах должно быть сделано организатором не менее чем за 30 дней до их проведения с тем, чтобы участники торгов могли надлежащим образом к ним подготовиться. Такое извещение должно содержать информацию об основных условиях конкурса и публиковаться в соответствующих средствах массовой информации. 
Извещение о торгах создает обязательство их организатора выполнить все его условия. Однако ГК предоставляет ему право отказаться от проведения аукциона не позднее чем за 3, а конкурса - за 30 дней до их проведения. 
Участники торгов вносят задаток, подтверждающий серьезность их намерений участвовать в торгах. Размер, сроки и порядок внесения задатка определяются в извещении о торгах. В случае отмены торгов, а также лицам, не выигравшим торги, задаток возвращается. 
Особенности проведения отдельных видов торгов определяются в дополняющих ГК актах законодательства. Федеральный закон от 21 июля 2005 г. "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд"*(286) более полно определяет порядок проведения конкурсов в названной области и допускает выдачу заказов также путем размещения на официальном сайте запросов о предлагаемых котировках (цене контракта). 
Нормы о торгах имеются в Законе о приватизации государственного и муниципального имущества (ст. 18-20), Законе о недрах (ст. 13.1, 14), законах о поставках продукции для государственных нужд и в государственный материальный резерв, ряде постановлений Правительства РФ. Особенности торгов могут предусматриваться также в их условиях, утверждаемых организатором. В частности, художественные и некоторые другие конкурсы принято проводить в два и даже три этапа (тура). 
Лицо, выигравшее торги, и их организатор подписывают в день проведения торгов протокол о результатах, имеющий силу договора. Если предметом торгов было право заключить договор, он должен быть подписан в течение последующих 20 дней. При уклонении от этого одной из сторон другая может обратиться в суд с требованием о понуждении заключить договор и возмещении убытков. 
Форма торгов используется также при обращении взыскания на имущество должника на основании вынесенного против него судебного решения. Согласно Закону об исполнительном производстве продажа недвижимого имущества должника осуществляется путем проведения торгов специализированными организациями, имеющими право совершать операции с недвижимостью (п. 3 ст. 54). В том же порядке продается имущество ликвидируемого юридического лица при недостаточности его денежных средств для удовлетворения требований кредиторов (п. 3 ст. 63 ГК). Такие торги именуются публичными. 
4. Заключение договора в обязательном порядке. В отступление от принципа свободы договора ГК и дополняющие его законы предусматривают ряд норм, в силу которых заключение договора обязательно. Такая обязанность установлена для обслуживающей стороны (поставщика, подрядчика, перевозчика и т.д.), если другой контрагент заинтересован в заключении договора. Существуют три группы случаев, когда вступление в договор обязательно. 
Во-первых, такая обязательность установлена ст. 426 ГК для публичного договора, о чем уже было сказано при его характеристике (см. §  2 настоящей главы). Данная норма введена прежде всего в интересах граждан-потребителей, но ее действие распространяется и на юридических лиц всех видов, которым необходимо соответствующее обслуживание. 
Во-вторых, обязательное заключение договора введено законодательством о поставках товаров и выполнении работ для государственных нужд. Это предусматривается федеральными законами: от 13 декабря 1994  г. "О поставках продукции для федеральных государственных нужд"*(287), от 29 декабря 1994 г. "О государственном материальном резерве"*(288), от 27 декабря 1995 г. "О государственном оборонном заказе"*(289). 
В-третьих, обязательное заключение договора допускается антимонопольным законодательством. Согласно ст. 12 Закона о конкуренции антимонопольные органы вправе выдавать хозяйствующим субъектам "обязательные для исполнения предписания о заключении договоров". Это правило имеет особенность: такое предписание может быть оспорено заинтересованной стороной в суде. 
При обязанности заключить договор сторона, получившая оферту, должна в течение 30 дней направить другой стороне извещение об акцепте, об отказе от акцепта или сообщить о предлагаемых иных условиях, составив для этого протокол разногласий к проекту договора. В двух последних случаях сторона, направившая оферту, может предъявить иск в суд о понуждении заключить договор или о разрешении разногласий по его условиям, а также о возмещении убытков, причиненных необоснованным уклонением от договора. 
Кроме того, обязательность заключения договора может вытекать из соглашения сторон. Таковым является наличие предварительного договора, назначение которого состоит как раз в том, чтобы обеспечить для заинтересованной стороны заключение в будущем желаемого договора. 
Помимо обязанности заключить договор законодательство наделяет некоторых субъектов гражданского оборота правом на преимущественное заключение договора. Таким правом обладают акционер закрытого акционерного общества и участник общества с ограниченной ответственностью при продаже акций (долей) этих обществ (ст. 97 и 93 ГК), арендатор при продлении договора аренды на новый срок (ст. 621 ГК). В отличие от рассмотренной выше обязанности, носящей общий характер, в данном случае речь идет об обязательности заключить договор перед определенными лицами и на равных условиях, преимущественно перед другими претендентами.

• Ведение претензионной работы.

Нормативная база

До 1995 г. порядок организации  претензионной работы регулировался  Положением о претензионном порядке  урегулирования споров, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.06.1992 № 3116-1, но это постановление  было отменено Федеральным законом  от 05.05.1995 № 71-ФЗ «О введении в действие Арбитражного процессуального кодекса  Российской Федерации» (в настоящее время действует Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 27.07.2002).

Отмена названного положения  была вызвана длительностью сроков претензионного урегулирования споров: на это у организаций порой  уходило до полугода и более (месяц - на рассмотрение претензии; если претензионные  требования не удовлетворялись, спор рассматривался в арбитражном суде в течение  двух месяцев, а решение вступало в силу через месяц после принятия). В результате около полугода, а  иногда и больше потерпевшая сторона  не могла восстановить нарушенные права, а виновная в это время могла  незаконно пользоваться имуществом или денежными средствами пострадавшей стороны. Попытка разрешения спора  в претензионном порядке была обязательной процедурой, предшествовавшей рассмотрению дела в арбитражном  суде.

Гражданский кодекс РФ, принятый в 1994 г. (часть 1), не требовал обязательного  претензионного урегулирования разногласий, а принятый в 1995 г. Арбитражный процессуальный кодекс РФ установил, что претензионный  порядок урегулирования споров может  быть установлен федеральным законом  для определенной категории споров или может быть предусмотрен договором  сторон, и тогда его соблюдение становится обязательным. Таким образом, претензионный порядок урегулирования споров в наше время не является общим правилом. Тем не менее, рядом законодательных актов, принятых уже после 1995 г., устанавливается порядок предъявления претензий. В настоящее время законами предусмотрено претензионное урегулирование споров с транспортными организациями (Устав железнодорожного транспорта РФ, Воздушный кодекс РФ, Кодекс внутреннего водного транспорта РФ, Кодекс торгового мореплавания РФ, Устав автомобильного транспорта) и с организациями связи (Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (ст. 37); Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (п. 110-112); Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 и др.).

При осуществлении иных видов  деятельности, в случае отсутствия законодательства, регулирующего порядок  претензионного урегулирования споров, соответствующие положения по решению  сторон могут быть включены в тексты договоров. Положения договора в этом случае устанавливают как порядок предъявления и урегулирования претензий, так и сроки предъявления и исполнения претензий.  

 

В чем же состоит суть претензионной работы?

Во-первых, нужно иметь в виду, что если претензия обоснованная, она должна быть удовлетворена в полном объеме. Если же претензия не удовлетворяется и интересы пострадавшей стороны не восстановлены, потерпевшая сторона вправе обратиться с иском в арбитражный суд, причем право на обращение в арбитражный суд у потерпевшей стороны наступает лишь в случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии (или в случае неполучения своевременного ответа на претензию).

Во-вторых, ведение претензионной работы должно быть соответствующим образом организовано. Для этого на предприятии разрабатывается юридической службой (юристом) и утверждается руководителем локальный нормативный акт (инструкция, стандарт предприятия, положение, правила) о порядке организации и ведения претензионной (претензионно-исковой) работы. В этом документе должно быть определено, какая служба или должностное лицо ведет претензионную работу (готовит претензии в случае частичного или полного невыполнения договорных обязательств, ответы на претензии контрагентов и иную переписку по претензиям). На эту же службу возлагаются обязанности по контролю и ведению справочно-информационной и аналитической работы по претензиям.

Регистрация поступающих  и отправляемых претензий, как и  всей входящей и исходящей корреспонденции, ведется службой документационного  обеспечения управления, но одновременно с этим юридическая служба (юрист) ведет собственный учет претензий  и связанных с ними документов, что необходимо для осуществления  контрольных функций и ведения  справочной и аналитической работы по претензиям. Нужно иметь в виду, что претензия – правовой документ, поэтому крайне важно, чтобы делопроизводственная сторона претензионной работы была организована безупречно.

Регистрация и учет претензий  решают несколько задач: во-первых, обеспечивается сохранность документов (утеря претензионных документов может повлечь за собой большие убытки для организации, невозможность произвести взыскание, уплату госпошлины и др., если в связи с необоснованным отклонением претензии спор будет передан в арбитражный суд), во-вторых, это позволяет вести контроль за своевременностью рассмотрения, отправки претензий и получения ответов на них. Кроме того, регистрация и учет претензий позволяет вести аналитическую работу: анализировать причины возникновения претензий, способы их удовлетворения или причины отказов в удовлетворении претензии и на основе полученных данных разрабатывать предложения и проводить мероприятия по совершенствованию деятельности организации.