Составление документов по личному составу

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1.     Составление и оформление инструкций личного происхождения….........4

2.     Составление и оформление справок личного происхождения……………8

3.     Составление и оформление документов личного происхождения……….12

Список литературы……………………………………………………………...16


Введение

Каждому сотруднику кадровой службы рано или поздно приходится составлять документы на работника. Сложнее всего приходится тем, кто впервые сталкивается с этим.

Содержание всех документов во многом формируется практикой, принятыми в организации стандартами делопроизводства, образованием и опытом сотрудников кадровой службы.

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

Целью моего реферата является раскрыть специфику понятий «справка», «документ» и «инструкция». А задачами можно обозначить составление и оформление этих вышеперечисленных документов.


Составление и оформление инструкций личного происхождения

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации [1].

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен (а)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общая часть (общие положения)

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Условия работы

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Инспектор организует», «Референт составляет» и т. д.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм [1].

Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

Должностные обязанности
- перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.

Должен знать
- излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. [2].

Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

Рассмотрим разделы, из которых состоит должностная инструкция [4]:

Раздел 1 «Общие положения».  Первый пункт определяет функциональные обязанности, права и ответственность работника, на которого пишется данная инструкция.

Так же в данном разделе указывается, кем назначается на должность данный сотрудник, в соответствии с каким распорядительным документом, кому он подчиняется (непосредственное подчинение).

Еще одна особенность – не забывайте описать требования к соискателю – образование, стаж работы и пр.

Заключается раздел  перечнем нормативных актов, которые должен знать и применять сотрудник в своей работе.

Раздел 2 «Функции и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно применить к нескольким должностным инструкциям, написанным для разных должностей, то ко второму разделу нужно приступать, чётко понимая, зачем нужен этот документ.

Функции и задачи включает в себя описание стратегических целей, задач сотрудника, обобщенно – для чего Вы принимаете человека на данную должность, в чем будет состоять его конкретная польза для Вашей организации.  По сути – это обязанности Вашего сотрудника как ежедневные, так и выполняемые раз в месяц или раз в год.

Раздел 3 «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

Раздел 4 «Права». Естественно, надо указать и права сотрудника – но указать их в объеме рабочих отношений с руководителем.

Раздел 5 «Ответственность». В этом разделе идет перечисление ответственности сотрудника – конкретно за что, по каким критериям определяется его неисполнение данной должностной инструкции – к примеру – нарушение Правил внутреннего трудового распорядка. Тут можно описать все достаточно подробно, обстоятельно продумав, за что Вы будете спрашивать с сотрудника и лишать его премии.

Раздел 6 «Условия работы». Здесь чаще всего делают ссылку на существующие правила внутреннего трудового распорядка.

В конце документы обязательны строки: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата, один экземпляр получил».


Составление и оформление справок личного происхождения

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов [2].

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки.

Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- отметка об исполнителе (при необходимости);

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки строят по схеме «О чем?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения, например.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

- руководителю вышестоящего органа;

- организации в целом;

- структурному подразделению организации;

- конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Пример:

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.
Пример:

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают два лица - руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.


Составление и оформление документов  личного происхождения

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

ГОСТ Р.6.30-2003 установил формуляр-образец организационно распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр - образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р.6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно - распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов. Двадцатый реквизит - текст документа [1].

Документы личного происхождения обязательно должны иметь следующие реквизиты: название  вида документа; текст  (произвольный); дата; подпись.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами [3].

1. Эмблема организации или товарный знак, - это символическое графическое изображение. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа [5]. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки не зарегистрированные официально.

2. Код организации, имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.

3. Наименование организации, реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименование организации.

4. Справочные данные об организации, реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.

5. Наименование вида документ, данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

6.  Дата документа, может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.

7. Регистрационный номер документ - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.

8. Место составления или издания документа, реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма).

9. Гриф ограничения доступа к документу, реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию.

10. Адресат, этот реквизит предназначен для заявлений, докладных, объяснительных записок и др. Адресат проставляется на бланке документа справа. На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

11. Заголовок к тексту, реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчёркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 - 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

12. Подпись, в состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Если на документе более одной подписи, в этом случае подписи располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям;

13. Печать, ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись [5].


Заключение

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Условия работы

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

Таким образом, я считаю, что мне удалось достаточно подробно исследовать выбранную тему моего реферата, решить поставленную цель и ее задачи.


Список литературы

1.     ГОСТ-Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Издательство стандартов, 2003.

2.     Документирование управленческой деятельности / А. Л. Комышев, Ю. Б. Маковецкий и др. - М.: Колос, 2005.

3.    
Кузнецова Т. В. -
Делопроизводство. Документационное обеспечение управления.
2003.


4.    
Документационное обеспечение управления. Румынина Л. А.
2005.


5.     Андреев С. В. Кадровое делопроизводство. Издательство: Альфа-Пресс, 2004.