Составление и оформление распорядительных документов

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Если проект приказа  готовится в дополнение или изменение  ранее изданного приказа, то в  констатирующей части указывают  дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

"В связи с завершением  строительства нового учебного  корпуса по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Вступительная часть  может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении  или обосновании.

Распорядительная часть  приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть  делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются  руководителем организации или  его заместителем, официально исполняющим  обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности: (см. приложение).

Приложение №3

Распоряжение

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично Президентом  Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Приложение №4.

4. Регистрация и контроль 
   за исполнением документов

 

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами  и определяется как "фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них".

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает  юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Формы регистрации могут  быть трех видов: журнальная, картонная  и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками  исполнения ведет секретарь или  служба документационного обеспечения управления.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

5. Текущее хранение документов

 

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование  таких документов возможны лишь при  четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).

В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами  после указания вида документа, дается автор и год.

Например: "Приказы директора банка за 2000 г."

При составлении заголовка  каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным  до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

Нормативные документы  и методические материалы по составлению  номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

02-01	Приказы и  инструктивные письма Комитета РФ по металлургии по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
02-02	Приказы директора  предприятия по производственным вопросам. Копии
02-03	Приказы директора  предприятия по личному составу. Копии

 

6. Приложение № 1

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

     00.00.00                                         №1145

 

Москва

 

     Об  упорядочении деятельности по  развитию собаководства

 

     В  целях упорядочивания мероприятий  по развитию собаководства и обеспечению организованного единства в их осуществлении Правительство Федерации

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

     Возложить  на министерство сельского хозяйства  и продовольствия Российской Федерации регулирования вопросов развития собаководства в Российской Федерации.

 

Председатель  Правительства

Российской  Федерации                           М.Касьянов

 

7. Приложение №2

ЗАО "Российская пушнина"

Совет директоров

РЕШЕНИЕ

00.00.00

О подготовке к  пушному

Аукциону в  Санкт-Петербурге                            №5

 

     На  основании координационного плана  от 00.00.00 Совет директоров ассоциации "Российская пушнина"

РЕШИЛ:

1. Назначить ответственным ЗАО на аукционе Васильева А.Д.
2. Васильеву подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом и представить на рассмотрение Совету до 00.00.00.

 

Председатель  Совета                            А.Л.Шилов

Члены Совета         Л.А.Горбунов

А.С.Шумов

Визы 

 

В дело №

00.00.00

 

8. Приложение №3

Наименование  предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

00.00.00 №3

О перераспределении  служебных

помещений 

 

    В  связи с производственной необходимостью:

1. Отделу маркетинга переместить сотрудников.

Ответственный - нач.отдела Смирнов А.И.

Срок исполнения 01.10.2001.

2. Отделу рекламы освободить комнату №21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.

Ответственный - нач. отдела Антонов Г.И.

 

Директор предприятия                           Г.К.Лан

 

9. Приложение №4

Администрация N-ской области

Управление  школ

ПРИКАЗ

97. №42

г. N-ск

О подготовке школ области к новому

учебному году

 

В целях своевременной  и качественной подготовки школ к  новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ предоставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.97.

2. Начальнику  хозяйственного управления Галкину  Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.08.97.

3. Ремонтно-строительному  управлению произвести ремонт  школьных зданий до 15.08.97. Результаты  выполненной работы представить  приемочной комиссии.

4. Создать приемочную комиссию в составе:

5. Контроль за  исполнением приказа возложить  на заместителя начальника Управления  школ Тимофеева С.И.

 

 

Начальник управления  подпись  О.И.Леонтьев

 

 

 

10. Оглавление

 

   

 

11. Литература

 

1. АН.Бондарев "Секретарское дело", М., "Высшая школа", 1989 г.
2. А.Н.Кузнецова, Р.Н.Вангейнгейм "Машинопись", М., "Высшая школа", 1986 г.
3. В.А.Кудряев "Организация работы с документами", М.:ИНФРА, М., 1998 г.
4. Т.В.Кузнецов "Составление и оформление служебных документов", М.,1998 г.