Составление и оформление распоряжений

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми  формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть  указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности  по занимаемой должности), которые пишутся  прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст  указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной  форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  в дательном падеже после слова  ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова  ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается  наименование должности, инициалы и  фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается  контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в  других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования  и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется  руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его  регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в  пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

 

Примеры оформления указаний приведены в приложениях 1, 2 к материалу

О составлении  графика отпусков на 2013 год   В целях составления графика отпусков на 2013 год ОБЯЗЫВАЮ: 1. Руководителей структурных  подразделений представить в  отдел кадров списки работников  с указанием предполагаемых сроков  трудовых отпусков в 2008 году. Срок представления - 10.12.20013. 2. Отдел кадров составить  сводный график отпусков работников __________________________ на 2013 год и представить его на утверждение (наименование организации) дирекции. Срок представления - 22.12.2013. 3. Контроль за исполнением указания возложить на заместителя директора В.П.Крюка.   Директор ЗАО Подпись А.Е.Забродский

                                   

                                         дОКУМЕНТООБОРОТ

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.¹

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.²

Несмотря на вторичность  порядка движения документов по отношению  к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется  нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.³

Вследствие того, что документооборот  отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования  работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов^*:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.⁴

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный  объем документооборота организации.⁵

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

 

Электронный документооборот

 
Понятие «электронный документооборот» — производное от понятия «документооборот». 
Электронный документооборот — это документооборот, в котором документы существуют в электронной форме. Таким образом, технологические особенности создания, обработки, передачи, хранения и т.д. электронного документа обусловили возникновение понятия «электронный документооборот» и необходимость его правового регулирования. 
Российское законодательство не дает определения термина «электронный документооборот». Международное законодательство также не использует этот термин. 
Следует отметить, что Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» не уделяет должного внимания ни понятию «электронный документооборот», ни понятию «электронный обмен документами». Возможно, законодатель планировал закрепить данные понятия в других законах, посвященных электронному документу, электронной торговле и т.д., и в Государственную Думу РФ неоднократно вносились соответствующие законопроекты, однако до настоящего времени они так и не стали законами.

 

                                       

                                        Список литературы

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой  службе: Практ. пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000. -224 с.

2. Андреева  В.И. Делопроизводство. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

3. Кузнецов  С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 208 с.

4. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 818 с.

5. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - 4-е изд., испр. и доп. -М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999. - 256 с.

6. Кузнецова  Т.В. Документационное обеспечение  управления: Учеб -справ пособие. - М.: ИМПЭ, 1998. - 96 с.

7. Кузнецова  Т.В. Секретарское дело. - 8-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 288 с.

8. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ» 1994 -85с.