Автор работы: Пользователь скрыл имя, 02 Ноября 2015 в 13:32, контрольная работа
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.
Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.
Введение…………………………………………………………………….3
Роль номенклатуры дел в организации работы с документами………...4
Виды номенклатур дел, их назначение…………………………………...5
Основные критерии качества номенклатуры дел………………………..7
Методика составления индивидуальной номенклатуры дел…………..15
Образцы заполнения документов и требования к заполнению номенклатуры дел…………………………………………………...……28
Список используемой литературы…………………………………
Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
Сводная номенклатура дел организации.
Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № _________________ ___________________________ (Место составления) |
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя организации Личная подпись Расшифровка подписи |
Название раздела
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Наименование должности руководителя
Службы делопроизводства организации Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _________ № _________ |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного утверждения От _________ № _________________ |
Методика составления индивидуальной номенклатуры дел
Предлагаемые рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти,
Их целью является оказание практической помощи руководителям районных, городских органов управления образованием, общеобразовательных учебных заведений по вопросам составления и оформления номенклатуры дел.
Номенклатура дел - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел в каждом учреждении лицом, ответственным за делопроизводство, разрабатывается единая (сводная) индивидуальная номенклатура дел.
При этом может использоваться как структурный, так и функциональный принцип ее построения.
Структурный принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры дел районных, городских отделов и управлений образования. Подзаголовками разделов в такой номенклатуре являются наименования структурных подразделений.
Функциональный принцип используется в случае распределения основных направлений деятельности между структурными подразделениями, службами, отдельными исполнителями. Разделы и подразделы номенклатуры, построенной по такому принципу, отражают управленческие функции и размещаются по степени важности. Такой принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры в общеобразовательных учебных заведениях (образец представлен в приложении).
При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих правил:
При определении последовательности
размещения дел в номенклатуре учитывается
степень важности вопросов, взаимосвязь
документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой
размещается группа дел, которая включает
документы вышестоящих организаций, далее
группа организационно-
В номенклатуру дел не включаются:
Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:
В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.
Номенклатура дел как учреждения, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:
НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
__________№ __________ Директор______(Ф.
на _________________год «___»_
индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
ГРУППА ДЕЛ ДИРЕКТОРА | ||||
Конституция Украины, Конституция АРК, Законы Украины «Об образовании», «Об общем среднем образовании» и другие нормативные документы, регламентирующие деятельность ОУЗ |
||||
Устав. Справка о включении в ЕРГПОУ. Свидетельство о государственной регистрации учебного заведения. Правила внутреннего трудового распорядка. Коллективный договор и материалы проверки его выполнения. |
||||
Материалы государственной аттестации школы |
||||
Книга приказов по основной деятельности |
||||
Книга приказов по кадровым вопросам |
||||
Книга учёта и выдачи свидетельств о базовом общем среднем образовании |
||||
Книга учёта и выдачи аттестатов о полном общем среднем образовании |
||||
Книга учёта и выдачи Похвальных листов и Похвальных грамот |
||||
Контрольно - визитационная книга |
||||
Книга учёта педагогических работников |
||||
Книга учёта результатов внутришкольного контроля |
||||
Книга протоколов общих собраний (конференций) коллектива ОУЗ |
||||
Книга протоколов заседаний педагогического совета |
||||
Книга записи результатов внутришкольного контроля |
||||
Книга учёта трудовых книжек работников школы. Трудовые книжки |
||||
Журнал учёта заявлений и обращений граждан |
||||
Тарификационные списки |
||||
Перспективный план работы ОУЗ |
||||
Концепция развития ОУЗ |
||||
План работы на учебный год |
||||
План работы на месяц (по необходимости) |
||||
Акты приема-передачи ОУЗ |
||||
Акты государственного инспектирования ОУЗ |
||||
Акты готовности школы к новому учебному году |
||||
Акты, предписания санитарно-эпидемиологической службы |
||||
Акты, предписания противопожарной охраны |
||||
Штатное расписание |
||||
Протоколы совещаний при директоре |
||||
Договоры о сотрудничестве с высшими учебными заведениями |
||||
Документация о международном сотрудничестве школы (по необходимости) |
||||
Документация по оздоровлению учащихся, организации питания |
||||
Должностные инструкции работников ОУЗ |
||||
Учебные программы по курируемым предметам |
||||
Документация по технике безопасности, охране труда, предупреждению детского травматизма |
||||
Документация по административно-хозяйственной деятельности |
||||
Документация по работе с родителями, Совета школы, Попечительского Совета, Родительского комитета (в т.ч. протоколы заседаний) |
||||
Списки учащихся школы на текущий учебный год |
||||
Сводная номенклатура дел общеобразовательного учебного заведения |
||||
Номенклатура дел директора общеобразовательного учебного заведения |
||||
Акты передачи дел при увольнении заместителя директора по УВР |
||||
Папка директора на текущий учебный год (Расписание учебных занятий, график дежурства, приёма по личным вопросам членов администрации школы. Режим работы школы. Рабочий учебный план. Сведения о наполняемости классов. Классное руководство. Аттестация учителей в текущем учебном году. Перспективный план аттестации педагогических работников. РИК. ОШ. Расписание индивидуальных и групповых занятий с учащимися 1-4, 5-11 классов. График дежурства учителей по школе. Учебные планы, расписание уроков учащихся, находящихся по индивидуальной форме обучения. Документация по организации экстерната. Расписание уроков 1-4, 5-11 классов. Расписание занятий специальных медицинских групп. Расписание работы кружков, секций, факультативов. График проведения внеклассных мероприятий. График работы психолога, библиотеки, медицинского кабинета. Список педагогических работников. Список технических работников. График работы техперсонала). |
||||
индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО УЧЕБНО-ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ | ||||
Нормативные документы, регламентирующие деятельность заместителя директора по УВР по организации учебно- воспитательного процесса |
||||
План работы школы на учебный год, на неделю (по необходимости) |
||||
Материалы педсоветов (по курируемым предметам) |
||||
Учебные программы по курируемым предметам |
||||
Книга записи результатов внутришкольного контроля |
||||
Классные журналы курируемых классов |
||||
Классные журналы выпускных классов |
||||
Работа с родителями |
||||
Статистическая отчётность |
||||
Административные контрольные работы |
||||
Графики проведения тематических аттестаций |
||||
Документация о результатах мониторинга уровня учебных достижений учащихся по курируемым предметам |
||||
Документация по внеклассной работе по предметам |
||||
Документация по оснащению кабинетов по курируемым предметам |
||||
Документация по предметным неделям по курируемым предметам |
||||
Документация о результатах контроля за ведением деловой документации классными руководителями |
||||
Документация по методической работе |
||||
Документация по курсовой переподготовке |
||||
Документация по аттестации педагогических работников школы |
||||
Документация по работе с одарёнными учащимися |
||||
Документация по олимпиадам, МАН, конкурсам |
||||
Документация по работе методических объединений (кафедр) школы |
||||
Документация по работе Школы молодого учителя |
||||
Документация по конкурсу «Учитель года» |
||||
Документация по конкурсу «Ученик года» |
||||
Рабочий учебный план. Режим работы школы |
||||
Документы по ГИА учащихся, учебной практике учащихся ____________классов |
||||
Журналы учёта индивидуальных часов учителей |
||||
Документы по организации индивидуальной формы обучения |
||||
Журнал учёта пропущенных и замененных уроков |
||||
Документация по гражданской обороне, технике безопасности |
||||
Расписания учебных занятий учащихся 1-4, 5-11 классов |
||||
Журналы учёта работы кружков, секций |
||||
Расписание работы кружков, секций |
||||
Документация по функционированию групп продлённого дня (журналы, заявления родителей) |
||||
Документация по организации работы по всеобучу |
||||
Документация по формированию заказа на изготовление документов об образовании (в том числе дубликатов) для выпускников 9,11 –х классов |
||||
Номенклатура дел заместителя директора по УВР |
||||
индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ (ПЕДАГОГА - ОРГАНИЗАТОРА) | ||||
Нормативные документы по организации воспитательной работы в школе, психолого-педагогические и методические рекомендации |
||||
Нормативная документация, рекомендации по формированию здорового образа жизни. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков |
||||
Нормативная документация, рекомендации по правовому воспитанию учащихся, формированию навыков сознательной дисциплины. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков |
||||
Годовой план (раздел «Воспитательная работа»), план работы на неделю (по необходимости) |
||||
Планы работы с родителями (раздел годового плана) |
||||
Документация по деятельности ученического самоуправления, Совета школы |
||||
Документация по работе МО классных руководителей |
||||
Документы по работе библиотеки |
||||
Документы по работе с учащимися, требующими особого педагогического внимания |
||||
Графики проведения внеклассных мероприятий |
||||
Документация по льготным категориям детей |
||||
Документация по гражданскому воспитанию школьников |
||||
Номенклатура дел заместителя директора по воспитательной работе (педагога - организатора) |
||||
индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
ГРУППА ДЕЛ СЕКРЕТАРЯ | ||||
Сводная номенклатура дел (копия) |
||||
Номенклатура дел секретаря |
||||
Алфавитная книга записи учащихся |
||||
Книга учёта движения учащихся |
||||
Журнал учёта входящей корреспонденции |
||||
Входящая корреспонденция |
||||
Журнал учёта исходящей корреспонденции |
||||
Исходящая корреспонденция |
||||
Журнал регистрации телефонограмм |
||||
Личные дела сотрудников школы |
||||
Личные дела учащихся школы |
||||
Бланки табелей успеваемости, личных дел, ученических билетов |
||||
Журнал передачи документов на хранение в архив школы |
||||
Перечень документов, находящихся на хранении в архиве школы |
||||
Акты об уничтожении документов, находящихся в архиве школы |
||||
индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО АХЧ (ЗАВЕДУЮЩЕГО ХОЗЯЙСТВОМ) | ||||
Технический паспорт школы |
||||
Акт на отвод и закрепление земельного участка |
||||
Инвентарные списки основных средств |
||||
Книга складского учёта материалов |
||||
Ведомости выдачи материалов |
||||
Ведомости оперативного учёта малоценных и быстроизнашиваемых материалов, которые находятся в эксплуатации |
||||
Акты ревизий и проверки финансово-хозяйственной деятельности |
||||
Сведения о текущем, капитальном ремонте и обслуживании здания, дефектные акты |
||||
План работы на неделю |
||||
Паспорта учебных кабинетов |
||||
Проектная документация по электроснабжению, водоснабжению, теплоснабжению, канализационной системе |
||||
Документация по охране труда и технике безопасности |
||||
Документы о списании товарно-материальных ценностей |
||||
Документация по уборке, озеленению школы и территории |
||||
Документы по инвентаризации |
||||
Номенклатура дел заместителя директора по АХЧ (заведующего хозяйством) |
||||
индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
ГРУППА ДЕЛ БИБЛИОТЕКАРЯ | ||||
Книга учёта библиотечного фонда |
||||
Читательские формуляры |
||||
Нормативные документы по работе библиотеки |
||||
План работы на текущий учебный год, на месяц (по необходимости) |
||||
Номенклатура дел библиотекаря |
||||
индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
ГРУППА ДЕЛ МЕДИЦИНСКОГО РАБОТНИКА | ||||
Медицинские карты учащихся школы |
||||
Медицинские книжки работников школы |
||||
Документы о периодических медицинских осмотрах и прививках учащихся (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка и т.д.) |
||||
Систематизированные данные по заболеваемости в школе |
||||
Динамика заболеваемости по классам |
||||
Списки учащихся специальных медицинских групп |
||||
Документы о получении и расходовании медикаментов |
||||
Номенклатура дел медицинского работника |
||||
Номенклатуру разработал:
_____________________ ________
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела (управления)
_______________________ (Ф.И.О.)
«____»______________ 200___г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________году.
По срокам Хранения |
Всего |
Переходящих |
1 |
2 |
3 |
Постоянного |
||
Временного (свыше 10 лет) |
||
Временного (до 10 лет включительно) |
||
ИТОГО: |
Образцы заполнения документов и требования к заполнению номенклатуры дел
Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.
Пример 1
Пример 2
Номенклатура дел организации:
визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),