Составление описей по личному составу

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия.

1.2 Оформление документов по личному составу

К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

В ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» к документам по личному составу относятся:

-         заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

-         приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

-         трудовые книжки;

-         личные дела;

-         личные карточки формы Т-2;

-         лицевые счета по заработной плате и др.

В ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» (Приложение А) документы для оформления дел по личному составу оформляются следующим образом:

Заявление о приеме на работу:

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

При поступлении на работу в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты:

-         адресат;

-         заявитель;

-         наименование вида документа;

-         текст;

-         подпись;

-         дата составления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Приказы по личному составу:

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач

Приказы подразделяются на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу издаются руководителем в случаях оформления приема на работу, перевода на другую работу, прекращения действия трудового договора (увольнения с работы), предоставления всех видов отпусков, командирования работника, его поощрения или наложения дисциплинарного взыскания.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обязательные реквизиты:

-         название организации, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;

-         Общероссийский классификатор промышленных объединений и организаций (ОКПО);

-         название вида документа;

-         номер и дату приказа.

Трудовая книжка:

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

При приеме в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего в данную организацию впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой. Например: «Мехколонна №41» с 10.02.1994 переименовано в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой». В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (09.10.1994), в графе 3 –указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 – основание (приказ от 07.10.1999 № 12-к). Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Личное дело:

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой», но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

-         внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

-         анкета или личный листок по учету кадров;

-         автобиография или резюме;

-         копии документов об образовании;

-         копии документов об утверждении в должности;

-         копии характеристик;

-         трудовой договор;

-         копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

-         дополнение к личному листку по учету кадров;

-         справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личная карточка формы Т-2:

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются:

-         фамилия, имя, отчество;

-         год и месяц рождения;

-         номер, серия паспорта, когда и кем выдан;

-         домашний адрес.

Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения.

Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

В ЗАО «Пензаэлектросетьстрой»  личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Заключение

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела  по личному составу (75 лет хранения), прошедшие экспертизу ценности, составляется архивная опись документов. Опись дел составляется после завершения оформления дел.

Архивная опись дел представляет собой  систематизированный перечень   документов  с  указанием  их  порядковых номеров.  Она помогает не  только учитывать документы и обеспечивать их сохранность, но  и  облегчает  поиск  необходимых  материалов.

Эти документы являются подтверждением стажа работника, занимаемой должности, размера заработной платы и отчислений в пенсионный фонд. Поэтому они имеют очень важное значение как для работников, так и для работодателей.

Список использованной литературы:

1.      Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие  для   сред.   проф.   образования  /   Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева,  Е.М.Бурова;  Под ред.  В.П.Козлова.  —  3-е изд.,  доп.  —  М.:  Издательский  центр  «Академия»,  2005

2.      ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

3.      ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998

4.      Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001

5.      Лекции по дисциплине «Архивоведение»

6.      http://archives.su/

7.      http://a-centr.ru/

Приложение А

Историческая справка

ЗАО «ПЕНЗАЭЛЕКТРОСЕТЬСТРОЙ»

Пензенская областная контора «Сельэлектро» организована приказом народного комиссариата земледелия РСФСР от 10.05.1945г. с непосредственным подчинением Главному управлению по электрификации.