Современные тенденции развития делопроизводства

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии

работы документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

 

 

2. Исполнительное делопроизводство.

На рубеже XVIII—XIX вв. Россия представляла собой феодально-крепостническое, абсолютистское государство, находившееся на стадии разложения. В течение всего XVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств, изданном в 1811 г., были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, впоследствии число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Указом «Общее учреждение министерств» предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей: введения с изложением дела, обоснования со ссылками на законодательство и «соображения и заключения» с выводами — распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.

Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал, «чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах». В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих — в канцелярии и департаментах и частных — в отделениях канцелярии и департаментов. И общие, и частные журналы регистрации документов состояли из трех частей: для регистрации документов верховной власти, для «обыкновенных бумаг» и для секретных документов.

Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», решение которых связано с принятием каких-либо чрезвычайных мер, и обычные, текущие.

23 марта 1840 г. на  Путиловском и Невском машиностроительных  заводах Петербурга были установлены  должности личных секретарей  — помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом  создания профессионального секретарского  труда в нашей стране. После 1840 г. личные секретари появились на многих предприятиях России. В 1868 г. в Харькове были открыты первые секретарские курсы, подобные учебные заведения в США появились в 1879 г., в Англии и Франции — в 1900—1907 гг.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале XX столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин, из них две лицензионных, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время перьевые авторучки. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Начиная с 1884 г. в России издавались восемь специализированных журналов, рассматривающих вопросы конторского и секретарского труда, такие, как «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенограф» и др. Личные секретари руководителей предприятий Петербурга активно принимали участие в создании и работе профсоюза лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

Однако методы и стиль работы государственных учреждений оставались прежними и только Великая Октябрьская социалистическая революция, уничтожившая прогнивший бюрократический аппарат управления, начала строительство нового государственного аппарата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Российские технологии делопроизводства в ХХ веке.

На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 года. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 года.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX века жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX века сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами, а изобретение телефона привело к появлению телефонограмм – письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце XIX – начала ХХ веков все большее внимание обращается на систему регистрации и необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта

идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 году «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 году социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 1917 – 1941 ГОДА.

Революция 1917 года принесла с собой разрушения во всех областях жизни общества, в том числе и в организации делопроизводства. Ленин учил: «Весь аппарат, связанный с угнетением (армия, полиция, чиновничество), должен подлежать уничтожению, слому». Поэтому служащие государственных учреждений, ранее занимавшие должности в канцеляриях, были уволены, заниматься делопроизводством оказалось некому. 28 октября 1917 года военно-революционный комитет обратился с предписанием выявить лиц, желающих работать в революционных организациях в качестве бухгалтеров, машинисток, писцов, артельщиков. Этот призыв нашел немедленный отклик. В советский аппарат пришли люди, порою совершенно не искушенные в делопроизводстве, но зато до конца преданные делу пролетарской революции.

С целью упрощения делопроизводства в новых советских учреждениях в 1919 году. Рабочая комиссия Межведомственного совещания, в которую входили представители пяти наркоматов, подготовила «Положения о письмоводстве и делопроизводстве». В его основу легло «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 года. Для увеличения оперативности в работе и экономии бумаги Положение рекомендовало заменить письменные документы телефонными переговорами и телефонограммами, изъять сопроводительные письма, не делать лишних докладов, не изготовлять лишних копий документов. В целях экономии бумаги предлагалось составлять документы без конвертов.

В 20-е года ХХ века в связи с коренным видоизменением постановки делопроизводства в условиях господства новой власти возникла острая необходимость разработки новых норм и правил ведения делопроизводства. Так, в 1920 году при Наркомате РКИ действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства. В 1922 году в составе Наркомата РКИ был создан отдел нормализации и улучшения постановки делопроизводства. Кроме того, вопросами постановки делопроизводства занимались отдельные ведомства. Так, на железнодорожном транспорте над улучшением делопроизводства работала особая комиссия.

В 20 – 30-е года широко развернулось движение по научной организации управленческого труда. В 1923 году при коллегии Наркомата рабоче-крестьянской инспекции СССР был сформирован Совет по научной организации труда (Совнот). В результате проведенных работ Совета были введены  усовершенствованные технические приемы делопроизводства. Рационализация в делопроизводстве позволила сократить число делопроизводственных работников НК РКИ с 210 до 30 человек.

В центральных и местных учреждениях создавались специальные рационализаторские подразделения, которые впоследствии стали называться организационными бюро (оргбюро). Рационализацией делопроизводства непосредственно стал заниматься отдел административной техники (АТО) НК РКИ СССР. Отдел административной техники стал руководящим методическим центром по руководству рационализацией делопроизводства.

Для проведения практических работ в учреждениях по рационализации делопроизводства в 1925 году было создано акционерное общество Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой). «Оргстроем» разрабатывались и внедрялись рекомендации по рациональной постановке делопроизводства, организационной структуре учреждений на основе тщательного обследования заводов, фабрик, трестов, синдиков и других организаций. Поскольку деятельность «Оргстроя» основывалась на началах хозрасчета, им изготавливалось канцелярское оборудование для учреждений, которое создавалось на различных деревообрабатывающих  предприятиях Москвы, а затем и Ленинграда.