Создание оптимальных условий хранения

         Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

         Степень разрушения документов зависит от силы и продолжительности действия на них света. Защиту документов от солнечного света можно обеспечить тремя основными способами: полной изоляцией хранилища от естественного освещения; сокращением количества солнечного света, проникающего в хранилище; фильтрацией солнечного света для исключения ( или сведение до минимума) вредной радиации.

         Самым простым и радикальным средством защиты документов от вредного влияния солнечных лучей можно считать полную изоляцию хранилища от дневного света. Поэтому проблема защиты документов от света либо вообще не возникает, либо решается весьма просто в подземных хранилищах и в хранилищах, оборудованных компактными передвижными стеллажами.

         Несмотря на то что строительство архивохранилищ, использующих искусственное освещение, в последние годы получает распространение, в ряде стран архивисты считают нецелесообразным полностью отказываться от дневного света из-за продолжительного пребывания сотрудников в хранилищах. Поэтому в существующих хранилищах и во вновь проектируемых новых зданиях архивов до настоящего времени предусматривается сооружение окон различного размера и конструкций, открывающих доступ к дневному свету. Однако при этом следует применять разнообразные способа ограничения степени интенсивности солнечного излучения и сведения до минимума его вредного воздействия на документы.

         Можно рекомендовать размещение окон на северной и западной сторонах здания (при этом южная и восточная стороны здания делаются сплошными) или проектировать их не по оси межстеллажных проходов, а против торцовых сторон стеллажей; можно применять над окнами «козырьки» (навесы) из бетона или алюминия, заменять обычные стекла светозащитными или покрывать их светофильтующей пленкой.

         Выбор того или иного способа ограничения солнечного излучения зависит от конкретных условий (географического местоположения архива, интенсивности солнечной радиации, материальных ресурсов). Для этого нередко в хранилищах используются шторы, занавеси, жалюзи, ставни.

 

 

3.3 Санитарно - гигиенические условия сохранности документов

         Соблюдение санитарно - гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли ( не более 0,15мг/м3).

         Для защиты документов от пыли необходимо выполнять следующие правила. Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

         Но если все - таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать отжатой марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина.

         Не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина.

         Проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ. Не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств.

         Следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей, и были окрашены масляной краской. Периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

         Для поддержания требуемых санитарно - гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

         При обнаружении в хранилище насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

         При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, щелях пола, под плинтусами и т.д., необходима дезинсекция всего хранилища.

         При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%).

         Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже раза в месяц).

 

 

 

 

 

 

3.4 Охранный  режим

         Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

         Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно -охранной сигнализацией. На окна архивохранилища должны быть обиты металлическим листом. В целях пожарной безопасности в хранилищах прокладывается только скрытая электропроводка, не допускаются никакие «переноски и времянки», светильники должны быть только закрытого исполнения. Помещение архива должно быть не выше 2-го этажа, иначе эвакуация документов в случае пожара будет затруднена.

         В целях защиты документов от разрушающего воздействия солнечных лучей на окна архивохранилища должны быть установлены защитные жалюзи.

         Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории).

         Таковы основные требования к самому помещению архива, которые должен знать каждый заведующий и предъявлять их руководству.

4. Электр - и противопожарное оборудование

         В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

         В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

         По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

         Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

         Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

         Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

         В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

         При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

         В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

         В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно- технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало отличаются от архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений.

         Архивы - это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.

         В нашей стране насчитывается свыше 4 тыс. государственных архивов и тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную сеть. В других отраслях функционируют аналогичные документальные сети, в частности, информационная и библиотечная.

         Обеспечение сохранности документов является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику. Пристальное внимание концентрируется на приоритетных направлениях архивной области, и прежде всего на обновлении основных производственных фондов, техническом перевооружении и реконструкции действующих учреждений и лабораторий, а также строительстве современных архивохранилищ.

         Ограниченные возможности традиционных методов обработки больших объемов архивной информации обусловили необходимость совершенствования и развития системы научно - справочного аппарата Государственного Архивного Фонда РФ на базе информационных технологий, ориентированных на применении организационной и вычислительной техники. Большое значение придается разработке прогрессивных технологий автоматизированной реставрации и воспроизведения документов на базе микропроцессорной техники.

         В данной работе проанализированы основные современные методы и тенденции в области режимов хранения и факторов разрушения документов. С научно - технической точки зрения рассмотрены вопросы механизма старения и долговечности документов, технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений; конструктивный ремонт зданий, оборудования и освещения хранилищ; традиционные и автоматизированные системы хранения; средства транспортировки документов; системы и средства противопожарной защиты; контрольно-измерительные приборы для измерения микроклимата в помещении. А также исследованы основные параметры оптимизации физической сохранности документов, техника кондиционирования и способы автоматического регулирования климата в хранилище.

         На основе работы показаны оптимальные условия сохранности документов, которые следует учитывать в перспективе экономичного унифицированного подхода к проектированию и строительству архивов.