Средства автоматизации документального обеспечения управления

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации,- упорядочение хранения документов в электронной форме. И хотя на рынке присутствует ряд решений типа «электронный архив», пока еще нет систем, которые соответствовали бы действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 г. №5.

При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов на электронных носителях и передачи их на хранение.

Таким образом, в настоящее время автоматизация процессов делопроизводства ставит задачу совершенствования процесса управления в целом, в том числе уточнения задач и функций каждого структурного подразделения, определения функций, выполняемых отдельными работниками, делегирования полномочий на решение отдельных вопросов и подписание документов. Внедрение новых информационных технологий в практику работы служб документационного обеспечения управления требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом. Для этого необходимы совместные усилия специалистов в сфере информационных технологий, профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.

автоматизация управленческий информационный документационный

 

 

 

 

 

3. Средства автоматизации документационного  обеспечения управления

 

Применительно к документационному обеспечению управления в настоящее время автоматическими устройствами являются средства вычислительной техники (компьютерной техники) и агрегированные с ними средства организационной и коммуникационной техники, основанные на цифровых принципах функционирования. Эти средства можно разделить на две большие группы: вспомогательные и основные.

Вспомогательные средства - это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также облегчающее управленческий труд и делающее его комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств - от канцелярских товаров до средств доставки, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, административно производственной связи и т.д., что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства - это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояние и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.д. К основным средствам технической обработки относятся средства регистрации и сбора информации, приема и передачи данных, их подготовки, средства обработки и отображения информации.

Средства вычислительной техники. Широкое применение вычислительной техники для создания и обработки документов началось с появлением в начале 1980-х гг. и повсеместным распространением персональных компьютеров, которые делятся на четыре класса: микро, малые (мини), большие и суперЭВМ.

МикроЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И те, и другие могут быть как многопользовательскими (мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы)), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.

МалыеЭВМ работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительными сторонами являются надежность и простота в эксплуатации.

БольшиеЭВМ (мейнфреймы) характеризуются большим объёмом памяти, высокими отказоустойчивостью и производительностью, а также надежностью и защищенностью данных, возможностью подключения большого числа пользователей.

СуперЭВМ - это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд операций в секунду.

Выделяют также сервер-компьютеры, предназначенные для обработки запросов от всех станций сети, представляющие этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющие их. Универсальный сервер называется сервер-приложением. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл. Также существуют серверы Cray (64 процессора).

В составе программного обеспечения выделяются:

·системное программное обеспечение;

·инструментальное обеспечение разработки программ;

·прикладное программное обеспечение.

Системное программное обеспечение представляет собой совокупность взаимно связанных программ, которые обеспечивают функционирование средств вычислительной техники как таковых, без выполнения операций по реализации конкретных функций технологий ДОУ.

Системное программное обеспечение офисных технологий включает:

·тестовые и диагностические программы;

·антивирусные программы;

·операционные системы;

·программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных;

·командно-файловые процессоры (оболочки).

Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов вычислительной системы, выявления и, возможно, выдачи рекомендаций по устранению выявленных неисправностей.

Антивирусные программы служат для обнаружения компьютерных вирусов и лечения инфицированных файлов, а также профилактики - предотвращения заражения файлов или операционной системы вредоносным кодом(например, Acronis AntiVirus, Comodo Antivirus, Dr. Web, Антивирус Касперского, NOD32, Norton AntiVirus). В определенной степени эти программы могут быть использованы в технологиях документационного обеспечения управления, реализующих функцию защиты данных.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

·тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

·обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

·обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой .

Операционные системы классифицируются следующим образом:

)однопользовательские  однозадачные (MS-DOS, DR-DOS);

)однопользовательские  многозадачные (OS/2, Windows 95/98/2000/XP/Vista);

)многопользовательские (системы семейства Unix, Linux);

)сетевые  операционные.

Программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных обеспечивают целостность файловых систем и выполнение операций с ее элементами (файлами, каталогами и т.д.), имеющих общий характер и не связанных с решением конкретных прикладных задач (например, копирование, удаление, объединение, перемещение или переименование файлов). Сюда же входят программы работы с носителями информации (форматирование и проверка рабочей поверхности дисков, дефрагментация файлов, резервное копирование и т.д.). Несмотря на общий характер перечисленных операций, они во многом отвечают специфике большинства функций технологий ДОУ, и соответствующие программы практически без изменений могут быть использованы в конкретных реализациях указанных технологий.

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий 3.11 для операционной системы MS DOS, Total Commander для операционной системы Windows 95/98/2000/XP/Vista, Midnight Commander и различные графические оболочки для UNIX-подобной операционной системы Linux).

Инструментальное обеспечение разработки программ включает различные системы программирования с помощью которых могут разрабатываться и адаптироваться к конкретным условиям применения те или иные функциональные программы для технологий ДОУ. В дальнейшем инструментальное обеспечение разработки программ рассматриваться не будет, поскольку вопросы создания программных продуктов образуют специфическую область, не входящую в сферу организации документационного обеспечения управления и соответствующих технологий, и само осуществление работ по программированию, как правило, производится не в офисах, а в специализированных фирмах и организациях, а также в индивидуальном порядке.

Прикладное программное обеспечение - это совокупность программных комплексов, обеспечивающих решение конкретных задач при реализации тех или иных функций технологий ДОУ.

Применительно к документационному обеспечению управления прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности традиционно классифицируются следующим образом:

·системы подготовки текстовых документов;

·системы обработки финансово-экономической информации;

·системы управления базами данных;

·личные информационные системы;

·системы подготовки презентаций;

·экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

·системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;

·прочие системы.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера (табл. 2.2). Они включают:

·текстовые редакторы;

·текстовые процессоры;

·настольные издательские системы.

 
 

Таблица 2.2 Офисные программные системы и их функции

Выполняемые функцииОфисные системыMicrosoft Office 2010 (фирма Microsoft)WordPerfect Office X5 (фирма Corel)SmartSuite 9.8 (фирма IBM)Open Office 3.3 (фирма Oracle)LibreOffice 3.3 (фирма The Document Foundation)123456Работа с текстомWord 2010Lord Perfect X5Lotus Word ProOpen Office WriterLibreOffice WriterОбработка таблицExel 2010Quattro Pro X5Lotus 1-2-3Open Office CalcLibreOffice CalcРабота с базами данныхAccess 2010ParadoxLotus ApprachOpen Office BaseLibreOffice BaseРабота с презентациямиPower Point 2010Presantation X5Lotus Freelance GraphicsOpen Office ImpressLibreOffice ImpressЛичный информационный менеджерOutlook 2010Mozilla Thunderbird for Word Perfect OfficeLotus Organizer_Создание бизнес-публикацийPublisher 2010Ventura 10Lotus Fast site_

Все представленные в табл. 2.2 офисные программные системы работают в операционной среде Windows. Наиболее распространенной системой является Мicrosoft Office. Это повлияло на функциональные возможности остальных систем, которые поддерживают обработку файлов, созданных в рамках Microsoft Office.

В операционной среде Linux создано большое количество средств создания и обработки документов, но наиболее известной является офисная система ОреnOffiсе, по своему составу и возможностям аналогичная системе StarQffice.

Средства телекоммуникационной техники. Локальная вычислительная сеть (ЛВС, локальная сеть; англ. Local Area Network - LAN) - компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географически на расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотря на такие расстояния, подобные сети все равно относят к локальным.

Чаще всего термин «локальные сети» понимается буквально, т.е. как сеть, которая имеет небольшие локальные размеры и соединяет близко расположенные компьютеры. Однако предельные возможности современных локальных сетей позволяют соединять десятки тысяч компьютеров. Определение LAN как системы для непосредственного соединения многих компьютеров подразумевает то, что информация от компьютера к компьютеру передается без каких-либо посредников и в единой среде.

Наиболее точно определить LAN можно как сеть, которая позволяет пользователю не замечать связи; по сути компьютеры, объединенные LAN, образуют единый виртуальный компьютер, ресурсы которого доступны всем пользователям сети. Следовательно, скорость передачи по локальной сети должна расти по мере увеличения производителей ПК. На данный момент минимальной скоростью LАN считается 100 мегабит в секунду. Достоинствами LAN являются малое число ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках.

Выделяют еще один класс сетей: городские или региональные сети (Metropolitan Area Network - MAN). По характеру такие сети ближе к глобальным, однако их внутренняя структура больше напоминает локальные.

Средства организационной техники. В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, различных офисах и организациях такие средства стали называть офисной организационной техникой (оргтехникой). Это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.д., начиная от карандашей и точилок для них и заканчивая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в ДОУ для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи (факсимильная и модемная связь).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Автоматизированные системы документационного  обеспечения управления 

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ) - программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи: