Структура документа, его составление и оформление

Журнальная система  регистрации нужна только тогда, когда учёт документов выступает  на первое место, предотвращает претензии  со стороны граждан, конфликтные  ситуации (например, выдача документов об образовании, трудовых книжек, пропусков). Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Более удобной является карточная система регистрации  документов. Все входящие и создаваемые  документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной  бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в неё заносятся сведения о документе.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

Где устанавливаются  правила регистрации документов.

Правила регистрации  документов устанавливаются в инструкциях  по делопроизводству. По этим вопросам могут также издаваться отдельные  инструкции (например, Инструкция о  порядке регистрации документов в администрации г. Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6). Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.

Какие подразделения  проводят регистрацию документов?

Возможны три системы  регистрации документов:

централизованная, при  которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);

децентрализованная, при  которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

смешанная, сочетающая в  себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.

Когда регистрируются документы?

Документы регистрируются один раз, при этом внутренние документы  должны регистрироваться в день подписания или утверждения, поступающие - в  день поступления, исходящие - в день отправки. Для входящих, исходящих  и внутренних документов ведутся  раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную  форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения
• входящий № (индекс)
• дата документа
• индекс документа (его основные поисковые признаки)
• регистрационный номер документа
• автор (корреспондент), т.е. чей это документ
• заголовок (о чём документ)
• резолюция
• срок исполнения
• исполнитель (кто с ним работает)
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен)
• № дела (куда документ помещён после исполнения)

Нужно ли указывать время  получения (отправки) документов?

В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость  указывать время получения или  отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Существует также категория  нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить  перечень таких документов и приложить  его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые  из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция  и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая - в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено.

3. Составить  акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

При всем многообразии актов  с точки зрения их назначения и  содержания имеется ряд общих  правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). - Главное при составлении акта - определение фактического состояния  дел и правильное отражение его  в акте.

Акт оформляется на общем  бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами  акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и  регистрационный номер документа, место составления, заголовок к  тексту, подписи составителей (с  указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные  документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

4. Составить  схему документооборота на предприятии

Документооборот - движение документов с момента их получения  или создания до завершения использования или отправления.

Основу документооборота дают организационные документы: устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы  о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как  технологический процесс делится  на несколько частей - потоков. Они  осуществляют прямую и обратную связь  в управлении.

Различают три основные потока документации:

• документы, поступающие, из других организаций (входящие);
• документы, отправленные в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

Формы организации работы с документами.

Служба ДОУ должна систематически вести учёт количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать  объём документооборота. Результаты учёта объёма документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

В практике предприятий  сложились три основные формы  организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма  применяется на предприятиях с большим  документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами  в одном структурном подразделении, например - канцелярии (в общем отделе). Централизованная форма типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари.

При децентрализованной форме работы с документами все  операции выполняются в структурных  подразделениях предприятия, как правило, разобщённых территориально.

Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами  зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим  объёмом документооборота. При такой  форме часть операций по работе с документами (приём, отправка, контроль исполнения) берёт на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и д. р) выполняют структурные подразделения.

 

Список использованной литературы

1. А.В. Пшенко "Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса", 2000г.
2. Архипов В.А., Марков И.П., Соков А.Н. Организационно-распорядительная документация. М.: Изд-во стандартов, 2004
3. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации". Требования к оформлению документов - М., Госстандарт России, 2003
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: ИНИТИ-ДАНА, 2007.
5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 592 с.
6. Юрий Дёмин "Делопроизводство. Подготовка служебных документов", 2008.