Структура современного делового письма

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный  номер документа" - это реквизиты, придающие документу юридическую  силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими  цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

В письмах финансового  содержания применяется использование  словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря 2005 г./года.

Дату на документе  проставляет должностное лицо, подписывающее  документ, непосредственно при его  подписании.

В регистрационный  индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения  или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо; 08 - номер дела (файла); 24 - порядковый номер письма.

В небольших  фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может  быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация  транспортных услуг и пр.) или  на индекс конкретного исполнителя.

Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации  и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в  именительном падеже), должностным  или физическим лицам (в дательном падеже).

При адресовании  письма руководителю организации или  его заместителю наименование организации  входит в состав наименования должности  адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:

Генеральному  директору

ЗАО "Стройсервис"

И.Н. Иванову

Адресование письма руководителям структурных подразделений  или специалистам начинается с указания наименования организации, например:

ЗАО "Радуга"

Начальнику  отдела продаж

С.И. Петрову

При обращении  к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

Президенту  АКБ "Инвесткредит"

г-ну Прохорову  Г.А.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

Машиностроительных

Заводов

При отправке письма в разные организации реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех  адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:

Директору ОАО "Янтарь"

О.Н. Петрову

Мира ул., д. 7,

г. Пермь, 413425

При адресовании документа  физическому лицу указывают фамилию  и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Красновой Ю.И.

Бойцовая ул., д. 5, кв. 3,

г. Химки, Московская обл.,

148012

Реквизит "Заголовок к  тексту". Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку - быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: "О чем?", например:

- Об организации научной  конференции

- О нарушении условий  договора N 21 от 10.02.2005

- О предоставлении кредита

- Об аренде помещений.

Заголовок располагается  над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков.

Заголовок является поисковым признаком письма. Его  наряду с датой, регистрационным  номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при  его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.

Реквизит "Текст  документа" - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую  силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные  факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне  листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее важными  показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт - 0,376 мм)).

Наиболее щадящим  для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому  в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

- гарнитура Times New Roman, кегль - 13, 14, 15;

- гарнитура  Arial, кегль 12, 13, 14.

Оптимальным для  зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

Если в тексте письма упоминается название приложения (например, "Направляем вам проект инструкции по делопроизводству..."), то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если в тексте письма приложение не называется, то отметка  о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

Приложение:

Проект Договора о поставках

от 02.10.2005

N 02-08/24 на 5 л.  в 2 экз.

Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и  в каждом указывается количество страниц и экземпляров:

Приложение:

1. Инструкция  по делопроизводству

на 10 л. в 2 экз.

2. Проект Договора  о поставках

от 02.10.2005

N 02-08/24 на 5 л.  в 2 экз.

В случае, когда  письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество страниц  в нем не указывается, например:

Приложение: в 1 экз.

Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.

Реквизит "Подпись" располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.

Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации  не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:

Директор Н.И. Попов

Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:

Директор ООО "Агат" Н.И. Попов

Вице-президент  Л.П. Соколов

Ассоциации  предпринимателей

При оформлении письма на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

Если письмо подписывают руководители обеих  организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают  на одном уровне, например:

Генеральный директор Председатель правления

ЗАО "Эдельвейс" АБ "Мечта"

________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин

Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового  характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:

Директор К.Т. Морозов

Главный бухгалтер  Г.И. Федотова

Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в  документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки.

Реквизит "Печать" - реквизит, придающий документу  юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В государственных  учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях - приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.

В деловой переписке  печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют  письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные  письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Отметка об исполнителе - это реквизит, о котором часто  забывают, хотя он может значительно  облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:

Михайлов

123 45 67

или:

Михайлов Иван Сергеевич

123 45 67

По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь  к руководству организации и  не занимаясь долгими поисками нужного  сотрудника. При этом второй вариант  оформления отметки об исполнителе  более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.

Отметка об исполнителе  размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне  последнего листа письма.