Сущность документооборота. Виды документов

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части)  по годовому разделу сводной  описи дел;

- заголовок дела;

- аннотация к документам  дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела в ведомственный  архив доставляются сотрудниками структурных  подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в  ведомственный архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Заключение

В конце хотелось бы дополнить, что в современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для  принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления.

 

Библиографический список

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998. - 192 с.

2. Березина М.Н., Лысенко  Л. М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2007. 224 с.

3. Жарова Е.Ю. О документообороте организации//Отдел кадров коммерческой организации. 2009. № 4.

4. .Кудряев В.А Организация работы с документами: учебник. М.: ИНФРА-М, 2008. 575с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 2002 г.- 153с.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, 2003 г.- 353с.