- Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями.
- Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;
- Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;
- Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.
2.3
Применение унификации документов.
Результатом работы
по унификации и стандартизации документов
могут быть как стандарты на отдельные документы
(например, отчет о научно-исследовательской
работе) или на отдельные виды продукции
(например, обложка дел длительных сроков
хранения), так и на унифицированные системы
документации.
На каждую унифицированную
систему документации разработан государственный
стандарт. Разработчиками УСД являются
соответствующие министерства (ведомства),
осуществляющие координацию в той
или иной отрасли деятельности. Так, Министерство
финансов РФ является ответственным за
бухгалтерскую документацию, Росархив
РФ - за организационно-распорядительные
документы.
Этими же министерствами и
ведомствами утверждаются унифицированные
формы документов, входящих в УСД.
Набор реквизитов
официального письменного документа,
расположенных в определенной последовательности,
называется формуляром документа.
Заключение
Унификация документов заключается
в установлении единообразия состава
и форм управленческих
документов, фиксирующих осуществление
однотипных управленческих функций и
задач.
Унификация документов проводится
в целях сокращения количества применяемых
документов, типизации их форм, повышения
качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения
информационной совместимости различных
систем документации по одноименным и
смежным функциям управления, более эффективного
использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает: разработку
УСД, которая осуществляется министерствами
и ведомствами, ответственными за соответствующие
системы документации; внедрение межотраслевых
(межведомственных) УСД в республиканских
и отраслевых УСД: внедрение разработанных
ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания
достоверности информации и их дальнейшее
развитие; разработку комплексов отраслевых
унифицированных форм документов, отражающих
специфику отрасли и не вошедших в УСД,
а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов
технико-экономической информации, отражающих
специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство
унификацией и стандартизацией
документов, координацию работ и
контроль осуществляет головная организация
по координации внедрения и ведения
УСД и ОКТЭИ в республике. На
отраслевом уровне эту
работу ведет головная организация по
внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих
документов следует рассматривать
как один из факторов повышения производительности
управленческого труда. Унификация
документов - это
выбор рациональных структур их построения,
приведение документов единообразию на
основе установления рационального количества
их форм и типизация их построения.
Она применяется не только к управленческим
документам, но и к новым системам.
Например, унифицированы
проездные, авиационные и железнодорожные
билеты.
Основными принципами унификации документов
являются:
1) Унификация от общего к частному.
Заключается в построении формуляра
- образца документов для конкретной
системы документации и установлении на
его основе состава реквизитов для данной
системы документации, отдельных видов
документов, конкретного документа и т.
д.;
2) Единообразие форм документов
и правил их построения, составления,
оформления. Обеспечивается путем
максимальной типизации и трафаретизации
документов, унификации расположения
данных на поле документа, выработки технологий
и условных сокращений;
3) Комплексность унификации. При
ее проведении должны предусматриваться
все требования к документу
на всех стадиях его создания,
заполнения,
обработки и хранения. Кроме того, должны
учитываться психофизиологические возможности
человека и параметры технических средств;
4) Информативность. Означает включение
в документы только тех реквизитов,
которые нужны для решения
конкретных задач, для поиска
и подтверждения юридической силы документа;
5) Сокращение числа видов документов.
Достигается за счет совершенствования
методов управления, например, в
направлении повсеместного применения
оргтехники; стабильность требований
к документам (установлены государственными
и отраслевыми стандартами);
6)Сопряжение с действующими
системами классификации и кодирования
технико - экономической информации;
экономичность. Достигается за
счет обоснованного включения
документов в систему документации,
широкого применения
бланков, рациональной компоновки форм
документов, установления оптимального
объема реквизитов.
Список
используемой литературы
- ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами: межгосуд. ст.–т. — Введ. 2001–01–25. — М.: Изд–во стандартов, 2002.
- ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 1998–02–27. — М.: Изд–во стандартов, 2001.
- О стандартизации: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. — М.: Приор, 2003.
- Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003
- Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез",
2000
- Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие /
- Рогожин М.Ю. Делопроизводство: Учебник. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2008.
- Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник / Румынина Л.А. - М.: Мастерство, 2002.