Свойства и признаки документа

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция  тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) .

Культурная функция - способность документа сохранять  и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). 
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.  
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время .

В первую группу входят все  документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории  относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического  источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему. 
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Автор документа, как  правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры.

 

1.3 Материальные носители информации

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые  служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

1) бумажные носители (носители  информации на бумаге несветочувствительные,  носители для репрографических  процессов - термобумага, диазобумага,  фотопленка, калька и т.д.),

2) микроносители визуальной  информации,

3) звуконосители, 

4) видеоносители, 

5)магнитные носители,

6) перфоносители магнитные  для записи кодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информации.

Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличии от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п. 
Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Документы на новейших носителях  информации делят на:

1. Документы на перфорированных  носителях информации (перфоленты, перфокарты и др.)

2. Документы на магнитных  носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски)

3. Документы на оптических  носителях информации (оптические  документы) - микрографические документы  (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью  лазерного луча (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).

4. Документы на галографических  носителях информации (галограммы).

 

 

 

2. Основные документы управления (ОРД)

 

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Можно выделить следующие основные группы документов:

- организационные документы  предприятия (устав, учредительный  договор, структура и штатная  численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила  внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы  (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

-  документы по личному  составу (приказы по личному  составу, трудовые контракты,  договора, личные дела, личные карточки  формата Т-2, лицевые  счета  по заработной плате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские  документы предприятия (главная  книга, годовые отчеты, бухгалтерские  балансы, счета прибылей и убытков,  акты ревизий,    инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые  книги);

- информационно-справочные  документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие вопросы его деятельности (это налоги, охрана окружающей среды). Эти документы составляют отдельную группу нормативных документов вышестоящих организаций.

 

 

Заключение

 

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т. д. (далее – документы), включенные в ОК011-93 «общероссийский классификатор» управленческой документации (ОКУТ) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов: требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

 

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.
2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995
3. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
5. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998
6. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999
7. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999
8. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.