Технология формирования дел в делопроизводстве

Если дело будет  состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела⁹.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов  номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел  следует располагать в следующей  последовательности:

Заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Сначала идут заголовки  дел, содержащие распорядительные документы вышестоящих органов, а затем распорядительные документы руководства организации.

Заголовки дел  плановой документации.

Заголовки дел  отчетной документации.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или  географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. ¹⁰

Нельзя формулировать  заголовки дел так, чтобы в  одном деле объединялись документы  различной ценности, с различными сроками хранения.

 

 

4. Количество единиц хранения

 

В 3-ей графе  номенклатуры дел указывается количество единиц хранения, т.е. томов или частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Если число листов больше, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.

 

5. Сроки хранения дел

 

В 4-ой графе  номенклатуры дел указываются сроки  хранения дела. Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности.

Сроки хранения - важное основание для группировки  документов в дела, так как документы  с постоянным сроком хранения, сроками  хранения до 10 лет и свыше 10 лет  не могут помещаться в одно дело.

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документа.

Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают:

• Типовыми
• Ведомственными

Типовые перечни  составляются для определения сроков хранения документации, характерной  для подавляющего большинства организаций  Российской Федерации. Они бывают следующих видов:

Перечень типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с  указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

Перечень научно-технической  документации, подлежащей приему в государственные архивы. ¹¹

На основе типовых  перечней разрабатываются ведомственные  перечни, в которые включается наиболее полный систематизированный состав документов, характерный для данной организации.

"Перечень  типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения" является основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе на уничтожение типовых управленческих документов. Перечень является обязательным для применения, так как носит нормативный и универсальный характер, поскольку может использоваться организациями, различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности.

Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повышать срок хранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. ¹²

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который  следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 2006 г., исчисляется с 1 января 2007 г.

В номенклатуре дел, проставляя сроки хранения, в 4-ой графе можно поставить отметку "до минования надобности". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются самой организацией, но этот срок не может быть менее года.

 

6. Примечание

 

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки  о заведении дел, о переходящих  делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В течение года номенклатура может быть дополнена  новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией. Для этого  в конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных  номеров.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел (Приложение 2).

В итоговой записи отдельно указывается количество дел  постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется  дата составления.

Номенклатура  составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура  дел структурного подразделения (Приложении 3) должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. ¹³

Номенклатура  дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают  и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел. ¹⁴

3. Формирование и оформление дел

 

"Дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"¹⁵

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций: распределение  и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

"Формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела". ¹⁶

После того как документы  исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых  заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении документов в дело", по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными  принципами. Наиболее существенными  и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. ¹⁷

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях". ¹⁸

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). ¹⁹

Копии приказов о наложении  взысканий, поощрениях, изменении фамилии  и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел  следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

в дела подшиваются  только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы  подшивать в дело запрещается;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

документы постоянного  и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

Ксерокопии  факсограмм, телефонограмм и электронных  документов помещаются в дела на общих  основаниях;

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории  дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. ²⁰

Толщина каждого  дела не должна превышать 30-40 мм, что  составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно  облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

В зависимости  от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

оформление  реквизитов обложки по установленной  форме (ГОСТ 17914-72);

нумерацию страниц;

составление заверительной  надписи;

составление в  необходимых случаях внутренней описи дела;

подшивку или  переплет;

внесение необходимых  изменений в обложку. ²¹

В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме  листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым  карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем  углу.

Документы с  собственной нумерацией листов, в  том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.