Технология работы с конфиденциальными бумагами

     Число копий секpетных документов фиpмы должно стpого учитываться, а копиpовальные машины - снабжаться счетчиком копий и ключом, запускающим машины в действие. Использованная копиpовальная бумага и лента уничтожаются под контpолем ответственных лиц.

     Руководство фиpмы может издавать секpетные пpиказы, котоpые касаются опpеделенного контингента сотpудников и не должны быть известны всем остальным. Для выделения таких пpиказов от несекpетных pекомендуется пеpед его номеpом ставить "О" в случае, если пpиказ секpетный, и "ОО" - если пpиказ совершенно секpетный.

     Даже тщательно охpаняемые тайны фиpмы могут стать известны конкуpентам из обычных публикаций для шиpокой публики, если пустить это дело на самотек. Поэтому один из служащих фиpмы обязательно должен быть наделен самыми шиpокими властными полномочиями для того, чтобы заниматься пpедваpительной цензуpой готовящихся бpошюp, pекламных объявлений, и иных матеpиалов для выставок, конгpессов, а также выступлений, научных и иных публикаций сотpудников фиpмы.

 

Глава 3. Технологии обработки конфиденциальных документов

     Обработка конфиденциальных документов - процесс, который требует профессиональных знаний и комплексного подхода, поскольку уничтожение, утрата или передача таких документов третьим лицам чреваты для предприятия разного рода неприятностями, а также потерей прибыли.

     В бизнес - структурах в категорию конфиденциальных входят документы, которые предприниматель может отнести к тайне мастерства, тайне организации и предпринимательской (коммерческой) тайне в соответствии с существующим законодательством.

     Кроме этого, конфиденциальными считаются базы данных и документы, в которых фиксируются персональные данные сотрудников и содержатся сведения о технических и технологических новшествах.

     Обработка документов такого характера должна осуществляться исключительно специалистами, которые хорошо знакомы с принципами работы с конфиденциальной документацией, чётко выполняют инструкции и рекомендации, изложенные в научно-методической литературе и законодательных актах, и владеют технологиями обработки конфиденциальных документов. Обратившись в компанию "Архивный центр", вы можете быть полностью уверены, что обработка документов будет выполнена надлежащим образом.

     Обрабатывать конфиденциальную документацию собственными силами не рекомендуется в силу того, что специалисты компании вряд ли знакомы с технологиями обработки и хранения конфиденциальных документов и могут совершить ошибки, которые затем будет сложно или даже невозможно исправить.

     Технологии обработки конфиденциальной информации основаны на единой методической и научной основе, которая способна обеспечить всеми необходимыми сведениями производственные и управленческие процессы предприятия. Эта задача может быть решена лишь благодаря выполнению ряда условий:

- обработка  конфиденциальных документов и их хранение производится централизованно;

- обработке  должны подвергнуться все документы  этой категории и ни один  не должен быть упущен;

- все действия, производимые с бумажными и  электронными документами, должны  быть учтены;

- должностное  лицо, ответственное за работу с конфиденциальной документацией, должно в обязательном порядке контролировать правильность выполнения всех операций учёта;

- учитываться  и сохраняться должны и документы,  и учётные формы; 

- работа с  конфиденциальными документами должна проводиться на основании письменного разрешения руководителя предприятия и все обращения персонала к такому документу должны быть зафиксированы;

- выполнение  персоналом правил работы с  конфиденциальными базами данных, делами и документами должно контролироваться;

- регулярно  требуется проверять наличие  документов в базах данных, делах  и у исполнителей, а также ежедневно  контролировать местонахождение,  целостность, комплектность и  сохранность каждого документа,  относящегося к разряду конфиденциальных;

- процедура  уничтожения конфиденциальных документов  осуществляется коллегиально;

- копирование  и размножение документов данной  категории осуществляется лишь  с письменного разрешения руководителя, а технологии выполнения данных  процедур должны контролироваться.

     Организовать процесс работы с конфиденциальными документами под силу лишь профессионалам. Необходимо создать надёжную и эффективную систему работы с информацией, которая не должна попасть в чужие руки.

Заключение

     Работа с документами, содержащими коммерческую тайну, имеет определенные особенности. Так, руководитель предприятия своим приказом назначает должностное лицо, отвечающее за учет, хранение и использование документов, имеющих гриф ограничения доступа.   Руководитель фирмы должен упоpядочить соответствующим образом пpоцессы фиксации секpетной инфоpмации в деловых бумагах и оpганизовать их движение таким обpазом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затpуднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя. Также необходимо соблюдать процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну.

     Неотъемлемым аспектом работы с конфиденциальными документами является установление разрешительной системы работы с конфиденциальными документами. Данной системой необходимо предусмотреть порядок санкционирования доступа к документам и носителям с ними как непосредственных работников предприятия, так и деловых партнёров (при необходимости).

     Только неукоснительное соблюдение всех норм и правил по работе с коммерческими документами, содержащими конфиденциальные данные, позволит избежать незапланированных трат и убытков от их утери или разглашения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Шрамкова И.Г. Защита и обработка конфиденциальных документов: учеб. пособие / И.Г. Шрамкова, Ю.Г. Крат. – Хабаровск : Изд-во ДВГУПС, 2008.  – 140 с.
2. Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г., Дёмушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник./  Издательство: Логос, 2011 г. - 448 с.
3. Документационное обеспечение управления: курс лекций / Жохова Л.А., Дежкина Ю.А.: Издательство МГОУ, 2010 г. - 144 с.
4. Документоведение: учебник Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Издательство: Логос, 2011 г - 351 с.
5. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие Издательство: Книжный мир, 2008 - 415 с.