Учет личного состава

Для учета  личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные  формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении Унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Кроме того, каждая организация может разрабатывать  и утверждать самостоятельно те формы  первичных и учетных документов, которые ей необходимы для ведения  учета с учетом требований, предъявляемых  Федеральным законом от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» см. Приложение 1.

Основанием  для расчета оплаты труда работника  служат трудовые договоры, приказы, а  также документы о фактическом  использовании рабочего времени. Это  могут быть как табеля учета рабочего времени, так и сдельные наряды и мн.др.

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить нормальные условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего распорядка, действующие в организации.

Трудовой  договор, заключаемый, с работником не имеет определенной унифицированной формы, но, однако, данный документ должен содержать определенные данные:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица);
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор  являются следующие условия:

• место работы и его местонахождения;
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым Кодексом или иным федеральным законом РФ;
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада(должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
• условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Трудовой  договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, а второй хранится у работодателя. О получении трудового договора работник письменно подтверждает на экземпляре работодателя о получении экземпляра договора. Данное правило является обязательным в силу статьи 67 Трудового Кодекса Российской Федерации.

На основании  трудового договора оформляется приказ (распоряжение) работодателя о приеме работника на работу (форма №Т-1) и если это не один работник, топриказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а), составляется лицом, уполномоченным на это организацией.

В приказах указывается  помимо даты издания приказа, дата с  какой работник обязан приступить к своим трудовым обязанностям, а также указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно-отсутствующего работника для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляется работнику под расписку.

На основании  приказа вносится запись в трудовую книжку работника о приеме на работу и заполняется личная карточка работника (форма №Т-2) или личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС), а в бухгалтерии   открывается лицевой счет работника.

Трудовая  книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения  ими работодателей устанавливаются  уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. 

Личная карточка работников и государственных служащих заполняются на лиц, принятых на основании приказа о приеме на работу и трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (при в наличии) и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных работником о себе. В личной карточке предусмотрено отражение данных о размерах оплаты труда, надбавок предусмотренных трудовым договором, а также сведений об ежегодных и дополнительных отпусках.

Личная карточка государственного служащего применятся для учета лиц, замещающих государственные  должности государственной службы.

Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное  расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом.

Учетная карточка научного, научно-педагогического  работника (форма №Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждений и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидат наук, аттестата доцента и пр.), а также сведений сообщенных о себе работником. На каждого научного и научно-педагогического работника также ведется личная карточка по форме №Т-2.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма   №Т-5) иприказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем или уполномоченным им лицом, объявляется под расписку работнику (работникам). На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете работника и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) иприказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма №Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время  с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие  изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного  им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении) (форма N Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма N Т-8а)применяются для оформления и учета увольнения работника (ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к  приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

На  основании приказа (распоряжения) о  прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма N Т-9) иприказ (распоряжение) направлении работников в командировку (форма N T-9a) применяются для оформления и учета направления работника (ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия (ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (ых), а также цель, время и место (а) командировки.

При необходимости  указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия  направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма №Т-10) Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9).

После возвращения  из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый  отчет (форма N АО-1) с приложением  документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления в  командировку и отчет о его выполнении(форма №Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма №Т11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.