Учет взаимоотношений с персоналом по оплате труда

Основы бухгалтерского учета

Тема: Учет взаимоотношений с персоналом по оплате труда  

1. Документальное оформление взаимоотношений  с персоналом

Основным нормативным документом, который регулирует взаимоотношения  работодателя и работника, является Трудовой Кодекс Российской Федерации. Эти взаимоотношения, как и другие процессы, которые происходят в организации, должны быть документально оформлены. Формы документов для оформления взаимоотношений с работниками утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В Положении формы разделены на две группы. Первая группа - это формы документов по учету кадров. Вторая - формы документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Перечислим формы документов по учету кадров:

• № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"
• № Т-2 "Личная карточка работника"
• № Т-3 "Штатное расписание"
• № Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника"
• № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу"
• № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"
• № Т-7 "График отпусков"
• № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)"
• № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
• № Т-10 "Командировочное удостоверение"
• № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"
• № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника"

Теперь перечислим формы по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда. Эти документы обычно заполняет именно бухгалтер, в то время как вышеперечисленные относятся к ведению кадровой службы.

• № Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда"
• № Т-13 "Табель учета рабочего времени"
• № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость"
• № Т-51 "Расчетная ведомость"
• № Т-53 "Платежная ведомость"
• № Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей"
• № Т-54 "Лицевой счет"
• № Т-54а "Лицевой счет (свт)"
• № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику"
• № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)"
• № Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы"

Когда работник поступает на работу, с ним заключается трудовой договор. Особенностям заключения трудовых договоров посвящен раздел III "Трудовой договор" ТК РФ. В частности, ТК содержит список обязательных реквизитов такого договора. В частности, договор может содержать следующие пункты:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя
• место и дата заключения трудового договора
• место работы
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)
• дата начала работы, в случае со срочным трудовым договором - срок его действия
• условия оплаты труда, размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты
• режим рабочего времени и времени отдыха
• другие условия - об испытательном сроке, о правах и обязанностях работника и работодателя и т.д. - в соответствии с ТК РФ и другими нормативными актами.

Трудовые договора могут заключаться  на неопределенный срок либо на определенный срок. Договор составляют в двух экземплярах - после того, как их подпишут работник и уполномоченное лицо работодателя - каждой из сторон договора достается по одному экземпляру.

Трудовой  Кодекс достаточно мягко регламентирует структуру трудового договора, как правило, каждая организация разрабатывает собственные трудовые договора для различных категорий сотрудников.

Существует  еще один очень важный документ, который сопровождает работника  всю его трудовую жизнь. Этот документ - трудовая книжка. Ведению и хранению трудовых книжек в организациях уделяют особое внимание. В частности, лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, назначается приказом руководителя организации. Если работник впервые поступил на работу (то есть - не работал до этого по договору) - организация заводит для него трудовую книжку - чистые книжки можно найти в канцелярских магазинах. В законодательстве трудовым книжкам уделено большое внимание. Так, трудовой книжке посвящена ст. 66 "Трудовая книжка" ТК РФ. В частности, эта статья указывает на то, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По  желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Форму, порядок ведения трудовых книжек и другие сопутствующие вопросы  регламентируют Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 "О трудовых книжках" (в ред. от 19.05.2008 г.), Постановление Министерства Труда и Социального Развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 "Об утверждении инструкции по заполнению

2. Формы и системы оплаты труда

Существуют различные формы  и системы оплаты труда. Работодатель обычно сам выбирает форму и систему  оплаты труда в зависимости от особенностей своей организации.

Выделяют  две основные формы оплаты труда: сдельную и повременную.

При повременной форме оплаты труда применяются следующие системы оплаты:

Почасовая оплата - при такой форме устанавливается  тарифная ставка за час работы, а заработная плата получается в результате умножения тарифной ставки за час и количества отработанных часов. Например, в организации труд квалифицированных программистов оплачивается по ставке 800 рублей в час. Программист, отработавший 3 часа, получит 2400 рублей.

Повременно-премиальная система заработной платы предусматривает выплату премий работникам по различным показателям.

Дневной оклад - заработная плата вычисляется как произведение отработанных дней и дневной ставки.

Месячный оклад - работнику устанавливается фиксированная заработная плата за месяц. Причем, при такой системе оплаты труда, если работник отработал месяц не полностью - его заработная плата уменьшится соответствующим образом.

В бухгалтерском учете расчетов с персоналом есть такое понятие, как количество рабочих дней в  месяце. Это количество зависит от режима рабочего времени, принятого  на предприятии (например, 5 рабочих дней с двумя выходными), от различных праздников, которые учитываются при расчете количества рабочих дней. Предположим, в одном из месяцев было 23 рабочих дня. Месячный оклад работника составляет 10000 рублей. Он отработал лишь 20 дней из 23 рабочих. Его заработная плата будет равняться 10000х20/23= 8695. Как видите, три пропущенных дня стоили работнику довольно серьезного уменьшения заработной платы.

При сдельной форме оплаты труда  применяют следующие системы  оплаты:

Простая сдельная - количество единиц продукции, изготовленное работником, умножается на сдельную расценку. То есть, например, если работник изготовил 100 деталей при расценке 10 рублей за одну деталь, он получит 1000 рублей (100х10). Подобный подход может применяться к любым видам деятельности, допускающих оценку произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

Сдельно-премиальная - помимо обычных сдельных расценок она предусматривает премии. Премии могут выплачиваться по достижению определенных результатов работы, бывают премии, приуроченные к каким-либо датам.

Сдельно-прогрессивная система оплаты труда подразумевает увеличение расценок при росте выработки, при перевыполнении плана. Например, в плане может быть предусмотрено изготовление работником 100 деталей в месяц, и указано, что эти детали оплачиваются по ставке 10 рублей за штуку, а детали, изготовленные им после выполнения плана, оплачиваются по ставке 11 рублей за штуку.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени  не может превышать 40 часов в неделю. Исходя из этой нормы, рассчитывают показатели рабочего времени за неделю, месяц, год, а так же - показатели сокращенного рабочего времени, предусмотренного для некоторых категорий сотрудников.

Обычная рабочая неделя - это 5 рабочих дней по 8 часов и два выходных (суббота и воскресенье). Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, существуют особые нормативы оплаты сверхурочной работы.

3. Особенности бухгалтерского учета  заработной платы

Для учета расчетов по заработной плате (а так же - по любым другим доходам, полученным сотрудниками в организации) в бухгалтерском учете используется счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

По  кредиту этого счета, в соответствии с Планом счетов, отражаются следующие  суммы:

Суммы оплаты труда, причитающиеся работникам - в корреспонденции с различными счетами для учета затрат. Например, возможны такие записи:

Д20 К70 - начислена заработная плата работникам основного производства

Д26 К70 - начислена заработная плата управляющему персоналу организации

Д08 К70 - начислена заработная плата работникам, занятым в подготовке основных средств к работе

Д28 К70 - начислена заработная плата работникам, участвующим в исправлении забракованной продукции

Д91 К70 - начислена заработная плата работникам, занятым в ликвидации основного средства

Суммы оплаты труда, начисленные за счет специального резерва - в корреспонденции со счетом 96 "Резервы предстоящих расходов". Здесь возможна такая запись:

Д96 К70 - начислены работнику отпускные за счет резерва на оплату отпусков

Суммы начисленных пособий по социальному  страхованию - в корреспонденции  со счетом 69 "Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению".

Д69 К70 - начислены больничные

Суммы начисленных доходов от участия  в капитале организации - в корреспонденции со счетом 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

Д84 К70 - начислены доходы по акциям компании, принадлежащим работнику компании

По  дебету счета 70 отражаются выплаченные  суммы заработной платы:

Д70 К50 - выплачена заработная плата из кассы организации

Д70 К51 - перечислена заработная плата работнику по безналичному расчету

Так же по дебету счета 70 отражаются удержания  из заработной платы - налоги, платежи по исполнительным документам, штрафы, удерживаемые из заработной платы. Например, следующая запись:

Д70 К68 - на сумму удержанного из заработной платы НДФЛ

По дебету счета отражаются начисленные, но не выплаченные суммы заработной платы:

Д70 К76 - депонирована невыплаченная заработная плата

Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

4. Начисление заработной платы

Особенности начисления заработной платы зависят от особенностей применяемой в организации формы и системы оплаты труда, причем, в организациях обычно применяется несколько различных способов оплаты труда для работников различных категорий. Рассмотрим пример начисления заработной платы при использовании простой повременной оплаты труда.

При исчислении заработной платы используются следующие документы:

1. Личная карточка работника (форма № Т-2), содержащая информацию о размере тарифной ставки, о доплатах и надбавках к заработной плате работника
2. Первичные документы по учету фактически отработанного времени, например, это форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени"
3. Приказы руководителя организации, например - о премировании работника в честь юбилея

Предположим, к работнику применяется  почасовая оплата труда с учетом рабочего времени в табеле учета  рабочего времени. Работник отработал  в текущем месяце 170 часов при  часовой ставке 100 рублей. Начисленная ему заработная плата составит 100х170=17000 рублей. Предположим, нашего работника зовут Иванов И.И., он работает на основном производстве компании, а это значит, что начисление ему заработной платы можно оформить такой бухгалтерской записью:

Д20 К70-Иванов И.И. 17000 руб. - начислена заработная плата работнику основного производства Иванову И.И.

Итак, мы начислили работнику заработную плату. Значит ли это, что наш сотрудник  получит именно 17000? Нет, не значит. Дело в том, что прежде чем заработную плату выплатят работнику, из нее удержат некоторые суммы. К тому же, затраты организации на оплату труда работника не ограничиваются, собственно, суммой оплаты труда. Есть такое понятие, как Единый социальный налог - налог, зависящий от заработной платы работника и уплачиваемый организацией. Но обо всем по порядку

5. Удержания из заработной платы:  НДФЛ

Выше мы упоминали о том, что  на счете 70 учитываются начисления и удержания из заработной платы. Одно из непременных удержаний, которым непременно подвергается любая начисленная заработная плата - это Налог на доходы физических лиц.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) регламентирован Главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. Плательщиками налога признаются физические лица и индивидуальные предприниматели. Причем, налоговые резиденты платят налоги с любых доходов, а лица, не являющиеся налоговыми резидентами - лишь с доходов, полученных ими на территории РФ. Понятие налогового резидента определено в ст. 207 НК РФ. Это - лицо, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Здесь надо отметить, что налогообложение  доходов налоговых резидентов и  нерезидентов существенно различается. Так, доходы резидентов (как правило  это - обычные граждане РФ, живущие и работающие на ее территории) облагаются налогом по ставке 13%, в то время, как доходы иностранных граждан, которые, как правило, и являются нерезидентами, облагаются по ставке 30%. Однако, налоговые резиденты платят налоги с доходов, полученных как на территории РФ, так и за ее пределами, а нерезиденты обязаны заплатить налоги лишь с доходов, полученных на территории РФ. В отношение отдельных доходов налоговых нерезидентов возможно применение ставки 13%. Некоторые доходы, такие, как, например, доходы в виде дивидендов, полученные налоговыми резидентами, облагаются по ставке 9%.

Работники организаций не платят НДФЛ самостоятельно - за них это делает их организация, которая является налоговым агентом по НДФЛ. Налоговые агенты занимаются перечислением "чужого" налога в бюджет.

Налогом на доходы физических лиц  облагаются не только денежные доходы работника, но и доходы в другой форме. Однако налогом облагаются далеко не все доходы, например, алименты, получаемые налогоплательщиком, вознаграждения доноров за сданную кровь и еще множество видов доходов (ст. 217 НК РФ) налогом не облагаются.

Таким образом, объектом налогообложения НДФЛ является доход плательщика, а налоговая база для исчисления НДФЛ - это совокупность доходов различных видов.

Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год.

При исчислении НДФЛ применяется несколько видов налоговых ставок:

Основная налоговая ставка: 13%. Именно по этой налоговой ставке исчисляется НДФЛ в большинстве случаев. Например, НДФЛ с заработной платы сотрудника организации мы будем исчислять именно по этой ставке.

35% - на сумму выигрышей и призов  и на некоторые другие доходы

30% - на доходы физических лиц,  не являющихся налоговыми резидентами  РФ, но получающими доходы на  ее территории

9% - на дивиденды от долевого участия в деятельности организаций, полученных физическими лицами - налоговыми резидентами РФ.

При исчислении НДФЛ применяется такое понятие, как налоговые вычеты. Налоговый вычет - это сумма, на которую можно уменьшить налоговую базу (то есть сумму доходов налогоплательщика) перед исчислением суммы налога. Существует несколько видов налоговых вычетов по НДФЛ:

1. Стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ). Их существует четыре (3000 рублей, 500 рублей, 400 рублей и 1000 рублей - подпункты. 1-4 п.1 ст. 218 НК РФ), каждый из них имеет список лиц, к которым можно применять данный вычет. В частности, среди стандартных налоговых вычетов наиболее распространен вычет в размере 400 рублей для налогоплательщиков, чей доход в текущем налоговом периоде не превысил 40000 рублей. Еще один распространенный вычет - вычет в размере 1000 рублей на каждого ребенка налогоплательщика до тех пор, пока сумма дохода налогоплательщика с начала налогового периода не превысит 280000 рублей. Если к налогоплательщику можно применить несколько вычетов, то действует следующее правило: вычет на ребенка предоставляется в любом случае, а среди остальных вычетов выбирается максимальный, после чего они суммируются.
2. Социальные налоговые вычеты (ст. 219 НК РФ) - это суммы доходов, перечисленных налогоплательщиком на благотворительность, суммы, потраченные на собственное обучение или на обучение своих детей.
3. Имущественные налоговые вычеты (ст. 220 НК РФ) - это вычеты, равные величине доходов, полученных от продажи недвижимости (например, квартиры) - в случае, если недвижимость принадлежала налогоплательщику более 3-х лет - доходы от продажи не облагаются НДФЛ в любой сумме, а вот если менее 3-х лет - к вычету можно применить лишь суммы, не превышающие 1 миллиона рублей (250000 рублей по отдельным видам недвижимости)
4. Профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ) - определяют некоторые категории профессиональной деятельности, доходы по которой можно уменьшить на величину понесенных расходов, подтвержденную документально или на величину норматива, установленного в НК. Например, создатель видеофильма может уменьшить величину налогооблагаемой базы (дохода от продажи этого фильма, например) на 30% и получить, таким образом, налоговую базу для исчисления налога.

Итак, вспомним вышеприведенный пример. Сотруднику Иванову И.И. была начислена заработная плата в размере 17000 рублей. Он является налоговым резидентом РФ, значит, мы будем облагать его доход налогом в размере 13%. У нашего сотрудника есть один ребенок, доход сотрудника с начала налогового периода составляет 20000 рублей. Это значит, что мы можем применить к нему два налоговых вычета.

Обычно для применения налогового вычета требуется письменное заявление  работника. Причем, стандартный вычет  в 400 рублей делается на основе заявления  в свободной форме, а вот остальные вычеты требуют наличия документов, подтверждающих право на эти вычеты.

Итак, применим при расчете суммы НДФЛ следующие вычеты:

Вычет в размере 400 рублей - стандартный  налоговый вычет

Вычет в размере 1000 рублей - стандартный  налоговый вычет на одного ребенка

Таким образом, получаем следующее:

17000 - 400 - 1000 = 15600 рублей

15600 х 13% = 2028 рублей

2028 рублей - размер НДФЛ, который мы должны удержать из заработной платы работника следующей проводкой:

Д70 К68 2028 руб. - удержан НДФЛ из заработной платы работника.

Организация перечисляет НДФЛ в бюджет авансовыми платежами с некоторой периодичностью.

Теперь заработная плата, которая причитается сотруднику, составляет:

17000 - 2028 = 14972 рубля.

Но и здесь далеко не факт что  он получит именно эту сумму. Дело в том, что помимо НДФЛ из заработной платы могут быть сделаны другие удержания. Например, это может быть выплата алиментов, вычеты по исполнительным листам, удержания за ошибочно выплаченные ранее суммы и так далее.