Унифицированные системы документации, их роль в управлении

Имеются следующие спорные вопросы:

Организационное обеспечение ДОУ. В проекте изложены функции и задачи ДОУ как в тексте, так и в приложении, что усложняет восприятие проекта в этой части.

Не отражен вопрос о нормативах численности служб ДОУ, хотя в литературе есть ряд интересных предложений по этой части.

В связи с изданием ГОСТа по оформлению реквизитов документов в проекте ГСДОУ не нашли отражения эти сюжеты, хотя можно бы было раскрыть не все 29 реквизитов, а несколько основных обязательных для каждого документа.

В проекте ГСДОУ не имеется раздела "Документирование работы с обращениями граждан", что сужает сферу его применения.

Выход нового ГОСТ Р6.30-2003 конечно же отражает развитие УСОРД в духе требований времени.

Но при этом в данном ГОСТе остались нерешенными пожелания многих ученых-документоведов в таких банальных сферах как установление размера левого поля документа 35 мм, так как существующий размер 20 мм при подшивке документа не позволяет впоследствии видеть весь его текст.

Потом такая «мелочь» как составление таблиц в документе. При существующем порядке требуется проставлять номер строки таблицы в первом поле перед его содержимым. Кажется мелочь, а она влечёт за собой немалые последствия. На сегодняшний день подавляющее большинство документов изготавливается при помощи компьютера. При этом зачастую используются специальные программы. Многие данные в таблицы заносятся из баз данных, а содержимое самого документа потом снова заносится в базу данных, где нумерация строк является как правило, уникальным индексом. Такой подход в ГОСТе вынуждает или его не соблюдать при написании программ программистами или значительно увеличивать текст программы из-за внесения в тест программы операций конактенации (объединения) строк при запросе данных для таблицы из базы данных с последующей операцией разделения строк при занесении новых данных в базу данных. Да и читабельность таблиц от такого оформления не улучшается.

2.2 Перспективы развития  унифицированной системы документации

Основополагающую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть федеральный закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией между ведомствами, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации межведомственного документооборота. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Тем более, что существует его проект, который отражает требования сегодняшнего дня в сфере УСОРД.

Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному пониманию сущности «документа» и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.)

Закон также мог бы установить правовые основы документирования, общие для всех органов государственного управления и организаций любого типа и формы собственности. Документирование в делопроизводстве любых организаций должно стать нормой, помогающей государству в решении фискальных (налоговых), статистических, социальных (пенсионного обеспечения) задач. В этой связи в законе должен быть определен и термин «документирование», как способ превращения зафиксированной информации в документ с использованием разнообразных современных технических средств и технологий.

Закон мог бы решить вопрос о том, какой орган осуществляет государственное управление документацией. В настоящее время эта функция в полном объеме ни за кем не закреплена. Традиционно вопросы документационного обеспечения управления находятся в ведении архивных органов.

В соответствии с действующим положением о Федеральной архивной службе России одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве.

Права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.

Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.

Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль:

- за соблюдением обязательных  требований к документированию  и передаче документированной  информации;

- разрабатывать государственные  стандарты в области управления  документацией и участвовать  в работах по международной  стандартизации;

- устанавливать порядок  применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории  Российской Федерации;

- согласовывать проекты  законодательных и иных межведомственных  нормативных актов, затрагивающих  вопросы документации:

- организовывать профессиональную  подготовку и переподготовку  кадров в области управления  документацией.

Сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.

Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех. доступ к которым ограничен законом.

Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.

До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и. прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота: придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций-разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.

Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспортно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации. Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:

- проводить экспертизу  проектов нормативных актов по  вопросам делопроизводства:

- оценивать качество методических  разработок, учебных программ и  пособий межотраслевого характера:

- определять основные  направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;

- вырабатывать рекомендации  и предложения по гармонизации  терминологии, совершенствованию работы  служб делопроизводства, унификации  и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых  систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;

- заслушивать информацию  органов государственной власти  и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии  и перспективах развития делопроизводства;

- давать рекомендации  в пределах своей компетенции  по разрабатываемым нормативным  и методическим документам, проектным  и технологическим решениям в  области делопроизводства;

- рассматривать предложения  о профессиональной подготовке  кадров и проведении научных  исследований в сфере работы  с управленческой документацией;

- изучать отечественный  и зарубежный опыт делопроизводства  и возможность его применения, организовывать обмен опытом  и пропаганду новых современных  методов и приемов работы с  документами;

- осуществлять подготовку  предложений по заключению международных  договоров, направленных на совершенствование  делопроизводства. В Комиссию было  бы целесообразно включить представителей  федеральных органов власти, органов  власти субъектов Российской  Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов  учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.

Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.

Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие единые требования к административной документации. В их число целесообразно включить:

- государственную систему  документационного обеспечения  управления;

- типовые инструкции по  документационному обеспечению  управления в различных отраслях  деятельности или хозяйствования;

- типовые положения о  службе документационного обеспечения;

- типовые положения о  порядке документирования деловой  информации:

- типовые положения о  порядке организации поиска документов  и использования документированной  информации;

- регламент государственного  учета документов Архивного фонда  Российской Федерации;

- типовые перечни документов  постоянного срока хранения;

- перечни типовых документов  с указанием сроков хранения;

- государственные стандарты;

- общероссийские классификаторы  документов и систем документации, реквизитов документов и иных  информационных элементов.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.

В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.

Решению технологических задач автоматизации межведомственного документооборота способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6 30-2003 УСД. Система ОРП Требования к оформлению документов.

Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами

Однако для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.