Унификация документации

Содержание:

 

 

1. Унификация  документации – сущность, цель, виды  унифицированных систем документов.------------------------------------------------------------------------ 2

2. Деловые  беседы – правила и приемы  ведения ----------------------------------- 9

Практическая часть ---------------------------------------------------------------------- 15

Список используемой литературы ---------------------------------------------------- 17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Унификация  документации – сущность, цель, виды  унифицированных систем документов.

 

Любой документ, создаваемый  в обществе, входит в соответствующую  систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных  документов, используемых в определенной сфере деятельности.

Отнесение документов к  той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы  в зависимости от обслуживаемой  ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

При управлении любыми организациями  или предприятиями разрабатываются  сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации.

Под унификацией понимается «приведение  чего-либо» к единой системе; форме, единообразию». По официальному определению  унификация – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Таким образом унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

▪ разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

▪ внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

▪ ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

▪ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

▪ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Под унификацией в широком теоретическом  смысле обычно понимают оптимальное  сокращение числа элементов в  объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность  унификации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Унифицированная форма  документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с  решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

Таким образом, объектами  унификации документа должны быть как  его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Вообще при унификации документов необходимо строить их формы  так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда. Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки  документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным  функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Разрабатываемые унифицированные  формы документов объединяются в  унифицированные системы документации (УСД). УСД — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов

Государственная система  документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Государственная система  документационного обеспечения  управления по самоопределению —  совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях без всяких уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность управленческой документации, а учитывая типовой характер этих требований и их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю документацию, использующую в процессе своего оформления те или иные реквизиты, установленные ГСДОУ.

Основные положения  ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации  работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие  виды документов:

• По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
• По происхождению (служебные и личные документы).
• По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
• По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
• По месту составления (внутренние и внешние).
• По наименованию (приказы, указы, отчеты).
• По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Унифицированные системы  управленческой документации разработаны  на основе:

- единого принципа  построения форм документов;

- регламентации видов  документов, входящих в каждую  систему документации;

- установления совокупности  реквизитов и показателей для  каждого вида документов;

- установления единых  правил составления и оформления  реквизитов документов;

- единства применяемой  терминологии и условных обозначений.

Управленческая документация включает следующие УСД:

- организационно-распорядительной  документации (УСОРД);

- плановой документации (УСПД);

- первичной учетной  документации (УСПУД);

- финансовой, первичной  и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД);

- расчетно-денежной документации (УСРДД);

- отчетно-статистической  документации (УСОСД);

- по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);

- документации по ценообразованию  (УСДЦ);

- документации по торговле (УСДТ);

- документации по изобретениям  и открытиям (УСД И О);

- документации по труду  и социальным вопросам (УСДТСВ);

- документации по бытовому обслуживанию населения (УСД-БОН);

- документации для  планирования и управления работой  транспортного узла (УСДОУТУ).

Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.

Табель унифицированных  форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы  могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным  подразделениям. Табели необходимы для  сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Составление табеля унифицированных  форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой  делопроизводства.

Табель содержит следующие графы.

1. Наименование формы  документа. 

2. Код формы документа  (по Общероссийскому классификатору  предприятий и организация - ОКПО).

3. Дата утверждения  документа. 

4. Периодичность издания. 

5. Структурное подразделение,  ответственное за подготовку документа.

6. С кем согласовывается  документ.

7. Ответственный за  контроль над исполнением документа. 

8. Годовой тираж бланков  и другие.

Таким образом при  унификации текстов документов достигается  сокращение времени на их составление, экономия интеллектуальных затрат, а также облегчается восприятие текста за счет максимальной формализации информации, содержащейся в нем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Деловые беседы  – правила и приемы ведения

 

Умение бесконфликтно  и продуктивно вести беседу - необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры. Общепринятые нормы поведения неразрывно связаны с признанием неповторимости, ценности каждой личности. Это признание реализуется в процессе общения с ним, в ходе равноправной и взаимоуважительной беседы.

Деловая беседа – это  разговор преимущественно между  двумя собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать  во внимание специфические особенности  личности, мотивов, речевых характеристик  друг друга, то есть общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.