Унификация документов: основные понятия, цели, значение. Виды УС Д

Теоретический вопрос № 2. Унификация документов: основные понятия, цели, значение. Виды УС Д.

 

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, то есть унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.

Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты - "опросный лист для получения сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.

В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не имеющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифицированы и стандартизированы.

Унификация однотипных управленческих документов заключается в установлении единообразия их состава и форм.

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, повысит общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

- термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

- организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

- управленческие функции;

- управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг. С тех пор с перерывами ведутся постоянные работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят и национальные организации по стандартизации других стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и форм документов.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Таким образом работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы  документоведения (УСД), которая осуществляется  министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

-  ведение УСД и Отраслевого  классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

- разработку комплексов отраслевых  унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку отраслевых классификаторов  технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание № 15. Составьте распоряжение, используя реквизиты своей организации.

Ответ:

 

Муниципальное учреждение «Городская библиотека»

 

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

21.01. 2009                                                                                      № 2

 

 г.Уяр

 

 О проведении  инвентаризации   имущества   библиотеки.

 

В связи с ночным проникновением в здание библиотеки посторонних лиц необходимо провести инвентаризацию имущества на предмет похищения.   

 Для проведения  инвентаризации  назначается инвентаризационная комиссия в составе:   

1. Председатель, гл. бухгалтер Николаева Нина Михайловна.     

2. Члены комиссии:    

- библиотекарь Шиляева Елена  Алексеевна;

- заведующий хозяйственной частью  Ильин Иван Егорович;

- бухгалтер Будько Валентина Ивановна.

К инвентаризации приступить 22 января  2009 г.                             

    и окончить   20 февраля 2009 г.                         

 Ответственные за исполнение Девина Н.А., заведующая отделом обслуживания городской библиотеки.

 

Директор МУ «Городская библиотека»   Подпись      Е.А.Жук    

 

 

Список литературы

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. - Ростов н/Д., 2001.
2. Давыдова Э.Н. Делопроизводство. - Мн., 2000.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М., 1999.
4. Пшенко А.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса. - М., 2000.
5. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. -  М., 1998.