Унификация документов

Кроме того, все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.

Устанавливается также перечень реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «наименование организации» печатается на бланке полностью, реквизит «ссылка на индекс и дату документа» - только частично (на № __ от _____).

При оформлении документов большое внимание уделяется юридически значимым реквизитам. Назначение этой группы реквизитов - закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:

- реквизиты бланка, которые свидетельствуют о принадлежности документа определенному органу управления, организации. При этом необходимо, чтобы на бланке воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится, что может иметь значение при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;

- печать, являющаяся дополнительным свидетельством подлинности документа. Печать необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для организаций, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и других финансовых операциях. Печать используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;

- индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в организации. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

- дата документа необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;

- подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов этой группы, характерных только для данного вида документов. Устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например «гриф утверждения», «отметка о заверении копии» и др.

На этой схеме видно, что каждый документ можно разделить на 3 части:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
- основную часть (реквизиты текст и приложения);
- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения)

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Схема расположения основных реквизитов на угловом бланке

1.6. Понятийная унификация

-то есть упорядочение терминологии.

Интеграция научных знаний, необходимость привлечения к разработке определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно придти к единому пониманию вопроса и договоренности.

Понятийная унификация проводится в двух направлениях. Прежде всего, следует отметить, что с начала 1990-х годов в федеральных законодательных актах дается определение терминов той сферы, которую они регулируют.

Например, так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

Прежде всего, потребовалось определение терминов в новой сфере – автоматизированных технологиях. К таким законам, в первую очередь, относился закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20. 02. 1995, где были закреплены двенадцать терминов. Многие их них были повторены в Федеральном законе от 04. 07. 1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». В новом Федеральном законе от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» отсутствуют многие термины закона 1995 года, введены новые термины, но главное – ряд терминов получил новые, уточненные толкования.

Для лиц, работающих с конфиденциальными документами, важны понятия из закона «О коммерческой тайне» от 29. 07. 2004 № 98-ФЗ. Здесь определяются понятия: коммерческая тайна; информация, составляющая коммерческую тайну; режим коммерческой тайны; обладатель информации, составляющей коммерческую тайну; передача информации, составляющей коммерческую тайну; контрагент, представление информации, составляющей коммерческую тайну; разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.

Федеральный закон «Об архивном деле» от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами.

Второе направление унификации понятий – разработка стандартов на термины и определения.

Конечно, для секретаря и работника службы делопроизводства на первом месте стоит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», имеющий уже третью редакцию (ГОСТ 16487-70 и ГОСТ 16487-83). ГОСТ Р 51141-98 - Термины и определения - хорошо известен, содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Он используется при разработке инструкций по делопроизводству, постоянно цитируется в учебниках и учебных пособиях. Однако это не единственный стандарт, который надо использовать в организации документационного обеспечения управленческой деятельности.

В 2007 году был принят ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». ГОСТ утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст от 12. 03. 2007. Стандарт предназначен для специалистов в области ДОУ, для руководителей организаций любой организационно-правовой формы и для всех работающих с документами. Этот стандарт дополняет терминологию ГОСТ Р 51141-98. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение (archival authority); система управления документами (records system); документ (record); доступ (access); индексирование (indexing); классификация (classification); конвертирование (conversion); контроль (tracking); контроль действий (action tracking); метаданные (metadata); миграция (migration); обеспечение сохранности (preservation); отбор и передача (disposition); перемещение (transfer) (в отношении места хранения); передача (transfer) (в отношении способа хранения); отчетность (accountability); регистрация (registration); уничтожение (destruction); управление документами (records management). При этом следует обратить внимание, что в скобках даны английские термины, что значительно помогает при работе с англоязычными документами и литературой.

Конечно, указанные стандарты не являются единственными, проводящими унификацию на уровне терминологии.

Каждое из указанных в статье направлений лишь очерчено. Задача статьи и заключалась в том, чтобы привлечь к ним внимание документоведов, так как каждое из них имеет большое практическое значение, заслуживает углубленного изучения в историческом развитии, что должно стать темой дипломной работы, диссертационного исследования и, конечно, отдельных статей.

Заключение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1)  Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2)  Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4)  Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6) Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Список литературы

1.     ГОСТ Р6.30.-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., Издательство стандартов 1997.

2.     М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М., Ифра - М 2001,

3.     М.В. Стенюков «Делопроизводство» (Конспект лекций). – М., «Приор-издат.» 2000,

4.     Т.В. Кузнецова «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) – М., ЗАО «Интел-Синтез» 2000,

5.     Справочная правовая система «Консультант Плюс»

6.     Делопроизводство в системе государственного управления: Уч. Практическое пособие .- М.: «Издательство РФГС», 2002,

7.     Асеев Г.Г., Шейко В.Н. Информационные технологии в документоведении: Учебн. пособие. Х.: ХГИК, 2003-290 с.

8.     Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М.: Издательство стандартов, 1975