Тем же целям
служит Общероссийский классификатор
специальностей по образованию (ОКСО).
Общероссийский
классификатор управленческой документации
(ОКУД) служит основой для кодирования
документов в информационно-поисковых
системах. ОКУД предназначен для решения
задач по регистрации унифицированных
форм документов, их учету, сокращению
применяемых форм документов, а также
для контроля за составом документов и
исключения дублирования унифицированных
форм. Объектами классификации в ОКУД
являются унифицированные формы девяти
действующих в настоящее время унифицированных
систем документации, в том числе организационно-распорядительной,
первично-учетной документации и документации
по труду, используемых для документирования
кадровой деятельности.
К последним
относятся документы по приему, переводу,
увольнению работников, оформлению отпусков,
поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен
проставляться на каждой унифицированной
форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат
регистрации путем включения в ОКУД.
В составе унифицированных
систем документации имеются элементы
дублирования. Например, приказ о приеме
на работу отнесен к организационно-распорядительной
документации и в ОКУД имеет код 0281151, а
форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме
на работу” относится к системе первичной
учетной документации (код 0301006).
К числу нормативных
документов относятся и Межотраслевые
укрупненные нормативы времени на работы
по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты
работников кадровых служб, связанные
с подготовкой и обработкой кадровой документации,
влияют на штатную численность кадровых
служб. С помощью нормативов можно обосновать
необходимую численность работников кадровых
служб, так как суммарная трудоемкость
выполняемых работ - одна из составных
частей формулы расчета штатной численности,
включенной в Укрупненные нормативы. Но
основное значение этого документа - регламентация
состава кадровых документов, а также
последовательности выполняемых операций:
при оформлении
документов при приеме на работу и
увольнении рабочих и служащих;
оформлении и
учете трудовых книжек;
оформлении документов
по учету движения кадров;
составлении статистической
отчетности по учету личного состава;
составлении справок,
разработке планов и выполнении других
работ;
работе по табельному
учету;
работе бюро
пропусков;
работе военно-учетного
стола.
Заключение
Унификация
документов заключается в установлении
единообразия состава и форм управленческих
документов, фиксирующих осуществление
однотипных управленческих функций и
задач.
Унификация
документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов,
типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки, достижения
информационной совместимости различных
систем документации по одноименным и
смежным функциям управления, более эффективного
использования вычислительной техники.
Работа по унификации
включает: разработку УСД, которая осуществляется
министерствами и ведомствами, ответственными
за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных)
УСД в республиканских и отраслевых УСД:
внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение
УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности
информации и их дальнейшее развитие;
разработку комплексов отраслевых унифицированных
форм документов, отражающих специфику
отрасли и не вошедших в УСД, а также их
государственную регистрацию; разработку
отраслевых классификаторов технико-экономической
информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное
и методическое руководство унификацией
и стандартизацией документов, координацию
работ и контроль осуществляет головная
организация по координации внедрения
и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На
отраслевом уровне эту работу ведет головная
организация по внедрению и ведению УСД
и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию
и стандартизацию управленческих документов
следует рассматривать как один
из факторов повышения производительности
управленческого труда. Унификация документов
- это выбор рациональных структур их построения,
приведение документов единообразию на
основе установления рационального количества
их форм и типизация их построения.
Она применяется
не только к управленческим документам,
но и к новым системам. Например, унифицированы
проездные, авиационные и железнодорожные
билеты.
Основными принципами
унификации документов являются:
1) Унификация
от общего к частному. Заключается
в построении формуляра - образца
документов для конкретной системы документации
и установлении на его основе состава
реквизитов для данной системы документации,
отдельных видов документов, конкретного
документа и т. д.;
2) Единообразие
форм документов и правил их
построения, составления, оформления.
Обеспечивается путем максимальной типизации
и трафаретизации документов, унификации
расположения данных на поле документа,
выработки технологий и условных сокращений;
3) Комплексность
унификации. При ее проведении
должны предусматриваться все
требования к документу на всех стадиях
его создания, заполнения, обработки и
хранения. Кроме того, должны учитываться
психофизиологические возможности человека
и параметры технических средств;
4) Информативность.
Означает включение в документы
только тех реквизитов, которые нужны
для решения конкретных задач, для поиска
и подтверждения юридической силы документа;
5) Сокращение
числа видов документов. Достигается
за счет совершенствования методов
управления, например, в направлении
повсеместного применения оргтехники;
стабильность требований к документам
(установлены государственными и отраслевыми
стандартами);
6)Сопряжение
с действующими системами классификации
и кодирования технико - экономической
информации; экономичность. Достигается
за счет обоснованного включения
документов в систему документации, широкого
применения бланков, рациональной компоновки
форм документов, установления оптимального
объема реквизитов.
Список использованных
источников и литературы
I.Источники
1. ГОСТ Р 6.30-2003
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. - М.: Издательство стандартов,
2003.
2. Государственная
система документационного обеспечения
управления: Основные положения:
Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. -- М.: Издательство
стандартов, 1991.
3. ГОСТ Р 51141-98
Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. - М.:
Издательство стандартов, 1998.
4. Общероссийский
классификатор управленческой документации.
Утвержден Постановлением Госстандарта
РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт,
1993.
II. Литература
5. Андреева, В.И.
Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И.
Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп.
-- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез",
2000 - 187 с.
6. Басаков М.И.
Делопроизводство (документационное
обеспечение управления): Учебное
пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336
с.
7. Быкова, Т.А.
ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны
секретарям //Секретарское дело. - 2001
- №2.
8. Кузнецова, Т.