Унификация и стандартизация документов

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой  и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно  обосновать необходимую численность  работников кадровых служб, так как  суммарная трудоемкость выполняемых  работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа  – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

при оформлении документов при  приеме на работу и увольнении рабочих  и служащих;

• оформлении и учете трудовых книжек;
• оформлении документов по учету движения кадров;
• составлении статистической отчетности по учету личного состава;
• составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;
• работе по табельному учету;
• работе бюро пропусков;
• работе военно-учетного стола.

Заключение

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.        

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости  различных систем документации по одноименным  и смежным функциям управления, более  эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией  документов, координацию работ и  контроль осуществляет головная организация  по координации внедрения и ведения  УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет  головная организация по внедрению  и ведению УСД и ОКТЭИ в  отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует  рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого  труда. Унификация документов - это  выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального  количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и  к новым системам. Например, унифицированы  проездные, авиационные и железнодорожные  билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего  к частному. Заключается в построении  формуляра - образца документов  для конкретной системы документации  и установлении на его основе  состава реквизитов для данной  системы документации, отдельных  видов документов, конкретного документа  и т. д.;     

2) Единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления. Обеспечивается путем  максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться  все требования к документу  на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться  психофизиологические возможности  человека и параметры технических  средств;

4) Информативность. Означает  включение в документы только  тех реквизитов, которые нужны  для решения конкретных задач,  для поиска и подтверждения  юридической силы документа;     

5) Сокращение числа видов  документов. Достигается за счет  совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного  применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Список использованных источников и литературы

I.Источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2. Государственная система  документационного обеспечения  управления: Основные положения:  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. — М.: Издательство  стандартов, 1991.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

4. Общероссийский классификатор  управленческой документации. Утвержден  Постановлением Госстандарта РФ  от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.

II. Литература

5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

7. Быкова, Т.А. ЕГСД и  ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 - №2.

8. Кузнецова, Т.В. Документы  и делопроизводство: Справочное  пособие /Т.В. Кузнецова. — М.: Экономика, 2001. - 271 с.

9. Кузнецова, Т.В. Секретарское  дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.

[1] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 15.

[2] Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.

[3] Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

[4] ГОСТ Р 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,2003