Унификация и стандартизация управленческих документов

Институт администрирования  международного туризма

 

 

 

 

Факультет: туризма

Специальность: СКСиТ

Курс: 3

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

На тему:

Унификация  и стандартизация управленческих документов.

 

 

 

 

 

 

 

Студента: Болотецкой Д. С.

Группа: ТТША-31/8-с-2

      Научный руководитель:           

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2010г.

Содержание

Унификация  и стандартизация управленческих документов                    4

Приказ  об итогах работы с документами в 2001г. В ОАО”Родина”         15

Список использованной литературы              16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  Унификация и стандартизация управленческих документов.

 

Унификация  документов   заключается   в   установлении   единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.      

Стандартизация документов  -  форма  юридического  закрепления   проведенной унификации и  уровня  ее  обязательности.  Установлены   следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ).
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

     Унификация документов  проводится в целях сокращения  количества применяемых документов,  типизации их  форм,  повышения   качества,   снижения трудоемкости   их  обработки,  достижения  информационной   совместимости различных  систем  документации  по  одноименным   и   смежным функциям   управления,  более  эффективного  использования   вычислительной техники.

Работа по унификации включает:   

• разработку УСД,  которая   осуществляется   министерствами   и   ведомствами, ответственными     за     соответствующие     системы   документации;
• внедрение межотраслевых      (межведомственных)      УСД     в   республиканских и отраслевых УСД:
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД  и  ОКТЭИ  с   целью   поддержания   достоверности   информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов    отраслевых    унифицированных    форм документов, отражающих  специфику  отрасли и не вошедших в УСД,  а   также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых   классификаторов  технико-экономической   информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное  и методическое руководство унификацией   и  стандартизацией  документов,  координацию   работ   и   контроль   осуществляет головная   организация  по  координации  внедрения  и   ведения УСД и ОКТЭИ в республике.  На отраслевом уровне эту работу   ведет головная  организация  по  внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в   отрасли.

          Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.  
          Основными принципами унификации документов являются:  
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;  
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;  
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;  
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;  
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;  
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);  
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;  
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.  
        Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.  
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.  
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.  
        Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.  
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

 

         Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
• технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией
• экономии всех видов ресурсов.

          Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

  В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД  лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении  однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ  упорядочивание документа оборота  организации сокращения количества и повышение  количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения  ГСДОУ охватывают  вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие  виды документов:

• По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
• По происхождению (служебные и личные документы).
• По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
• По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
• По месту составления (внутренние и внешние).
• По наименованию (проказы, указы, отчеты).
• По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

   При составлении документов используются следующий состав реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта  РФ

03 – эмблема организации  или товарный знак

04 – код организации 

05 – код формы документа

06 – наименование организации

07 – справочные данные  об организации 

08 – наименование вида  документа 

09 – дата документа

10 – регистрационный  номер документа

11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

12 – место составления  или издания документа

13 – гриф ограничения  доступа к документу 

14 – адресат

15 – гриф утверждения  документа

16 – резолюция 

17 – заголовок к  тексту

18 – отметка о контроле

19 – текст документа 

20 – отметка о наличии  приложения

21 – подпись

22 – гриф согласования  документа 

23 – визы согласования  документа

24 – печать 

25 – отметка о замирении  копии

26 – отметка об исполнителе

27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

28 – отметка о поступлении  документа в организацию

29 – отметка для  автоматического поиска документа.

 

1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.
2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий.
5. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации.
6. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример:   ООО «СИГМА»

“SIGMA” Ltd

7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес,                                                            номер телефона и другие сведения по решению организации (номера            факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в                                            интернете). Пример:  352290 Краснодарский край

Отрадненский р-н

Ул. Мира

АО «ОГОНЕК»

Р/с 20012345627744121235

Тел.:

Факс:

8. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.
9. – датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год.
10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.
11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.
12. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам.
13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.
14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.
15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

Пример:            УТВЕРЖДАЮ

                 Гениральный директор

        ЗАО «ГРАНД»

       Личная подпись расшифровка подписи

16. – резолюция   пишется руководителем непосредственно  на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается)
• содержание поручения (конкретные действия)
• срок исполнения
• подпись руководителя и дата подписания.

Пример:  Соловьеву  А.В. подготовить проект приказа

К 18.09.01 личная подпись  18.08.01

17. – заголовок к  тексту включает краткое содержание  документа. Заголовок согласуется  наименованием вида документа  и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

               2). АКТ

                    списания продукции.

18. – отметка о контроле  ставится должным лицом или  подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».